Toutes les ressources
Signatures électroniques

Signatures électroniques vs signatures numériques

Lorsqu'ils décrivent des processus métier, de nombreuses personnes ont tendance à utiliser les mots « électronique » et « numérique » de manière interchangeable. Mais quelle est la grande différence entre les signatures numériques et les signatures électroniques ? Ne sont-ils pas les mêmes ? La réponse courte est "Non", mais la réponse plus longue est un peu plus nuancée.

signatures.png

Alors que les entreprises transforment de plus en plus leurs solutions logicielles d'entreprise pour s'adapter à la main-d'œuvre moderne et aux environnements virtuels, il est essentiel de comprendre en quoi les signatures électroniques et numériques diffèrent. Comprendre les définitions des signatures électroniques et des signatures numériques permettra à votre équipe technologique d'évaluer les options logicielles de gestion de documents et de déterminer celle qui convient à votre organisation.

Principales différences entre les signatures électroniques et numériques

De par leur conception, les deux types de signatures offrent à votre entreprise un meilleur retour sur investissement. Gagnez du temps en recherchant les signatures des employés et des clients. Gardez un œil sur les documents numériques pour garantir des processus plus fluides, une meilleure conformité et une réduction des erreurs. Utilisez des signatures numériques ou électroniques pour réduire les coûts de papier et de fournitures d'impression.

Et bien que les signatures numériques soient un sous-ensemble des signatures électroniques, elles incluent certaines différences clés :

Signatures électroniques : 


  • Peut être une image de signature, une empreinte digitale, un clic, un processus, un symbole ou un processus
  • L'objectif principal d'une signature électronique est de vérifier un document
  • N'inclut pas le certificat numérique 
  • Juridiquement contraignant si toutes les parties consentent à signer électroniquement
  • Document pas forcément sécurisé
  • Toutes les signatures électroniques ne sont pas signées numériquement 

Signatures numériques: 

  • La signature est essentiellement une empreinte digitale électronique soutenue par une certification numérique pour le cryptage
  • L'objectif principal d'une signature numérique est de vérifier l'identité d'un signataire. 
  • La signature numérique authentifie le document 
  • Juridiquement contraignant 

Contactez Nitro pour en savoir plus sur la façon dont nos outils de productivité dotés de capacités numériques et de signature électronique peuvent transformer les processus de flux de travail de votre organisation.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

En termes simples, les signatures électroniques - ou eSignatures - sont une image de signature, un symbole, une empreinte digitale, un clic, un son verbal ou un processus qui vérifie un document à la place d'une encre humide ou d'une signature manuscrite. Une signature électronique peut être aussi simple que de cliquer sur une case ou de taper votre nom dans un formulaire à remplir tout en convenant ou en acceptant que vous avez signé le document. Lorsqu'il est signé par toutes les parties, un accord signé en ligne est juridiquement contraignant. Contrairement à une signature numérique, les signatures électroniques ne sont généralement pas autorisées par une certification numérique. Bien que cela facilite l'utilisation des signatures électroniques, cela peut également signifier qu'elles sont moins sécurisées qu'une signature numérique.

Quand utiliser une signature électronique

De nombreuses entreprises utilisent des signatures électroniques dans les contrats et accords. Par exemple, votre entreprise peut avoir des clients qui signent électroniquement des demandes de prêt et d'autres contrats financiers. Votre équipe de vente peut signer des clients potentiels à l'aide de signatures électroniques, et votre service des ressources humaines peut autoriser les nouveaux employés à remplir des documents avec des signatures électroniques.

Qu'est-ce qu'une signature numérique?

Une signature numérique relève du parapluie de la signature électronique, mais avec quelques différences essentielles. Les signatures numériques reposent sur des algorithmes et le cryptage pour signer et vérifier l'authenticité d'un document.

Alors que le but d'une signature électronique est simplement de vérifier un document, une signature numérique sécurise également efficacement le document avec plus de fonctionnalités de sécurité qui protègent le document. Comme une signature électronique, une signature numérique est également juridiquement contraignante et plus facilement traçable compte tenu de son certificat de vérification numérique.

Quand utiliser une signature numérique

Étant donné qu'une signature numérique utilise un certificat numérique qui authentifie l'identité du signataire, ce type de signature est un bon outil sécurisé pour les données sensibles, telles que les dossiers financiers, les documents réglementés par la HIPAA et d'autres documents ou contrats confidentiels.

Considérations relatives à la sécurité de la signature

Dans le cas de la signature électronique par rapport aux signatures numériques, cependant, la grande question devient : quelle est la méthode la plus sûre, la plus efficace, la plus fiable et la plus facile à utiliser pour faciliter les gros contrats ou créer des flux de travail plus flexibles pour vos employés et vos clients ? Voici ce que vous devez savoir sur les problèmes de sécurité de chaque méthode de signature :

Les signatures électroniques sont-elles sûres ?

Bien que les signatures électroniques puissent être sûres, vous voudrez vérifier que toute plate-forme logicielle que vous utilisez maintient la sécurité au premier plan. Les capacités eSign de Nitro sont soutenues par des contrôles de sécurité rigoureux et une infrastructure sécurisée avec une sécurité des données de pointe. Non seulement nous maintenons les dernières normes de conformité, mais nous employons également chaque année des auditeurs tiers indépendants pour tester nos contrôles. En fait,Nitro maintient un rapport AICPA SOC2 Type 2 sur les contrôles relatifs à la sécurité,à la disponibilité, à la confidentialité et à la vie privée, ainsi qu'une évaluation de la conformité de la sécurité HIPAA des contrôles internes pour offrir à votre entreprise des options de signature sûres et sécurisées.

Les signatures numériques sont-elles sûres ?

Les signatures numériques relèvent de la signature électronique et les méthodes avancées de cryptage et de décryptage rendent ce type de signature exceptionnellement sécurisé. Les signatures numériques reposent sur des clés publiques et privées qui permettent de garantir l'authenticité et l'origine du contenu, c'est-à-dire que les deux signataires d'un document sont bien ceux qu'ils prétendent être. Un certificat numérique permet de valider la signature du document.

Légalité et réglementation des signatures

Alors que les signatures électroniques et les signatures numériques sont largement utilisées aujourd'hui, les normes actuelles sur la façon de mettre en œuvre toutes les signatures électroniques sont étonnamment dépassées. La réflexion sur la légalité et les réglementations provient en grande partie des directives fédérales et étatiques, toutes deux publiées il y a plus de deux décennies.

Par exemple, en 2000 , la loi américaine sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) a été adoptée avec les stipulations suivantes pour les signatures électroniques :

  • Intention de signature : les signatures électroniques ne sont valides que si les deux parties prévoient de signer le document. 
  • Consentement électronique : les deux parties doivent accepter de faire des affaires en utilisant des signatures électroniques. Notez que lorsque vous traitez avec des consommateurs, vous devrez également leur fournir des informations sur le consentement du consommateur et vous assurer qu'ils acceptent d'utiliser des enregistrements électroniques tout au long de la transaction. 
  • Vérification : votre entreprise devra confirmer que vous liez la signature électronique à un document spécifique. 
  • Conservation des enregistrements : il doit y avoir un moyen de stocker et de reproduire le document ou le contrat signé en ligne afin que toutes les parties aient accès à une copie. 

Bien que beaucoup de choses aient changé depuis 2000 , les principes de la loi ESIGN sont toujours valables. Plus récemment, le Sénat américain a présenté l' ESIGN Modernization Act de 2020 en décembre 2020 . La nouvelle législation vise à abroger certaines exigences de signature électronique, telles que les consommateurs démontrant leur capacité à accéder aux informations par voie électronique afin de fournir un consentement à l'enregistrement électronique. 

Les signatures numériques et les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?

En vertu de la loi fédérale ESIGN, les signatures électroniques et numériques sont juridiquement contraignantes lorsque la loi fédérale américaine s'applique. Dans les cas où ESIGN ne tient pas, UETA s'applique souvent. Introduit dans 1999 , le Uniform Electronic Transaction Act , ou UETA, fournit essentiellement le même langage que ESIGN.

Les deux lois stipulent que les signatures électroniques sont équivalentes à une signature manuscrite lorsque les deux parties consentent à procéder avec un document électronique. Washington, DC, les îles Vierges américaines et 47 États ont adopté les réglementations UETA.

Signatures électroniques et numériques vs signatures humides

Alors que les signatures électroniques deviennent la norme de facto pour faire des affaires - en particulier en raison de la crise COVID- 19 en cours - il existe certaines situations où les signatures numériques ou électroniques ne sont toujours pas autorisées. Dans ces cas, une signature humide est nécessaire. Une signature humide ou à l'encre humide constitue chaque fois que vous signez un document physiquement à la main via un stylo ou un tampon.

Les documents traitant des fiducies et des testaments, des prestations d'assurance, des rappels de produits, des procédures de divorce et des procédures judiciaires, des scénarios de garde et d'adoption et du transport de matières dangereuses nécessitent encore généralement des signatures humides en personne.

Solutions de signature illimitées

Nitro Sign vous permet, à vous et à vos employés, de débloquer des workflows de signature électronique efficaces n'importe où, depuis n'importe quel appareil. La solution illimitée de signature et d'envoi de personne à personne est dotée de fonctionnalités puissantes, connectées et conviviales telles que les pistes d'audit, la signature en masse et les modèles personnalisés qui s'intègrent de manière transparente aux outils existants tels que Microsoft Word, SharePoint et Google Drive.

Tags
Signatures électroniques

Contenu pertinent

Signatures électroniques avec Quicksign
Signatures électroniques
12 avril 2021 07:53
Envoyez des documents pour obtenir des signatures électroniques sécurisées et ayant une valeur légale.
1 min de lecture
Signe Nitro thumbnail.jpg
Signatures électroniques
16 avril 2021 10:47
La signature électronique permet aux utilisateurs de signer légalement des documents sans avoir besoin d'imprimer et de signer à la main.
2 min de lecture
card-ns-create-eSignature.jpeg
Signatures électroniques
07 avril 2021 12:36
Apprenez à mettre en place une signature électronique en quelques minutes.
2 min de lecture
L'avenir du monde du travail

Rapport Nitro sur l'état de la productivité à l'horizon 2022

Découvrez l'impact qu'a eu la pandémie sur la productivité, les workflows et les initiatives numériques, ainsi que les tendances et les technologies qui marqueront le monde du travail en 2022 et au-delà.