I commercialisti hanno a che fare con volumi elevati di documenti e dati sensibili, quindi non sorprende che sempre più aziende contabili si rivolgano al software di firma elettronica per semplificare e proteggere i loro flussi di lavoro.
Ma non tutte le soluzioni di eSign sono adatte alle sue specifiche esigenze aziendali.
Per aiutarla a valutare le opzioni, esaminiamo cinque considerazioni per scegliere un software eSign affidabile.
Cosa considerare quando si valutano le soluzioni di firma elettronica
1. Conformità delle insegne senza stress
Rispettare la conformità e le normative legali è essenziale per ogni azienda contabile, indipendentemente dalla sua ubicazione. Quando valuta le soluzioni di eSign, si assicuri di verificare se il fornitore di eSign e i suoi centri dati sono conformi agli standard industriali e internazionali come eIDAS, UETA, ISO 27001, SOC 2, QTSP, ecc.
Verificano i controlli attraverso test di conformità e certificazioni annuali? Sono aggiornati sulla sicurezza e sulla conformità?
Ponendo queste domande durante la valutazione, otterrà una maggiore tranquillità per la sua azienda.
2. Sicurezza e autenticazione al top
I suoi clienti si fidano di lei per la protezione dei loro dati sensibili. Scegliendo una soluzione eSign affidabile, basata su sofisticate misure di sicurezza, dimostrerà il suo impegno nel proteggere i suoi clienti e i loro documenti.
Cerchi caratteristiche di sicurezza come la crittografia end-to-end, i sigilli a prova di manomissione e l'autenticazione a più fattori per aiutarla a salvaguardarsi da accessi non autorizzati e potenziali violazioni. I percorsi di audit forniscono una registrazione trasparente di ogni firma elettronica, in modo da poter seguire facilmente l'avanzamento dei documenti e ottenere visibilità sui suoi flussi di lavoro.
3. Flussi di lavoro efficienti e senza soluzione di continuità
Nel mondo della contabilità, caratterizzato da ritmi veloci e da scadenze, l'efficienza è fondamentale. Un modo per creare flussi di lavoro documentali efficaci per la sua organizzazione è quello di integrare gli strumenti di eSign con altri sistemi aziendali critici. Un software eSign di qualità si collegherà al software di contabilità e alle applicazioni che sta già utilizzando, senza interruzioni.
Sfrutti le opportunità di effettuare test approfonditi, in modo da verificare quale sia la soluzione eSign più adatta alla sua azienda prima di impegnarsi. Esplorare l'opzione per un periodo di tempo prolungato le darà una buona idea di quanto la tecnologia sia facile da usare e di quanto sia probabile che i suoi team la adottino.
4. Alta scalabilità e flessibilità
La sua organizzazione contabile è in costante crescita. Con l'acquisizione di nuovi clienti o l'espansione della sua forza lavoro contingente durante i periodi di punta, avrà bisogno di un software eSign che supporti le sue esigenze.
Un partner eSign dovrebbe facilitarle l'aumento o la diminuzione degli utenti in modo rapido e fornire a tutti una potente tecnologia cloud con un costo di proprietà inferiore. Il suo team e i suoi clienti avranno la possibilità di accedere, firmare e completare tutti i documenti finanziari digitali da qualsiasi luogo e dispositivo, senza compromettere l'esperienza e le prestazioni.
5. Ampia funzionalità di eSign
Dai bilanci ai contratti con i clienti, i commercialisti lavorano con un elenco di casi d'usoin continua evoluzione .Una soluzione eSign affidabile offrirà funzioni avanzate all'interno delle funzionalità del software di base, in modo da sapere di essere preparati per ogni progetto.
Un'esperienza eSign end-to-end le consentirà di semplificare:
- Invia, firma, approva e traccia le firme in un'unica soluzione.
- Ottenga la personalizzazione completa deisuoi documenti con le firme elettroniche con marchio.
- Risparmi il tempo per le firme multiple facendole in blocco.
- Semplifichi l'eSigning con facili modelli di documenti.
- Ottenere una visibilità completa del ciclo di vita dei documenti.
È il momento di modernizzare i flussi di lavoro della contabilità
Il nostro team di esperti di prodotto è a disposizione per rispondere a qualsiasi domanda sulle firme elettroniche.
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