Toutes les entreprises doivent faire de la sécurité une priorité absolue, surtout lorsque des données sensibles sont en jeu. Mais avez-vous déjà pensé au volume de documents et d’opérations que votre équipe traite et signe quotidiennement ? Cela fait beaucoup d’informations à surveiller et à protéger.
Les pistes d’audit de signatures électroniques peuvent vous aider à reprendre les choses en main. Il s’agit d’un outil indispensable pour améliorer la visibilité de vos workflows, tout en garantissant la sécurité et la conformité de votre organisation. Votre logiciel de comptabilité prévoit probablement des pistes d’audit, et votre solution de signature électronique devrait en faire autant.
Continuez à lire cet article pour en savoir plus sur les pistes d’audit et leur importance en matière de signatures électroniques.
Une piste d’audit de signature électronique, souvent appelée journal d’audit ou certificat d’achèvement, enregistre toutes les activités réalisées dans vos documents tout au long du processus de signature électronique. Les informations clés sont automatiquement suivies et consignées, du nom du signataire à l’endroit où les modifications ont été apportées. Voici quelques exemples de détails conservés dans les pistes d’audit :
- Informations concernant le(s) signataire(s), notamment le nom et l’adresse IP
- Confirmation de l’authentification complète du ou des signataire(s)
- Heure et date de signature du document
- Détails des éventuelles modifications apportées au document
Quels sont les avantages des pistes d’audit pour les signatures électroniques ?
Examinons quatre des principales raisons pour lesquelles votre organisation devrait adopter les pistes d’audit.
Pratiques de signature électronique entièrement conformes : saviez-vous qu’il existe des lois internationales pour les signatures électroniques, auxquelles votre entreprise doit se conformer ? Grâce aux pistes d’audit, vous pouvez répondre aux exigences juridiques spécifiques de votre secteur et garantir l’intégrité de vos workflows de signature électronique à tout moment.
Processus de signature électronique plus efficaces : les pistes d’audit suivent et enregistrent automatiquement les données tout au long du processus de signature, en remplaçant les tâches manuelles répétitives par des workflows numériques accélérés. L’historique des documents peut être stocké sur une plateforme centralisée que votre équipe peut consulter en temps réel. Vous économisez ainsi un temps précieux passé à rechercher désespérément des documents.
Sécurité des documents améliorée : travaillez-vous dans un secteur qui nécessite des niveaux de sécurité élevés, comme les soins de santé, les services financiers ou l’immobilier ? Les pistes d’audit renforcent la sécurité et la fiabilité des workflows pour vos équipes. Vous avez l’assurance que vos documents sont uniquement consultés par les bonnes personnes et qu’ils ne sont pas modifiés une fois le processus de signature terminé.
Réduction du gaspillage de papier et des coûts : imaginez le volume de papier que vous consommeriez si vous imprimiez et archiviez tous vos documents, sans parler des coûts élevés. En passant à des workflows de documents numériques, vous aurez un impact positif sur l’environnement et réduirez les dépenses de votre entreprise.
Consultez vos pistes d’audit avec le logiciel de signature électronique sécurisée de Nitro
Avec Nitro Sign, vous pouvez obtenir en quelques clics une piste d'audit détaillée de l'activité de vos documents. Chaque document téléchargé sur Nitro Sign est automatiquement enregistré, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de saisir les informations à chaque fois.
- Ouvrez votre document dans Nitro Sign.
- Cliquez sur l’icône Informations en haut à droite.
- Dans le panneau déroulant, sélectionnez Historique.
Comment télécharger et ajouter votre piste d’audit dans Nitro Sign
- Dans le volet d’informations de droite, sélectionnez Télécharger la piste d’audit.
- Pour créer une copie du document, sélectionnez l’onglet Fichier et Dupliquer le document.
- Nommez votre document et sélectionnez Copier pour terminer.
- Pour combiner le document avec la piste d’audit, sélectionnez Afficher en haut à droite.
- Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Combiner.
- Ajoutez le fichier de piste d’audit téléchargé depuis votre ordinateur.
- Sélectionnez Continuer.
- Vous aurez la possibilité de demander une signature pour les documents nouvellement combinés ou d’organiser les pages après la combinaison.
- Sélectionnez Combiner 2 documents.
- Le document nouvellement combiné est maintenant prêt.
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Comment un client accélère ses processus de signature électronique avec Nitro Sign
Salem Media, société internationale de divertissement, utilise Nitro Sign pour accélérer ses workflows, améliorer leur visibilité et renforcer la productivité de ses équipes de vente, de marketing, de comptabilité et d’ingénierie. Grâce aux pistes d’audit, ils ont créé un « classeur électronique » de signatures pour suivre et conserver facilement les informations importantes dont ils ont besoin.
Grâce à Nitro, le nombre d’employés ayant accès aux signatures électroniques a été multiplié par dix, ce qui a permis d’améliorer l’efficacité de l’ensemble de l’entreprise.
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