Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est le processus ou le système de collecte, de suivi et de stockage numérique des versions électroniques des documents papier à l'aide de fichiers PDF, de fichiers de traitement de texte et d'images numériques.

Souvent sous forme de logiciel, la gestion documentaire aide les entreprises à abandonner les processus traditionnels basés sur le papier et les flux de documents physiques, comme les classeurs, au profit de pratiques plus efficaces, comme SharePoint Online, qui optimisent les coûts et font gagner du temps aux employés.

Avantages de la gestion numérique des documents

Dans  le rapport sur la productivité 2022 de Nitro , 50 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles utilisaient moins de documents physiques et de processus basés sur le papier depuis le début de la pandémie.

Alors que les entreprises accélèrent leurs initiatives de transformation numérique  et passent au zéro papier, un système pour stocker, organiser et gérer les centaines, les milliers et parfois les millions de documents électroniques est essentiel pour éviter le désordre ou la perte de données. Il peut être encore plus vital de s'associer à un professionnel de la gestion documentaire pour s'assurer que vous réussissez à optimiser vos processus et à transformer numériquement votre entreprise.

Voici quelques-uns des avantages essentiels d'une gestion complète des documents numériques :

Indexation plus facile

La numérisation de la gestion documentaire facilite la recherche et l'extraction des documents, ce qui vous permet de rester concentré sur vos tâches et de gagner un temps précieux.

Contrôle des versions

La gestion documentaire fournit un historique complet des documents, ce qui vous aide à contrôler les versions. Elle décrit toutes les transitions et révisions qu'un document a subies, ce qui vous permet de savoir comment le document est parvenu à son état actuel et pourquoi il est tel qu'il est aujourd'hui.

Plus de sécurité

La possibilité de gérer les droits d'accès et d'édition par le biais de la gestion électronique des documents accroît la sécurité, ce qui vous aide à  protéger les informations sensibles .

CONSEIL: Un processus de gestion des documents peut également intégrer les  signatures électroniques - une méthode sécurisée, informatisée et juridiquement contraignante pour remplacer les signatures manuscrites.

Pistes d'audit

Les pistes d'audit  vous permettent de savoir qui a apporté des modifications au document à chaque étape de son évolution, ce qui améliore votre contrôle de la qualité.

Commencez à gérer vos documents de manière numérique

Toute entreprise qui crée ou utilise de la documentation, quel que soit son secteur d'activité, a besoin d'un processus de gestion solide pour cette documentation. Des montagnes de papier ne servent à rien si vous ne pouvez pas accéder à ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

L'étape suivante pour maîtriser votre bibliothèque de documents consiste à mettre en œuvre une solution de gestion des documents numériques telle que SharePoint, Azure IP ou iManage.

Une fois le nouveau système de gestion de documents électroniques en place, vous aurez besoin d'une technologie PDF qui fonctionne efficacement avec lui. C'est là que Nitro peut vous aider.

Productivité sans papier avec Nitro

Nitro s'intègre à vos sites SharePoint, Azure IP ou iManage , conservant tous vos documents en un seul endroit tout en offrant une fonctionnalité de signature électronique de bout en bout.

Grâce à cet outil simple, vous pouvez accroître votre productivité en rationalisant les processus et en éliminant le problème des documents en double à plusieurs endroits.

Prêt à passer au zéro papier et à adopter la gestion numérique des documents ?

Contactez-nous dès aujourd'hui  pour organiser une démonstration et découvrir comment Nitro PDF et Nitro Sign peuvent vous aider à optimiser vos flux de travail.