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PDF e firma elettronica: l'arma segreta per i dipendenti remoti

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Il lavoro a distanza ha subito un'accelerazione a causa di molti fattori come un aumento del software e della tecnologia che trasformano i flussi di lavoro tradizionali, come la stampa, la firma e la scansione di un contratto in digitale.

Durante questi momenti unici, tu o la tua azienda potreste ritrovarvi a lavorare da remoto. Il lavoro a distanza è accelerato a causa di molti fattori, come l'aumento del software e della tecnologia che trasforma i flussi di lavoro tradizionali, come la stampa, la firma e la scansione di un contratto in digitale.

Le persone che lavorano da remoto una volta al mese hanno il 24 % di probabilità in più di dichiarare di sentirsi più felici e più produttive nel proprio lavoro . Ma che differenza fa questo se i tradizionali cicli di vita dei documenti offline si intromettono? 21 . 3 % di perdita di produttività a causa delle problematiche relative ai documenti; e 51 % dei lavori di stampa sono destinati a una firma; e il 81 % dei dipendenti ha affermato di essersi trovato a lavorare sulla versione sbagliata di un file, il che non solo riduce la produttività, ma stressa i dipendenti. Ci sono così tante cose che possono essere fatte in questi giorni a beneficio di quelle persone che decidono di lavorare da casa, invece di operare all'interno di uno spazio ufficio.

Durante questo periodo di transizione, ci sono molti vantaggi nel lavorare da remoto:

  • incrementi di produttività
  • maggiore autonomia
  • un orario più flessibile
  • libertà da un pendolarismo ad alta intensità di tempo

Con il nuovo cambiamento di molte aziende che stanno passando al lavoro da remoto, il passaggio dall'ufficio a casa ha la sua parte di complicazioni. Forse gli strumenti di collaborazione del tuo team non sono compatibili con i tuoi dispositivi. Oppure la differenza di orario significa che non riceverai una risposta fino al giorno successivo. Forse l'audio e il video si bloccano durante la tua teleconferenza (beh, questo è un dato di fatto per ogni chiamata). Con dipendenti remoti sparsi in tutto il paese e nel mondo, sorgono nuove sfide per una collaborazione, comunicazione e tecnologia efficaci.

Sebbene i programmi di videoconferenza e le piattaforme di messaggistica siano modi potenti per mantenere i dipendenti connessi, c'è un'altra arma segreta che le aziende spesso trascurano: il PDF. Il tipo di formato di documento più prolifico al mondo, il PDF può migliorare senza problemi la collaborazione e la produttività per i lavoratori remoti in cinque modi unici.

5 Modi per migliorare senza problemi la collaborazione e la produttività per i lavoratori remoti

Formattazione PDF coerente
Sia che tu stia inviando un modulo o un rapporto pieno di grafici, un file PDF conserva la formattazione e il layout unici del documento. Ogni volta che invii un documento PDF o un'immagine, puoi essere certo che il tuo file avrà l'aspetto che intendevi, un fatto che diventa fondamentale quando lavori con una varietà di hardware, software e sistemi operativi. Poiché i PDF possono anche essere facilmente convertiti in oltre 300 altri tipi di file, inclusi Microsoft Word, Excel e PowerPoint, il destinatario ha anche la libertà di convertire il documento in un formato adatto a lui.

Migliore collaborazione aziendale
In un sondaggio condotto da Nitro e Qualtrics, la stragrande maggioranza dei knowledge worker in tutto il mondo ( 97 %) ha affermato di vedere uno spazio significativo per migliorare i processi documentali nelle loro organizzazioni. Quando si tratta di lavorare in remoto, questa mancanza di visibilità e collaborazione diventa una sfida e talvolta ostacola del tutto la produttività. Con uno strumento di produttività dei documenti come Nitro, puoi collaborare facilmente sia che tu stia combinando feedback in un unico file PDF o confrontando più versioni di un file PDF.

Connettività 24 ore su 24 mentre si lavora in remoto
La forza lavoro moderna di oggi non opera più su base 9 -to- 5 . Dipendenti remoti, fusi orari diversi e orari sporadici intensificano la necessità per le aziende di offrire un modo per essere produttive oltre il desktop. La scelta di un software PDF che includa un componente cloud è fondamentale per garantire che i dipendenti possano rimanere connessi sempre e ovunque. Le funzionalità di connessione al cloud di Nitro consentono ai dipendenti di convertire, combinare o modificare PDF da qualsiasi browser Web, nonché di salvare, condividere e rivedere i documenti in modo sicuro.

Accesso a tutto il team a un costo ridotto
Dalla manutenzione dell'hardware al rifornimento di carta e altri materiali di consumo, le spese relative all'ufficio possono accumularsi rapidamente per i dipendenti remoti. Poiché tutti ci stiamo adattando al nostro nuovo stile di vita, un modo semplice e molto probabilmente necessario per ridurre questi costi migliorando al contempo la produttività consiste nell'eliminare i processi cartacei come la stampa, la scansione e la copia. Quando le aziende sostituiscono queste pratiche obsolete con documenti e flussi di lavoro digitali, tagliano immediatamente i pesanti cartellini dei prezzi che accompagnano la manutenzione della stampante, la carta, l'inchiostro e altre apparecchiature correlate.

Maggiore sicurezza dei documenti
In un mondo in cui l'hacking e le vulnerabilità della sicurezza sono notizie quotidiane, ci viene costantemente ricordato l'importante ruolo della sicurezza nei nostri documenti, specialmente quando si inviano file avanti e indietro tra dipendenti remoti. Questo è il motivo per cui è fondamentale che ogni dipendente utilizzi una VPN e protegga le password su tutti i propri documenti. Inoltre, i file PDF aiutano a ridurre i rischi di perdita di dati e condivisione non autorizzata con funzionalità che proteggono le tue informazioni sensibili. Quando comunichi con dipendenti remoti su piattaforme non sicure come la posta elettronica, puoi facilmente eliminare dati sensibili, testo e immagini dai tuoi file PDF.

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Dotato di Nitro, nessuno dovrebbe mai più avere a che fare con una stampante, carta o persino una penna.

Nitro Cloud consente a chiunque di effettuare un numero illimitato di richieste di firma elettronica che possono essere completate da qualsiasi dispositivo con un browser mobile. Chiunque può utilizzare la versione base di Nitro Cloud , la soluzione di eSigning della Nitro Productivity Suite. È facile da usare, è gratuito ed è per sempre. Avvia il tuo account qui .

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