Avec une foule d'avantages commerciaux ( ), tels qu'une efficacité accrue, des économies de coûts et une sécurité et une conformité renforcées, il est facile de comprendre pourquoi les signatures électroniques jouent un rôle important dans le parcours de transformation de nombreuses organisations.
Mais saviez-vous qu'il existe différents types de signatures électroniques ? Trois pour être précis, chacun avec des capacités et des cas d'utilisation distincts. Se familiariser avec chaque méthode peut vous aider à planifier l'avenir et à vous assurer que vous investissez dans la solution de signature électronique la plus sûre et la plus conforme aux exigences de votre entreprise.
Voici un guide pratique avec les informations les plus importantes à connaître sur les différents types de signatures électroniques.
Choisir les meilleures méthodes de signature électronique pour votre entreprise
Le règlement sur l’identification électronique, l’authentification et les services de confiance (eIDAS) de l’Union européenne définit la structure juridique de l’identification, des signatures, des sceaux et des documents électroniques sur l’ensemble de son territoire.
Il classe les signatures électroniques en fonction du niveau d’assurance qu’elles offrent, selon trois types :
1. Signatures électroniques simples (SES)
La signature électronique simple est la méthode la plus élémentaire qui répond à de nombreuses exigences quotidiennes en matière de signature. Il fonctionne en prouvant simplement l'acceptation ou l'approbation du signataire. Il peut s'agir d'une image scannée d'une signature, d'une signature dessinée manuellement sur l'écran d'un ordinateur (et sauvegardée numériquement) ou d'un clic sur un bouton "J'accepte". Les signatures électroniques simples sont un moyen rapide et efficace pour les entreprises d'envoyer des lettres d'offre ou de demander que les conditions générales soient signées par les parties prenantes.
Bien qu'il existe de nombreux cas d'utilisation spécifiques à chaque méthode, veillez à vérifier les réglementations de votre pays à l'avance. Lisez la section 4 de notre Ultimate Guide to eSignatures pour plus de détails sur les lois spécifiques à chaque pays.
2. Signature électronique avancée (SEA)
Les signatures électroniques avancées offrent plus de sécurité que les signatures électroniques simples. Elles offrent un niveau plus élevé de vérification de l’identité du signataire, de sécurité et d’inviolabilité, ce qui signifie que le document ne peut pas être modifié une fois qu’il est signé. La signature doit être liée de manière exclusive au signataire et réalisée sous le contrôle exclusif de ce dernier.
Les signatures électroniques avancées permettent d’offrir une expérience fluide à vos employés. Le télétravail et le travail hybride étant destinés à perdurer, les entreprises peuvent s’en servir pour améliorer l’efficacité et la commodité de processus tels que l’intégration de nouvelles recrues.
3. Signatures électroniques qualifiées (QES)
La sécurité et l’authenticité sont des considérations essentielles lors du choix d’une signature électronique. Une signature électronique qualifiée offre le plus haut niveau de sécurité et peut être assimilée à une signature manuscrite.
Il lie l'identité du signataire à sa signature au moyen d'un certificat personnel et qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (QTSP). Cela garantit que la signature n'est pas seulement valable dans le pays de l'UE où elle a été attribuée, mais qu'elle est reconnue comme une signature valable et juridiquement contraignante dans tous les autres États membres de l'Union européenne. Contrairement aux autres méthodes de signature, la charge de la preuve incombe à la partie qui conteste la (les) signature(s), et non à l'initiateur.
Les signatures électroniques qualifiées peuvent contribuer à sécuriser et à simplifier les transactions de valeur importante telles que les contrats d’achat et les accords de crédit-bail.
Quelle est la différence entre les différents types de signatures électroniques ?
Les principaux facteurs de différenciation entre les méthodes de signature électronique reposent sur quatre éléments clés :
- Authenticité
- Identity
- Intégrité
- Authentification
Décomposons ces éléments pour les appréhender plus en détail :
De quelle méthode de signature électronique avez-vous besoin ?
Il est crucial de choisir une méthode de signature électronique qui correspond à vos besoins métier et aux exigences réglementaires internationales auxquelles vous êtes soumis. Posez-vous ces trois questions afin d’orienter votre sélection :
1. Que cherchez-vous à obtenir d’une solution de signature électronique ?
Définissez ce que vous attendez de l'utilisation des signatures électroniques. Ces objectifs évolueront-ils au fur et à mesure que vous progresserez sur la voie de la transformation numérique ? Si vous n'avez que des exigences de base aujourd'hui, vous aurez peut-être besoin de niveaux de sécurité et de conformité plus élevés à l'avenir, au fur et à mesure de votre croissance.
2. Comment allez-vous intégrer les signatures électroniques dans vos workflows existants ?
Il est important de prendre en compte les différents cas d’utilisation des signatures électroniques dans votre entreprise. Cherchez-vous à accomplir des tâches quotidiennes ou vous concentrerez-vous sur des projets complexes et hautement prioritaires ? Analysez vos workflows existants et identifiez les tâches susceptibles de bénéficier des signatures électroniques.
3. Quelles sont vos exigences en matière de conformité et de sécurité pour les signatures électroniques ?
Examinez de plus près les transactions que vous allez signer électroniquement et le risque qui leur est associé. Si votre secteur d’activité est très réglementé, vous avez besoin d’un niveau de sécurité optimal. Les lois et réglementations entourant les signatures électroniques peuvent également varier d’une région et d’un pays à l’autre. Pour plus de détails sur la légalité et l’applicabilité, consultez la section 3 de notre eBook sur les signatures électroniques.
Une fois que vous aurez déterminé la méthode la plus adaptée à votre organisation, l’étape suivante, qui consiste à choisir un prestataire de signatures électroniques, sera beaucoup plus facile. Consultez notre liste de critères d’évaluation pour vous aider à prendre une décision éclairée.
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