Comment mettre en œuvre l'automatisation des documents en 5 étapes

L'automatisation des documents permet aux organisations de créer des documents automatiquement. Cette transformation numérique se traduit par une amélioration de l'efficacité organisationnelle, une augmentation de la rentabilité, une meilleure expérience client et bien plus encore.

En fait, un pourcentage impressionnant de35% des responsables informatiques ont désigné l'IA et l'automatisation comme le principal investissement qui, selon eux, aura l'impact le plus positif sur leur entreprise en 2023. Et si l'automatisation des documents peut sembler un processus intimidant, le jeu en vaut la chandelle à 100% - demandez à Ramsay Sante.

Mais comment commencer ?

Astuce Nitro Pro : Passez le reste de cet article et discutez plutôt avec l'un de nos experts en automatisation.

Faites le point sur les types de documents que votre organisation produit fréquemment afin de déterminer ceux qui doivent être automatisés. Il peut s'agir de contrats, de propositions, de rapports et de communications internes. Créez une liste complète, comprenant divers exemples provenant de l'ensemble de l'organisation, afin de bien comprendre la variété et l'étendue des documents impliqués dans le processus d'automatisation.

Après avoir identifié les différents types de documents, recherchez les points communs entre eux. Y a-t-il des sections, des clauses ou des informations qui ont tendance à se répéter dans différents documents ?

Les exemples les plus courants sont les suivants :

• Salutations : Utilisent-elles les prénoms ou les titres formels et les noms de famille ? 
• Formats : Certains documents utilisent-ils des structures, des visuels ou des marques fixes ? 
• Données d'entrée : D'où proviennent les informations de base, s'agit-il d'une base de données numérique ? 

En identifiant ces modèles, vous pouvez donner la priorité à la création de modèles réutilisables pour ces sections dans votre processus d'automatisation des documents, réduisant ainsi la nécessité de les recréer à partir de zéro à chaque fois.

Pour rationaliser efficacement la génération et l'automatisation des documents, il est essentiel de choisir les bons outils. Nitro Pro Business offre une plate-forme puissante pour la création, l'édition et la collaboration sur les documents PDF. Son interface conviviale et ses fonctionnalités robustes en font un choix idéal pour la gestion des modèles de documents.

D'une manière générale, tenez compte des éléments suivants :

• Stockage : Où sont stockés vos documents actuels ? Sont-ils récupérables numériquement ou stockés physiquement ? Le stockage numérique est idéal pour l'automatisation. 
• Intégration : Si vous avez besoin d'intégrer votre solution documentaire à d'autres systèmes, vérifiez auprès de votre fournisseur qu'ils sont compatibles.   
• Assistance : Réfléchissez à la manière dont le logiciel d'automatisation des documents est livré. Comment se déroulera la formation ? Quelle est la feuille de route du produit et comment les mises à jour sont-elles gérées ?   
• Tester : Testez les outils d'automatisation des documents à l'aide de vos propres échantillons de données et de flux de travail pour voir si l'interface est idéale pour vos utilisateurs. Vous pouvez essayer gratuitement les outils Nitro PDF. 
• Sécurité: Vos données sont précieuses et vulnérables. Il est essentiel de savoir comment les informations sont stockées et protégées par votre fournisseur. Discutez des mesures de sécurité telles que le cryptage, le contrôle des versions, la manière dont les utilisateurs sont vérifiés et la fréquence des audits du stockage en nuage.  

Une véritable automatisation des documents signifie fondamentalement que la technologie fait le gros du travail à votre place. Les modèles intelligents doivent être suffisamment intelligents pour évoluer en même temps que votre entreprise et ne doivent pas s'appuyer sur des solutions maladroites ou des solutions rapides.

Vérifiez que votre solution comprend des adaptations pour les variables et la saisie de données, les types de documents produits et la fonctionnalité de l'utilisateur.

Avec vos modèles en place, le processus de génération de documents devient nettement plus efficace. Il vous suffit de remplir les détails spécifiques à chaque document et le modèle remplira automatiquement les espaces réservés, ce qui vous fera gagner du temps et réduira le risque d'erreur.

Une fois que votre processus d'automatisation des documents est en place, surveillez en permanence les possibilités d'amélioration.

Comme pour toute mise en œuvre de processus, l'automatisation des documents ne manquera pas de soulever des difficultés. Voici quelques défis courants et la manière de les relever :

• Recherche & Assemblage de documents : Avec un volume croissant de documents, trouver le bon document peut devenir un défi. Mettre en place un système robuste de gestion des documents qui permette une recherche et une catégorisation efficaces. 
• Augmentation du volume de documents : Au fur et à mesure que votre organisation se développe, le nombre de documents générés et automatisés par la suite augmentera également. Veillez à ce que votre processus de génération de documents soit évolutif et puisse gérer un volume croissant. 
• Gestion d'historiques de versions multiples : Avec l'édition collaborative de documents, le contrôle des versions devient essentiel. Utilisez des fonctions telles que la comparaison de documents dans Nitro pour suivre les changements et les révisions. 
• Garantir la sécurité : La protection des informations sensibles est essentielle. Mettez en œuvre le cryptage et les contrôles d'accès pour vous assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents et les modifier. 
• Résistance au changement : L'introduction d'un nouveau processus peut parfois se heurter à des résistances. Une formation adéquate et une communication claire sur les avantages du nouveau système peuvent contribuer à apaiser les inquiétudes. 

L'optimisation de votre processus de génération de documents est un parcours en plusieurs étapes qui nécessite une planification minutieuse et les bons outils.

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Nous serions ravis de connaître les objectifs et les besoins de votre organisation en matière d'automatisation des documents. Prenez contact avec nous pour voir une démonstration de nos solutions et découvrir comment nous pouvons vous aider.