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Considérations de sécurité à prendre en compte lors du choix d'une solution de signature électronique

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Comprenez les différentes options de sécurité que vous devez prendre en compte lorsque vous évaluez si une solution de signature électronique peut répondre à vos besoins réglementaires et commerciaux.

Nous avons expliqué comment l'adoption rapide des signatures électroniques permet non seulement aux organisations de maintenir leur activité dans l'économie numérique d'aujourd'hui, mais également d'améliorer l'efficacité, l'expérience, la conformité et la durabilité. Afin de réaliser tous ces avantages, cependant, les organisations doivent s'assurer que la solution de signature électronique qu'elles choisissent peut adhérer au labyrinthe de règles et réglementations qui guident leurs activités.

La dernière chose qu'une organisation veut faire est d'ajouter à la complexité. Ils ne veulent pas avoir à déployer une solution qui répond aux besoins de leur équipe juridique, une autre pour les RH et encore une autre pour l'ingénierie. Pourtant, c'est ce que de nombreuses organisations, lorsqu'elles examinent leur environnement, découvrent qu'elles ont fait. Une étude récente de Deloitte a révélé que les travailleurs basculent entre différentes applications de travail 10 fois par heure, ce qui se traduit par 32 jours par an de perte de productivité sur le lieu de travail.

Le moment est venu de prendre du recul et d'évaluer votre Tool pour voir s'il existe une opportunité de consolider et de rationaliser la façon dont le travail est effectué dans votre organisation. Je soupçonne qu'il y a -95 % des travailleurs dans le 2022 rapport sur la productivité ont indiqué qu'il y avait place à amélioration dans la façon dont leurs organisations traiaient les documents Alors,que devez-vous rechercher en matière de signatures électroniques ? En un mot,la sécurité.

Pourquoi la sécurité est si importante

Alors que le travail hybride prend de l'ampleur et que les organisations transfèrent une plus grande partie de leurs activités vers le cloud, elles ont besoin de confiance pour pouvoir faire confiance à la confidentialité et à l'intégrité de tous leurs flux de travail. Ils doivent également protéger leurs données et leurs opérations contre les cyberattaques de plus en plus sophistiquées (et fréquentes) - les pertes dues à la fraude aux paiements en ligne devraient à elles seules dépasser 206 milliards de dollars entre le 2021 et le 2025 .

La sécurité intégrée des signatures électroniques

En matière de signatures, l'authenticité et la sécurité sont des priorités. Chaque type de signature électronique est déjà plus sûr qu'une signature manuelle sur papier. Techniquement, il s'agit d'un code mathématique qui garantit que le document ne peut pas être modifié après la signature. Cela vaut également pour les éléments liés à l'identité de la personne, car cela reflète l'intention d'une personne d'accepter le contenu du document électronique, du contrat ou de l'ensemble de données.

Grâce au cryptage du document, vous avez la garantie que le document est resté inchangé après signature, qu'il s'agisse d'une seule page ou d'un grand nombre de documents. De plus, vous pouvez configurer une administration des consentements, qui obtient une autorisation explicite pour le document (conformément au RGPD et à d'autres directives). Cela permet aux signatures électroniques d'être légalement reconnues et applicables dans presque toutes les régions du monde.

La flexibilité des signatures électroniques

Selon le type de sécurité dont vous avez besoin, qui est généralement basé sur la valeur de la transaction et/ou les directives réglementaires en jeu, vous pouvez ajuster le niveau de sécurité que vous appliquez. Bien sûr, cela suppose que la solution que vous utilisez offre l'étendue des capacités et la flexibilité nécessaires pour le faire. Par exemple, vous pouvez déterminer jusqu'où vous voulez aller pour confirmer l'identité du signataire et comment vous voulez transférer le document (par exemple, s'il faut ou non crypter et la force du cryptage utilisé). En appliquant le bon niveau, vous pouvez trouver le bon équilibre entre confort et sécurité.

Différentes méthodes de signature à considérer

Différentes méthodes de signature offrent différents niveaux de Assurance. Les services d'identification,d'authentification et de confiance électroniques de l'Union européenne (eIDAS) divisent les méthodes en trois, ce qui offre un moyen utile de réfléchir de manière générale à la sécurité des différentes options. Il y a:

  • Signatures simples – Celles-ci prouvent l'acceptation/l'approbation générale du document par le signataire. Il peut s'agir d'une image scannée d'une signature, d'une signature dessinée manuellement sur un écran de bureau (et enregistrée numériquement), d'un clic sur un bouton "J'accepte", etc.
  • Signatures avancées - Celles-ci offrent un niveau supérieur de vérification, de sécurité et de scellement de l'identité du signataire. La signature doit être liée de manière unique au signataire et créée sous le contrôle exclusif du signataire (l'authentification multifacteur est facultative).
  • Signatures qualifiées – Ce sont des signatures non répudiées. Ils sont soutenus par un certificat délivré et certifié par un fournisseur de services de confiance qui 100 % identifie le signataire. Une vérification initiale en face à face ou un processus équivalent est requis, tout comme l'authentification multifacteur.

L'importance de l'identité - Assurez-vous de pouvoir vérifier les signataires

Avant qu'une signature puisse être obtenue, l'utilisateur doit être vérifié. Selon la méthode de signature (décrite ci-dessus), la façon dont une entreprise authentifie quelqu'un peut varier considérablement. De toute évidence, certains sont plus sécurisés (et plus impliqués) que d'autres - le niveau d'authentification peut contribuer à la force exécutoire des documents signés. Recherchez des solutions qui peuvent répondre aux différents besoins de votre organisation. Par exemple, vous pouvez vouloir/avoir besoin d'utiliser :

  • Biométrie
  • Carte à puce / Tokens
  • Combinaisons login et mot de passe (y compris Single Sign-On)
  • Mots de passe à usage unique (par SMS et e-mail)
  • Identités mobiles
  • Authentification bancaire
  • Services gouvernementaux

Bien que l'authentification ne signifie pas nécessairement une expérience utilisateur plus lourde, elle est toujours plus complexe et demande plus à l'utilisateur qu'un simple gribouillage avec le doigt sur un smartphone ou un ordinateur de bureau. C'est pourquoi il est important de comprendre vos différents cas d'utilisation, puis d'appliquer le bon niveau de sécurité pour répondre à la fois à vos besoins commerciaux et de conformité.

Pour plus d'informations

Pour en savoir plus sur les différentes réglementations, les méthodes de signature et les options de sécurité des signatures électroniques, consultez « Le guide ultime des signatures électroniques ». Il vous aidera à évaluer différentes solutions de signature électronique, afin que vous puissiez choisir une plateforme unique pour tous vos besoins et commencer à maximiser la sécurité et la valeur de vos flux de travail numérisés.

Des signatures électroniques
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Nitro Sign reconnu comme leader dans le rapport radar 2022 GigaOm pour les signatures électroniques. En savoir plus sur l'évaluation et l'analyse par GigaOm des principaux fournisseurs de signature électronique de la catégorie.