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Les 3 types de signatures électroniques : lequel convient le mieux à votre entreprise ?

3 types de signature électronique. png

Apprenez à choisir la bonne méthode de signature électronique à mesure que votre entreprise et votre technologie évoluent.

Avec une multitude d’avantages opérationnels (efficacité accrue, économies de coûts, sécurité et conformité renforcées), il est facile de comprendre pourquoi les signatures électroniques jouent un rôle majeur dans le processus de transformation.

Mais saviez-vous que différents types de signatures électroniques existent ? Trois pour être précis, chacun avec des capacités et des cas d’utilisation distincts. En vous familiarisant avec chaque méthode, vous pouvez vous préparer pour l’avenir et vous assurer que vous investissez dans la solution de signature électronique la plus sûre et la plus conforme aux exigences de votre entreprise.

Voici un guide pratique avec les informations les plus importantes à connaître sur les différents types de signatures électroniques.

Choisir les meilleures méthodes de signature électronique pour votre entreprise

Le règlement sur l’identification électronique, l’authentification et les services de confiance (eIDAS) de l’Union européenne définit la structure juridique de l’identification, des signatures, des sceaux et des documents électroniques sur l’ensemble de son territoire.

Il classe les signatures électroniques en fonction du niveau d’assurance qu’elles offrent, selon trois types :

1. Signatures électroniques simples (SES)

La signature électronique simple est la méthode la plus élémentaire et répond à la plupart des besoins courants en matière de signature. Elle fonctionne en attestant simplement de l’acceptation ou de l’approbation du signataire. Il peut s’agir de l’image scannée d’une signature, d’une signature dessinée manuellement sur un écran d’ordinateur (et enregistrée numériquement), d’un clic sur un bouton « J’accepte », etc. Les signatures électroniques simples sont un moyen rapide et efficace pour les entreprises d’envoyer des lettres d’offre ou de demander que des conditions générales soient signées par les parties prenantes.

Bien qu’il existe plusieurs cas d’utilisation propres à chaque méthode, assurez-vous de vérifier les réglementations de votre pays. Lisez la section 4 de notre guide complet sur les signatures électroniques pour plus de détails sur les lois propres à chaque pays.

2. Signature électronique avancée (SEA)

Les signatures électroniques avancées offrent plus de sécurité que les signatures électroniques simples. Elles offrent un niveau plus élevé de vérification de l’identité du signataire, de sécurité et d’inviolabilité, ce qui signifie que le document ne peut pas être modifié une fois qu’il est signé. La signature doit être liée de manière exclusive au signataire et réalisée sous le contrôle exclusif de ce dernier.

Les signatures électroniques avancées permettent d’offrir une expérience fluide à vos employés. Le télétravail et le travail hybride étant destinés à perdurer, les entreprises peuvent s’en servir pour améliorer l’efficacité et la commodité de processus tels que l’intégration de nouvelles recrues.

3. Signatures électroniques qualifiées (QES)

La sécurité et l’authenticité sont des considérations essentielles lors du choix d’une signature électronique. Une signature électronique qualifiée offre le plus haut niveau de sécurité et peut être assimilée à une signature manuscrite.

Elle lie l’identité du signataire à sa signature au moyen d’un certificat personnel et qualifié émis par un prestataire de services de confiance qualifié (QTSP). Cela garantit que la signature n’est pas seulement valable dans le pays de l’UE où elle a été apposée, mais qu’elle a également valeur légale dans tous les autres États membres.

Contrairement aux autres méthodes de signature, la charge de la preuve incombe à la partie qui conteste la ou les signatures, et non au requérant.

Les signatures électroniques qualifiées peuvent contribuer à sécuriser et à simplifier les transactions de valeur importante telles que les contrats d’achat et les accords de crédit-bail.

Quelle est la différence entre les différents types de signatures électroniques ?

Les principaux facteurs de différenciation entre les méthodes de signature électronique reposent sur quatre éléments clés :

  • Authenticité
  • Identité
  • Intégrité
  • Authentification

Décomposons ces éléments pour les appréhender plus en détail :

Une vue d’ensemble des signatures électroniques simples, avancées et qualifiées.

De quelle méthode de signature électronique avez-vous besoin ?

Il est crucial de choisir une méthode de signature électronique qui correspond à vos besoins métier et aux exigences réglementaires internationales auxquelles vous êtes soumis. Posez-vous ces trois questions afin d’orienter votre sélection :

1. Que cherchez-vous à obtenir d’une solution de signature électronique ?

Définissez vos objectifs en matière de signature électronique. Évolueront-ils en fonction de votre parcours de transformation numérique ? Même si vos besoins actuels sont élémentaires, n’oubliez pas que vous pourriez être amené à augmenter vos niveaux de sécurité et de conformité au fur et à mesure de votre croissance.

2. Comment allez-vous intégrer les signatures électroniques dans vos workflows existants ?

Il est important de prendre en compte les différents cas d’utilisation des signatures électroniques dans votre entreprise. Cherchez-vous à accomplir des tâches quotidiennes ou vous concentrerez-vous sur des projets complexes et hautement prioritaires ? Analysez vos workflows existants et identifiez les tâches susceptibles de bénéficier des signatures électroniques.

3. Quelles sont vos exigences en matière de conformité et de sécurité pour les signatures électroniques ?

Examinez de plus près les transactions que vous allez signer électroniquement et le risque qui leur est associé. Si votre secteur d’activité est très réglementé, vous avez besoin d’un niveau de sécurité optimal. Les lois et réglementations entourant les signatures électroniques peuvent également varier d’une région et d’un pays à l’autre. Pour plus de détails sur la légalité et l’applicabilité, consultez la section 3 de notre eBook sur les signatures électroniques.

Une fois que vous aurez déterminé la méthode la plus adaptée à votre organisation, l’étape suivante, qui consiste à choisir un prestataire de signatures électroniques, sera beaucoup plus facile. Consultez notre liste de critères d’évaluation pour vous aider à prendre une décision éclairée.

Découvrez comment les signatures électroniques peuvent améliorer vos performances

Qu’il s’agisse de l’intégration d’un nouvel employé ou de la signature d’un contrat immobilier, Nitro peut vous aider à trouver une solution adaptée à votre entreprise.

Contactez-nous pour poser vos questions, demander un essai gratuit pour votre entreprise ou découvrir les capacités de signature électronique de Nitro Sign dans le cadre d’une démonstration personnelle.

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