Signatures électroniques vs signatures numériques

Lorsqu’ils décrivent les processus d’affaires, de nombreuses personnes ont tendance à utiliser les mots « électronique » et « numérique » de manière interchangeable. Mais quelle est la grande différence entre les signatures numériques et les signatures électroniques ? Ne sont-ils pas les mêmes? La réponse courte est « Non », mais la réponse plus longue est un peu plus nuancée.

Alors que les entreprises transforment de plus en plus leurs solutions logicielles d’entreprise pour s’adapter à la main-d’œuvre moderne et aux environnements virtuels, il est essentiel de comprendre en quoi les signatures électroniques et numériques diffèrent. Comprendre les définitions des signatures électroniques et des signatures numériques permettra à votre équipe technologique d’évaluer les options logicielles de gestion de documents et de déterminer celle qui convient le mieux à votre organisation.

De par leur conception, les deux types de signatures donnent à votre entreprise un meilleur retour sur investissement. Gagnez du temps en recherchant les signatures des employés et des clients. Gardez un œil sur la paperasse numérique pour garantir des processus plus fluides, une meilleure conformité et une réduction des erreurs. Utilisez des signatures numériques ou électroniques pour réduire les coûts de papier et les fournitures d’impression.

Et bien que les signatures numériques soient un sous-ensemble des signatures électroniques, elles présentent certaines différences clés :

• Peut être une image de signature, une empreinte digitale, un clic, un processus, un symbole ou un processus
• L’objectif principal d’une signature électronique est de vérifier un document
• N’inclut pas le certificat numérique 
• Juridiquement contraignant si toutes les parties consentent à signer par voie électronique
• Document pas nécessairement sécurisé
• Toutes les signatures électroniques ne sont pas signées numériquement 

• La signature est essentiellement une empreinte digitale électronique soutenue par une certification numérique pour le cryptage
• L’objectif principal d’une signature numérique est de vérifier l’identité d’un signataire. 
• La signature numérique authentifie le document 
• Juridiquement contraignant 

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En termes simples, les signatures électroniques - ou signatures électroniques - sont une image de signature, un symbole, une empreinte digitale, un clic, un son verbal ou un processus qui vérifie un document à la place d’une signature manuscrite à l’encre humide ou manuscrite. Une signature électronique peut être aussi simple que de cliquer sur une case ou de taper votre nom dans un formulaire à remplir tout en acceptant ou en acceptant que vous avez signé le document. Lorsqu’il est signé par toutes les parties, un accord signé électroniquement est juridiquement contraignant. Contrairement à une signature numérique, les signatures électroniques ne sont généralement pas autorisées par la certification numérique. Bien que cela facilite l’utilisation des signatures électroniques, cela peut également signifier qu’elles sont moins sécurisées qu’une signature numérique.

De nombreuses entreprises utilisent des signatures électroniques dans les contrats et les accords. Par exemple, votre entreprise peut demander à vos clients de signer électroniquement des demandes de prêt et d’autres contrats financiers. Votre équipe de vente peut signer des clients potentiels à l’aide de signatures électroniques, et votre service des ressources humaines peut permettre aux nouveaux employés de remplir des documents avec des signatures électroniques.

Une signature numérique relève de la signature électronique, mais avec quelques différences clés. Les signatures numériques reposent sur des algorithmes et un cryptage pour signer et vérifier l’authenticité d’un document.

Alors que le but d’une signature électronique est simplement de vérifier un document, une signature numérique sécurise également efficacement le document avec plus de fonctionnalités de sécurité qui protègent le document. Comme une signature électronique, une signature numérique est également juridiquement contraignante et plus facilement traçable grâce à son certificat de vérification numérique.

Étant donné qu’une signature numérique utilise un certificat numérique qui authentifie l’identité du signataire, ce type de signature est un bon outil sécurisé pour les données sensibles, telles que les enregistrements financiers, les documents réglementés HIPAA et autres documents ou contrats confidentiels.

Dans le cas de la signature électronique par rapport aux signatures numériques, cependant, la grande question devient: quelle est la méthode la plus sûre, la plus efficace, la plus fiable et la plus facile à utiliser pour faciliter de gros contrats ou créer des flux de travail plus flexibles pour vos employés et vos clients? Voici ce que vous devez savoir sur les problèmes de sécurité de chaque méthode de signature :

Bien que les signatures électroniques puissent être sûres, vous voudrez vérifier que toute plate-forme logicielle que vous utilisez garde la sécurité au premier plan. Les capacités eSign de Nitro sont soutenues par des contrôles de sécurité rigoureux et une infrastructure sécurisée avec une sécurité des données de pointe. Non seulement nous maintenons les normes de conformité les plus récentes, mais nous employons également chaque année des auditeurs tiers indépendants pour tester nos contrôles. En fait, Nitro maintient le rapport de type 2 de type2 SOC de l’AICPA sur les contrôles relatifs à la sécurité, à la disponibilité, à la confidentialité et à la confidentialité, ainsi qu’une évaluation de la conformité de la sécurité HIPAA des contrôles internes pour offrir à votre entreprise des options de signature sûres et sécurisées.

Les signatures numériques relèvent de la signature électronique, et les méthodes avancées de cryptage et de décryptage rendent ce type de signature exceptionnellement sécurisé. Les signatures numériques reposent sur des clés publiques et privées qui aident à garantir l’authenticité et l’origine du contenu, c’est-à-dire que les deux signataires d’un document sont bien ceux qu’ils prétendent être. Un certificat numérique permet de valider la signature du document.

Alors que les signatures électroniques et les signatures numériques sont largement utilisées aujourd’hui, les normes actuelles sur la façon de mettre en œuvre toutes les signatures électroniques sont étonnamment datées. La réflexion en ce qui concerne la légalité et les réglementations provient en grande partie des directives fédérales et étatiques, qui ont toutes deux été publiées il y a plus de deux décennies.

Par exemple, en 2000, la loi américaine sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) a été adoptée avec les stipulations suivantes pour les signatures électroniques :

• Intention de signature : Les signatures électroniques ne sont valides que si les deux parties prévoient de signer le document. 
• Consentement électronique : Les deux parties doivent convenir de mener leurs activités en utilisant des signatures électroniques. Notez que lorsque vous traitez avec des consommateurs, vous devrez également leur fournir des divulgations de consentement des consommateurs et vous assurer qu’ils acceptent d’utiliser des enregistrements électroniques tout au long de la transaction. 
• Vérification: Votre entreprise devra confirmer que vous liez la signature électronique à un document spécifique. 
• Conservation des dossiers : Il doit y avoir un moyen de stocker et de reproduire le document ou le contrat signé afin que toutes les parties aient accès à une copie. 

Si a beaucoup changé depuis 2000, les principes de la loi ESIGN sont toujours d'actualité. Plus récemment, le Sénat américain a introduit la loi ESIGN Modernization Act of 2020 en décembre 2020. La nouvelle législation vise à abroger certaines exigences en matière de signature électronique, telles que l'obligation pour les consommateurs de démontrer leur capacité à accéder à l'information par voie électronique afin de donner leur consentement à l'enregistrement électronique.

En vertu de la loi fédérale ESIGN, les signatures électroniques et numériques sont juridiquement contraignantes lorsque la loi fédérale américaine s’applique. Dans les cas où ESIGN ne tient pas, l’UETA s’applique souvent. Introduit en 1999, l’Uniform Electronic Transaction Act, ou UETA, fournit essentiellement le même langage que ESIGN.

Les deux lois stipulent que les signatures électroniques sont équivalentes à une signature manuscrite lorsque les deux parties consentent à procéder à l’utilisation d’un document électronique. Washington, D.C., les îles Vierges américaines et 47 États ont adopté les règlements de l’UETA.

Alors que les signatures électroniques deviennent la norme de facto pour faire des affaires, en particulier en raison de la crise actuelle de la COVID-19 , il existe des situations où les signatures numériques ou électroniques ne sont toujours pas autorisées. Dans ces cas, une signature manuscrite est nécessaire. Une signature à l’encre humide constitue chaque fois que vous signez physiquement un document à la main via un stylo ou un tampon.

Les documents traitant des fiducies et des testaments, des prestations d’assurance, des rappels de produits, du divorce et des procédures judiciaires, des scénarios de garde et d’adoption et du transport de matières dangereuses nécessitent encore généralement des signatures manuscrites en personne.

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