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Un travailleur moyen utilise environ 10 000 feuilles de papier par an. Cela représente la valeur d'un arbre entier ! Si l'on multiplie ce chiffre par le nombre de personnes dans votre organisation, cela fait beaucoup d'arbres à sauver. C'est autant d'arbres que vous pourriez sauver.
Mais l'environnement n'est pas le seul à pâtir du papier . Deux des actifs les plus précieux de votre entreprise - le temps et les personnes - en pâtissent également.
La gestion de la paperasserie entraîne des pertes de temps, une baisse de la productivité, la frustration des clients et des problèmes potentiels de conformité. Il n'est donc pas surprenant que 31 % des personnes exerçant des fonctions techniques déclarent que "l'équipement et le soutien des employés, qu'ils soient au bureau ou qu'ils travaillent à distance" constituent un défi important.
C'est là que l 'automatisation des documents et ses nombreux avantages entrent en jeu.
Qu'est-ce que l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents, c'est exactement ce que l'on entend par là : créer des documents automatiquement à l'aide d'une solution intelligente et technologique - comme Nitro - qui permet aux entreprises de rationaliser la création, la génération, la distribution et la gestion des documents.
Grâce à un logiciel spécialisé, les entreprises peuvent automatiser les tâches manuelles et répétitives liées à la création, au formatage et à la distribution des documents.
D'un point de vue fonctionnel, l'automatisation des documents peut inclure de nombreux éléments, tels que
- Création, conversion et combinaison aisées de fichiers
- Numérisation de n'importe quel document en PDF éditable avec OCR
- Envoi de PDF pour signature électronique avec suivi en temps réel
- la création de formulaires à remplir pour une saisie rapide des informations
- Des prix abordables pour les entreprises afin d'équiper équiper plus d'utilisateurs à moindre coût
5 avantages de l'automatisation des documents
L'évolutivité et la flexibilité offertes par l'automatisation des documents sont des avantages que ne permet pas la paperasserie manuelle. Dans le cadre de la transformation numérique de votre organisation , l'automatisation des documents offre une foule d'avantages qui rationaliseront vos flux de travail.
1. Augmentation de la rentabilité
En réduisant considérablement le temps consacré aux tâches manuelles liées aux documents, l'automatisation intelligente peut aider les entreprises à réaffecter leurs ressources à des activités génératrices de revenus. En outre, un traitement plus rapide des documents permet d'accélérer les délais d'exécution, ce qui peut avoir un impact positif sur les flux de trésorerie. Découvrez comment l'entreprise de construction internationale Mace Group a réduit ses coûts de 63 % par utilisateur en intégrant des fonctionnalités PDF dans ses flux de travail.
2. Amélioration de l'expérience des clients et des utilisateurs
Il est prouvé que le marketing personnalisé génère des revenus. L'automatisation profite à votre entreprise en offrant des modèles flexibles qui permettent de personnaliser chaque interaction en fonction du destinataire. Elle garantit également la cohérence du formatage et du contenu des documents, ce qui se traduit par une apparence plus professionnelle et une meilleure expérience client. Les clients reçoivent des documents précis et normalisés, ce qui renforce leur confiance dans votre marque.
3. Efficacité accrue des documents
Les modèles intelligents tirent des données et des informations de sources prédéterminées plutôt que de devoir chercher et trouver manuellement ces données dans une base de données, ce qui élimine la nécessité de saisir et de formater des données de manière répétitive.
L'utilisation d'un contenu dynamique dans le cadre de l'automatisation constitue un autre avantage : les documents sont mis à jour au fur et à mesure que des changements sont apportés. En outre, le stockage numérique permet de tout conserver de manière centralisée afin de minimiser les doublons. Vous voulez savoir à quoi pourrait ressembler l'automatisation des documents pour votre entreprise ? Lisez l' histoire de T-Mobile et découvrez comment l'entreprise a amélioré sa productivité en s'associant à Nitro.
4. Plus de cohérence et de conformité
Les modèles automatisés et le contenu normalisé garantissent la cohérence des documents, ce qui réduit le risque d'erreurs. En outre, l'automatisation peut intégrer des règles de conformité, ce qui garantit le respect des exigences légales et réglementaires .
5. Reconnaissance de la marque
Les documents portant une marque établissent une forte identité de marque. L'un des principaux avantages des logiciels d'automatisation des documents est qu'ils permettent souvent d'intégrer facilement des logos, des couleurs et d'autres éléments de marque, renforçant ainsi la notoriété de la marque à chaque communication.
6 aspects clés d'une automatisation efficace des documents
N'oubliez pas que l'objectif de l'automatisation des documents est de rationaliser l'ensemble du processus, du début à la fin.
Lorsque vous recherchez un partenaire pour cette entreprise, vous devez tenir compte de certains éléments pour garantir une transformation réussie.
1. Facilité de création des documents
Le logiciel doit offrir des outils intuitifs pour la conception et la personnalisation des modèles de documents. Les interfaces "glisser-déposer" et les éditeurs conviviaux simplifient le processus, réduisant ainsi le besoin de compétences techniques spécialisées.
2. Saisie des données
L'intégration avec des sources de données telles que les CRM ou les bases de données permet l'extraction automatique d'informations pour alimenter les documents, ce qui minimise les erreurs et fait gagner du temps.
3. L'image de marque
Les documents doivent refléter l'identité de votre organisation. La possibilité d'incorporer des éléments de marque dans les modèles garantit que chaque document reflète l'identité visuelle de votre entreprise, ce qui favorise une image cohérente et professionnelle.
4. Collaboration et achèvement
Les outils d'automatisation des documents doivent aider votre organisation à faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe, en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document, ce qui garantit un travail d'équipe sans faille.
Ensuite, si vous avez besoin d'une signature finale (par exemple, sur un contrat d'employé ou un accord de confidentialité), recherchez des outils de signature électronique qui peuvent être intégrés dans le processus d'automatisation des documents.
5. Contrôle des versions et production de masse
Un contrôle efficace des versions permet d'éviter toute confusion en conservant une trace des modifications apportées aux documents. En outre, l'automatisation permet de générer plusieurs documents en masse, ce qui fait gagner du temps lorsqu'il s'agit de traiter des volumes importants.
Comment tirer parti de l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents offre un moyen transformateur d'améliorer l'efficacité, de réduire les erreurs et d'offrir une expérience client de qualité supérieure. Nitro PDF et Nitro Sign ont la confiance de 67% des entreprises du Fortune 500 et nous pouvons rendre votre transformation plus rapide et plus facile.
Prêt à entamer le processus ? Prenez contact avec Nitro dès aujourd'hui pour voir une démonstration de nos solutions et discuter de la manière dont nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs.
