Le leggi sulla firma elettronica variano in modo significativo in base al luogo in cui si trovano i firmatari. Tuttavia, le organizzazioni spesso non conoscono la posizione fisica di un firmatario, soprattutto con l'aumento del lavoro a distanza. Con "High-Trust" eSigning per i documenti legali, le aziende possono garantire il rispetto di tutte le norme di conformità eSign per ogni sede.
Ad esempio, ogni membro del consiglio di amministrazione di una società multinazionale deve firmare una risoluzione aziendale. I membri si trovano in tutto il mondo: Monaco, Australia, Stati Uniti e altri Paesi. Il presidente vive nel Regno Unito, ma potrebbe essere in viaggio d'affari a Hong Kong quando firma il documento. L'organizzazione deve assicurarsi che i requisiti di firma digitale del documento siano soddisfatti per tutte le possibili sedi, anche quelle di cui non è a conoscenza, come il viaggio di lavoro a Hong Kong.
Quale livello di conformità eSign è necessario?
Alcune organizzazioni scelgono di soddisfare lo standard più elevato richiesto dalla normativa eSign per tutti i documenti, indipendentemente dalla sede. Tuttavia, questa opzione potrebbe comportare un processo più macchinoso, lungo e costoso per documenti che semplicemente non richiedono questo livello di sicurezza e verifica dell'identità.
Altre organizzazioni superano la sfida scegliendo una piattaforma di firma elettronica che offre la flessibilità di offrire diversi metodi di firma in base alla regione in cui opera l'organizzazione o al luogo in cui risiedono le parti che firmano il contratto.
Ad esempio, un esportatore negli Stati Uniti che fa affari con un rivenditore in Francia deve scegliere il tipo di firma conforme alle severe normative europee in materia di firma elettronica e identificazione, come il regolamento sull'identificazione elettronica, l'autenticazione e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche (eIDAS). Ma quando collaborano con un'azienda con sede in California, possono utilizzare processi di firma meno rigorosi per conformarsi all'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e ESIGN Act.
Alcune piattaforme offrono opzioni di firma limitate. Poiché le leggi e le normative relative all'eSign cambiano spesso, le aziende hanno bisogno di una soluzione a prova di futuro, facilmente scalabile. Inoltre, le esigenze di un'azienda possono cambiare rapidamente, come ad esempio passare dal fare affari solo in Nord America all'espandersi nel mercato dell'Asia Pacifico. Con una soluzione flessibile, può scalare e crescere operativamente, rispettando i requisiti normativi globali.
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3 Componenti chiave della conformità eSign
Quando scelgono un software di firma elettronica ad alta affidabilità, le organizzazioni dovrebbero cercare sistemi che includano le seguenti caratteristiche di conformità.
- Soddisfa le più severe leggi internazionali sull'eSign. Nitro Sign Premium soddisfa e supera molte delle più severe leggi e normative internazionali sulla firma elettronica applicabili negli Stati Uniti (UETA, ESIGN), nell'Unione Europea (eIDAS), in Svizzera (ZertES), a Singapore e a Hong Kong.
- Si integra con i servizi di identità. Attraverso un'API specializzata in servizi di identità, Nitro Sign si integra con i servizi di autenticazione del governo centrale per garantire il massimo livello di conformità all'interno di ogni giurisdizione.
- Assicura il rispetto di tutti gli standard del settore. Attualmente Nitro mantiene e soddisfa gli standard di conformità e le certificazioni per una serie di normative.
Scopra come la conformità globale di eSign guadagna fiducia
Quasi ogni parte del mondo ha le proprie normative specifiche per le firme elettroniche. Ed è difficile, se non impossibile, per le organizzazioni conoscere le normative per tutti loro.
Utilizzando con Nitro, ha la tranquillità di sapere che i suoi documenti legali e i contratti sono conformi alle leggi, ai regolamenti e agli standard di eSign richiesti, indipendentemente dal luogo in cui opera, e la flessibilità di scegliere il livello di conformità necessario. Siamo un partner esperto da cui può dipendere per la guida, le best practice e le soluzioni leader che si adattano alle sue specifiche esigenze di eSigning.
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