La gestion documentaire est le processus ou le système de collecte, de suivi et de stockage numérique des versions électroniques des documents papier à l'aide de PDF, de fichiers de traitement de texte et d'images numériques.
Souvent sous forme de logiciel, la gestion documentaire aide les entreprises à abandonner les processus traditionnels basés sur le papier et les flux de documents physiques, comme les classeurs, au profit de pratiques plus efficaces, comme SharePoint Online, qui optimisent les coûts et font gagner du temps aux employés.
Avantages de la gestion des documents numériques
Dans le rapport de productivité 2022 de Nitro, Productivity Report, 50% des personnes interrogées ont déclaré qu'elles utilisaient moins de documents physiques et de processus basés sur le papier depuis le début de la pandémie.
Alors que les entreprises accélèrent les initiatives de transformation numérique et passent au zéro papier, un système de stockage, d'organisation et de gestion des centaines, des milliers et parfois des millions de documents électroniques est essentiel pour éviter le désordre ou la perte de données. Un partenariat avec un professionnel de la gestion documentaire peut s'avérer encore plus vital pour garantir l'optimisation de vos processus et la transformation numérique de votre entreprise.
Voici quelques-uns des avantages essentiels d'une gestion complète des documents numériques :
Une indexation plus facile
La numérisation de la gestion documentaire facilite la recherche et l'extraction des documents, ce qui vous permet de rester concentré sur vos tâches et de gagner un temps précieux.
Contrôle des versions
La gestion des documents fournit un historique complet des documents, ce qui vous aide à contrôler les versions. Il décrit toutes les transitions et révisions qu'un document a subies, vous donnant une carte de la façon dont le document est arrivé à son état actuel et pourquoi il a l'air tel qu'il est maintenant.
Plus de sécurité
La possibilité de gérer les droits d'accès et d'édition par le biais de la gestion électronique des documents accroît la sécurité et vous aide à protéger les informations sensibles.
CONSEIL: Un processus de gestion des documents peut également intégrer eSignatures- une méthode sécurisée, informatisée et juridiquement contraignante pour remplacer les signatures manuscrites. La signature électronique est un autre moyen important et bénéfique de se passer du papier.
Pistes d'audit
Les pistes d'audit vous permettent de savoir qui a apporté des modifications au document à chaque étape de son évolution, ce qui améliore votre contrôle de la qualité.
Commencez à gérer vos documents de manière numérique
Toute entreprise qui crée ou utilise de la documentation, quel que soit son secteur d'activité, a besoin d'un processus de gestion solide pour cette documentation. Des montagnes de papier ne servent à rien si vous ne pouvez pas accéder à ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
L'étape suivante pour maîtriser votre bibliothèque de documents consiste à mettre en œuvre une solution de gestion des documents numériques telle que SharePoint, Azure IP ou iManage.
Avec la mise en place d'un nouveau système de gestion électronique des documents, vous aurez besoin d'une technologie PDF qui fonctionne efficacement avec ce système. C'est là que Nitro peut vous aider.
Productivité sans papier avec Nitro
La plateforme de productivité Nitro s'intègre à vos sites SharePoint, Azure IP ou iManage , conservant tous vos documents à un seul endroit tout en offrant une fonctionnalité de signature électronique de bout en bout.
Grâce à cet outil simple, vous pouvez augmenter votre productivité en rationalisant les processus et en éliminant le problème des enregistrements en double à plusieurs endroits.
Prêt à passer au zéro papier et à adopter la gestion numérique des documents ?
Contactez-nous dès aujourd'hui à l'adresse pour organiser une démonstration et découvrir comment la plate-forme de productivité de Nitro peut vous aider à optimiser vos flux de travail.