Blog Nitro

Signatures humides vs signatures électroniques: quelle est la différence?

Blog - En-tête.png

Découvrez en quoi ces deux types de signatures électroniques diffèrent, et comment ils peuvent améliorer l’efficacité, augmenter la sécurité et réduire les coûts pour votre organisation.

Si votre entreprise s’appuie uniquement sur des signatures papier, c’est-à-dire des signatures manuscrites, vous connaissez la lenteur des délais d’exécution. Vous imprimez le document, commandez les pages, numérisez ou postez-le, attendez que le signataire le vous rende etc. Et ce, si votre imprimante fonctionne lorsque vous en avez besoin et que vos documents ne se perdent pas par la poste.

La bonne nouvelle est qu’il existe un moyen plus rapide d’obtenir des documents signés, et c’est avec les signatures électroniques.

Dans ce guide, vous verrez en quoi les signatures électroniques diffèrent des signatures manuscrites et comment elles peuvent accélérer votre processus de signature, augmenter la sécurité et réduire les coûts.

Qu’est-ce qu’une signature manuscrite ?

Une signature manuscrite est une marque qu’une personne fait sur une feuille de papier physique pour signifier sa participation à un contrat ou à un accord. Il est appelé « humide » parce qu’il utilise généralement de l’encre, le signataire utilisant un stylo ou un sceau.

Bien que les entreprises utilisent cette méthode de signature depuis des centaines d’années, les signatures électroniques peuvent avoir la même autorité juridiquement contraignante dans la plupart des pays et des scénarios.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique, ou signature électronique, est une méthode informatisée et juridiquement contraignante pour signer rapidement des documents électroniques. Il est sécurisé et vérifiable, ce qui vous aide à accélérer les flux de travail qui nécessitaient auparavant une documentation papier.

L’utilisation de signatures électroniques offre de nombreux avantages, notamment une plus grande efficacité, une expérience utilisateur améliorée, la conformité légale, la sécurité et un impact positif sur la durabilité.

Vous voulez en savoir plus sur les avantages pour votre organisation? Consultez notre Guide ultime des signatures électroniques.

Quels sont les inconvénients des signatures manuscrites par rapport aux signatures électroniques?

Même pour ceux qui vénèrent les pratiques commerciales établies, les signatures manuscrites sont en disgrâce en raison de nombreux inconvénients par rapport à la signature électronique:

  • Délai d’exécution lent : L’obtention d’une signature manuscrite prend tout simplement plus de temps que les signatures électroniques.
  • Coûts plus élevés : Le papier, l’encre d’imprimante, les fournitures d’expédition et les frais de service de livraison peuvent s’accumuler rapidement, surtout si vous travaillez dans un secteur comme l’immobilier ou les soins de santé qui gère de gros volumes de documents.
  • Risque de sécurité accru : Un paquet de papier qui se déplace d’un bureau à un autre est susceptible d’être perdu, endommagé ou volé. Un fichier numérique envoyé via un système sécurisé avec une signature électronique est une option beaucoup plus sûre, surtout si des données sensibles sont impliquées.
  • Incapacité à évoluer : Considérez tous les inconvénients d’une signature humide et multipliez-les par les centaines ou plus de signatures dont votre entreprise a besoin chaque mois. Ce n’est tout simplement pas pratique, compte tenu de la technologie disponible aujourd’hui.
  • Tenue de dossiers fastidieuse : Vous pouvez remplir des entrepôts entiers avec des boîtes de classement de documents signés, et lorsque vous avez besoin d’accéder à un enregistrement, vous devez fouiller dans les archives physiques pour les trouver.
  • Impact négatif sur l’environnement : Des centaines ou des milliers de documents de plusieurs pages générés chaque année équivalent à de nombreux arbres morts. Au 21e siècle, les entreprises peuvent faire mieux, préserver les ressources naturelles tout en faisant le travail avec les signatures électroniques.
  • Visibilité réduite autour de l’état de la signature : Lorsque vous utilisez des signatures manuscrites, vous ne savez peut-être pas où se trouve un document dans le processus de signature. En revanche, les signatures électroniques fournissent une piste d’audit afin que vous connaissiez toujours le statut d’un document.

Les inconvénients des signatures manuscrites sont nombreux, mais les avantages de les remplacer par des signatures électroniques le sont tout autant.

Quand puis-je utiliser une signature électronique au lieu d’une signature manuscrite ?

Si vous craignez que les signatures électroniques ne fonctionnent pas pour vous ou vos besoins professionnels, vous n’avez pas besoin de l’être. Les signatures électroniques ont le même effet juridiquement contraignant que les signatures manuscrites dans pratiquement tous les pays industrialisés.

Grâce à la loi américaine Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN), les signatures électroniques sont légalement valides aux États-Unis et partout où les lois fédérales s’appliquent. De même, l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) établit l’uniformité juridique des enregistrements électroniques et signés à la main afin d’éliminer les obstacles au commerce numérique aux États-Unis.

Dans l’Union européenne (UE), le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) établit la légalité des signatures électroniques. Certains pays de l’UE vont encore plus loin et exigent une signature numérique, un code crypté qu’un signataire peut utiliser pour vérifier l’intégrité et l’authenticité d’un message, entre autres différences par rapport aux signatures électroniques.

Bien que vous puissiez légalement utiliser des signatures électroniques à la place des signatures humides dans de nombreux endroits du monde et dans la plupart des scénarios, il existe quelques exceptions.

Quand dois-je encore utiliser une signature humide vs. Une signature électronique ?

Les règles régissant les cas où les signatures manuscrites sont requises varient.

Dans le cadre de l’eIDAS, une signature manuscrite est requise sur les documents suivants:

  • Documents liés au droit de la famille et aux successions, tels que les accords de séparation ou les dernières volontés et testaments
  • Actions en justice ou documents nécessitant la notarisation de l’autorisation du tribunal
  • Documents juridiques pour obtenir une garantie de propriété pour la caution
  • Cas où une loi spéciale interdit la signature électronique

La loi américaine exige également une signature manuscrite sur :

  • Documents notariés
  • Hypothèques ou expulsions
  • Actes de confiance
  • Billets

En Australie, les signatures électroniques ne sont pas valides en cas de citoyenneté et de migration.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE ) du Canada ne couvre pas certains aspects du droit de la famille (testaments, fiducies, divorces) et des transactions immobilières.

La meilleure pratique pour être sûr est de rechercher les directives dans les pays particuliers pertinents pour votre transaction.

Puis-je utiliser Nitro Sign pour une signature manuscrite ?

Bien que les entreprises utilisent généralement Nitro Sign pour gérer les signatures électroniques et numériques, il peut également aider à accélérer la collecte des signatures humides.

Nitro Sign vous permet d’ajouter une signature manuscrite à un document numérique de plusieurs façons, notamment en téléchargeant une signature à partir d’un scan ou en « écrivant » une signature à l’aide d’un curseur.

Rationalisez vos flux de travail et augmentez votre productivité avec Nitro Sign

Pour augmenter la productivité, vous devez réduire le temps et les ressources gaspillés. Connaître les caractéristiques uniques, les avantages et les inconvénients des signatures humides par rapport aux signatures électroniques et leurs avantages vous permet de prendre les meilleures décisions sur ce dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement et comment y parvenir.

Nitro Sign offre la méthode la plus simple pour créer, envoyer et suivre des signatures électroniques tout en s’intégrant à vos autres processus numériques.

Contactez nos experts produits pour découvrir les capacités de signature électronique de Nitro Sign en action avec une démonstration personnelle.