¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión documental es el proceso o sistema de recopilación, seguimiento y almacenamiento digital de versiones electrónicas de documentos en papel mediante PDF, archivos de procesamiento de textos e imágenes digitales.

A menudo en forma de software, la gestión de documentos ayuda a las empresas a pasar de los procesos tradicionales basados en papel y los flujos de trabajo de documentos físicos, como los archivadores, a prácticas más eficientes como SharePoint Online, que optimizan los costes y ahorran tiempo a los empleados.

Ventajas de la gestión de documentos digitales

En  el Informe de Productividad 2022 de Nitro , el 50% de los encuestados afirmaron que están utilizando menos documentos físicos y procesos basados en papel desde el inicio de la pandemia.

A medida que las empresas aceleran las iniciativas de transformación digital  y se desentienden del papel, un sistema para almacenar, organizar y gestionar los cientos, miles y a veces millones de documentos electrónicos es esencial para evitar un desorden o la pérdida de datos. Aún más vital puede ser asociarse con un profesional de la gestión de documentos para asegurarse de optimizar con éxito sus procesos y transformar digitalmente su empresa.

Estas son algunas de las ventajas fundamentales de una gestión documental digital integral:

Indexación más sencilla

La digitalización de la gestión de documentos facilita la búsqueda y recuperación de documentos, lo que le ayuda a seguir trabajando y a ahorrar un tiempo valioso.

Control de versiones

La gestión documental proporciona un historial completo de los documentos, lo que le ayuda a controlar las versiones. Resume todas las transiciones y revisiones por las que ha pasado un documento, ofreciéndole un mapa de cómo llegó a su estado actual y por qué tiene el aspecto que tiene ahora.

Más seguridad

La capacidad de gestionar los derechos de acceso y edición a través de la gestión electrónica de documentos aumenta la seguridad, ayudándole  a proteger la información confidencial .

CONSEJO: Un proceso de gestión de documentos también puede integrar  la firma electrónica, un método seguro, informatizado y legalmente vinculante para sustituir a las firmas manuscritas. La firma electrónica es otra forma importante y beneficiosa de prescindir del papel.

Registros de auditoría

Los registros de auditoría  le permiten saber quién ha realizado cambios en el documento en cada paso de su evolución, lo que mejora el control de calidad.

Empiece a gestionar sus documentos digitalmente

Todas las empresas que crean o dependen de documentación, independientemente de su sector, necesitan un proceso de gestión sólido para esa documentación. Las montañas de papel no le sirven de nada si no puede acceder a lo que necesita cuando lo necesita.

El siguiente paso para controlar su biblioteca de documentos es implementar una solución de gestión de documentos digitales como SharePoint, Azure IP o iManage.

Una vez implantado un nuevo sistema de gestión de documentos electrónicos, necesitará una tecnología PDF que funcione con él de forma eficiente. Ahí es donde Nitro puede ayudarle.

Productividad sin papeles con Nitro

Nitro se integra con sus sitios de SharePoint, Azure IP o iManage , manteniendo todos sus documentos en una única ubicación a la vez que aporta funcionalidad de firma electrónica de extremo a extremo.

Con esta sencilla herramienta, puede aumentar la productividad mediante procesos optimizados y eliminar el problema de los registros duplicados en varias ubicaciones.

¿Está preparado para prescindir del papel y adoptar la gestión digital de documentos?

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo  para concertar una demostración y explorar cómo Nitro PDF y Nitro Sign pueden ayudarle a optimizar sus flujos de trabajo.