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Pourquoi les signatures électroniques deviennent rapidement une nécessité dans l'économie du document

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Les avantages que les organisations peuvent tirer de l'adoption des signatures électroniques et l'avenir de ces outils de productivité.

Lorsque le monde a été frappé par une pandémie et que les maisons se sont transformées en Office du jour au lendemain, les organisations ont rapidement réalisé que la façon dont les choses se faisaient auparavant devait changer si elles devaient continuer. Étant donné que la productivité est restée stable et, dans de nombreux cas, a en fait augmenté pendant la COVID, nous savons que les organisations ont pu adapter et numériser bon nombre de leurs processus papier pour les aider à maintenir la continuité de leurs activités.

Cette numérisation a été rendue possible en grande partie par les signatures électroniques. Si elles ne les utilisaient pas déjà, les organisations ont rapidement commencé à ajouter des signatures électroniques à leurs boîtes à outils, afin de pouvoir faire avancer leur entreprise. Nous avons vu l' utilisation de la signature électronique augmenter de 60 % en 2021 par rapport à 2020 . Les avantages que les organisations peuvent tirer de l'adoption des signatures électroniques sont clairs : une plus grande efficacité, de meilleures expériences utilisateur, la conformité et la durabilité ne sont que quelques-uns.

Augmenter l'efficacité

Trop souvent, les processus métier peuvent rapidement devenir des cauchemars chronophages remplis de paperasse fastidieuse. Au lieu d'être productif, on perd du temps à rechercher des signatures et à effectuer des tâches administratives répétitives. L'introduction des signatures électroniques peut accélérer les délais d'exécution et de traitement des documents, permettant aux utilisateurs de signer en quelques secondes et d'effectuer des transactions en quelques minutes. En moyenne, les documents électroniques peuvent être complétés 80 % plus rapidement que les documents papier. Cela signifie que les approbations peuvent être reçues, les contrats conclus et les transactions conclues plus facilement et plus rapidement que jamais auparavant, et sans erreurs.

Améliorer les expériences utilisateur

Compte tenu de l'importance de l'expérience – 86 % des acheteurs paieront plus pour une meilleure expérience client – les entreprises peuvent tirer un grand profit en facilitant les relations commerciales avec les clients. Les signatures électroniques permettent de signer des documents n'importe où et n'importe où. Ils peuvent rendre les affaires extrêmement pratiques, permettant aux clients de se connecter en déplacement, à tout moment, en utilisant n'importe quel appareil à portée de main, pour faire ce qu'ils doivent faire en quelques instants. C'est le type d'expérience qui peut améliorer la satisfaction, la fidélisation et même les opportunités de ventes croisées et incitatives .

Maintenir la conformité aux réglementations pertinentes

Ces dernières années, la plupart des pays du monde ont adopté des lois et des réglementations qui reconnaissent la légalité des signatures électroniques et les jugent juridiquement contraignantes. Cela signifie qu'ils peuvent se présenter devant n'importe quel tribunal comme n'importe quel autre document papier signé. La clé est de s'assurer que la solution de signature électronique est conforme à toutes les réglementations applicables, en respectant les normes de sécurité et d'authenticité qui guident son utilisation, afin qu'elle puisse être utilisée pour rationaliser et simplifier un certain nombre de cas d'utilisation - ventes, finances, ressources humaines, opérations, achats et juridique.

Avoir un impact positif sur la durabilité

Les signatures électroniques peuvent avoir un grand impact positif sur notre environnement. Outre les avantages évidents du remplacement des processus papier par des processus numériques (réduction de l'utilisation et des coûts de papier, de toner et d'expédition), la possibilité de signer des documents par voie électronique peut également minimiser (et parfois éliminer complètement) le besoin de voyager. De plus, il peut avoir un intérêt ultérieur à réduire le besoin d'archivage physique et toutes les consommations qui vont avec (papier et immobilier), sans compter l'avantage supplémentaire de rendre les documents disponibles en ligne, à tout moment, et accessibles depuis partout.

Et après?

Compte tenu de tous ces avantages, il n'est pas surprenant que les dépenses en solutions de signature électronique à l'échelle mondiale devraient augmenter à un TCAC de 26 . 6 % au cours de la prochaine décennie, 2021 - 2030 à $ 12 , 721 . 4 millions. En fait, les augmentations des budgets informatiques devraient augmenter régulièrement pour garantir aux entreprises plus de flexibilité et de résilience face aux changements en cours. Des outils, tels que les signatures électroniques et les solutions PDF, feront certainement partie de l'ensemble - près de la moitié des travailleurs ont déclaré qu'ils seraient un peu ou beaucoup plus productifs avec l'une ou l'autre de ces solutions.

Compte tenu des enjeux, il est important de choisir la solution qui apportera le maximum de valeur à votre entreprise.

Pour voir comment évaluer une solution de signature électronique, consultez « Le guide ultime des signatures électroniques ». Il vous dira tout ce que vous voulez savoir sur les signatures électroniques et vous donnera une liste de contrôle pour vous aider à vous assurer que la solution que vous choisissez est adaptée à votre entreprise.

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