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Cómo usar las firmas electrónicas

Firmas Electrónicas vs Firmas Digitales

Al describir los procesos comerciales, muchas personas tienden a usar Word "electrónico" y "digital" indistintamente. Pero, ¿cuál es la gran diferencia entre firmas digitales y firmas electrónicas? ¿No son lo mismo? La respuesta corta es "No", pero la respuesta más larga es un poco más matizada.

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A medida que las empresas transforman cada vez más sus soluciones de software empresarial para adaptarse a la fuerza de trabajo moderna y los entornos virtuales, es crucial comprender en qué se diferencian las firmas electrónicas y digitales. Comprender las definiciones de firmas electrónicas y firmas digitales permitirá que su equipo de tecnología comercial evalúe las opciones de software de administración de documentos y determine cuál es la adecuada para su organización.

Diferencias clave entre firmas electrónicas y digitales

Por diseño, ambos tipos de firmas le brindan a su negocio un mejor retorno de la inversión. Ahorre tiempo buscando firmas de empleados y clientes. Controle el papeleo digital para garantizar procesos más fluidos, mejor cumplimiento y reducción de errores. Use firmas digitales o electrónicas para reducir los costos de papel y los suministros de impresión.

Y aunque las firmas digitales son un subconjunto de las firmas electrónicas, incluyen algunas diferencias clave:

Firmas electrónicas: 


  • Puede ser una imagen de firma, huella digital, clic, proceso, símbolo o proceso
  • El objetivo principal de una firma electrónica es verificar un documento
  • No incluye certificado digital 
  • Legalmente vinculante si todas las partes dan su consentimiento para firmar electrónicamente
  • Documento no necesariamente seguro
  • No todas las firmas electrónicas están firmadas digitalmente 

Firmas digitales: 

  • La firma es esencialmente una huella digital respaldada por una certificación digital para el cifrado
  • El objetivo principal de una firma digital es verificar la identidad del firmante. 
  • La firma digital autentica el documento 
  • Jurídicamente vinculante 

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¿Qué es una firma electrónica?

En pocas palabras, las firmas electrónicas, o eSignatures, son cualquier imagen de firma, símbolo, huella digital, clic, sonido verbal o proceso que verifica un documento en lugar de una firma con tinta húmeda o manuscrita. Una firma electrónica puede ser tan simple como hacer clic en Box o escribir su nombre en un formulario rellenable mientras acepta que ha firmado el documento. Cuando lo firman todas las partes, un acuerdo firmado electrónicamente es legalmente vinculante. A diferencia de una firma digital, las firmas electrónicas generalmente no están autorizadas por la certificación digital. Si bien esto hace que las firmas electrónicas sean más fáciles de usar, también puede significar que son menos seguras que una firma digital.

Cuándo usar una firma electrónica

Muchas empresas utilizan firmas electrónicas en contratos y acuerdos. Por ejemplo, su empresa puede hacer que los clientes firmen electrónicamente solicitudes de préstamo y otros contratos financieros. Su equipo de ventas puede firmar clientes potenciales utilizando firmas electrónicas, y su departamento de recursos humanos puede permitir que los nuevos empleados completen el papeleo con firmas electrónicas.

¿Que es una asignatura digital?

Una firma digital cae bajo el paraguas de la firma electrónica, pero con algunas diferencias clave. Las firmas digitales se basan en algoritmos y cifrado para firmar y verificar la autenticidad de un documento.

Mientras que el propósito de una firma electrónica es simplemente verificar un documento, una firma digital también asegura de manera efectiva el documento con más funciones de seguridad que protegen el documento. Al igual que una firma electrónica, una firma digital también es legalmente vinculante y más fácil de rastrear gracias a su certificado de verificación digital.

Cuándo usar una firma digital

Dado que una firma digital emplea un certificado digital que autentica la identidad del firmante, este tipo de firma es una herramienta buena y segura para datos confidenciales, como registros financieros, documentos regulados por HIPAA y otros documentos o contratos confidenciales.

Consideraciones de seguridad de firma

Sin embargo, en el caso de la firma electrónica frente a las firmas digitales, la gran pregunta es: ¿cuál es el método más seguro, efectivo, confiable y fácil de usar al facilitar grandes contratos o crear flujos de trabajo más flexibles para sus empleados y sus clientes? Esto es lo que necesita saber sobre los problemas de seguridad de cada método de firma:

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Si bien las firmas electrónicas pueden ser seguras, querrá verificar que cualquier plataforma de software que use mantenga la seguridad a la vanguardia. Las capacidades de eSign de Nitro están respaldadas por rigurosos controles de seguridad e infraestructura segura con seguridad de datos de vanguardia. No solo mantenemos los estándares de cumplimiento más recientes, sino que también empleamos anualmente auditores externos independientes para probar nuestros controles. De hecho, Nitro mantiene un informe AICPA SOC2 tipo 2 sobre controles relevantes para la seguridad, disponibilidad, confidencialidad y privacidad, y una evaluación de cumplimiento de seguridad de HIPAA de controles internos para ofrecer a su empresa opciones de firma seguras.

¿Son seguras las firmas digitales?

Las firmas digitales se encuentran bajo el paraguas de la firma electrónica, y los métodos avanzados de cifrado y descifrado hacen que este tipo de firma sea excepcionalmente seguro. Las firmas digitales se basan en claves públicas y privadas que ayudan a garantizar la autenticidad y el origen del contenido, es decir, que ambos firmantes de un documento son quienes dicen ser. Un certificado digital ayuda a validar la firma del documento.

Legalidad y normativa de las firmas

Si bien las firmas electrónicas y las firmas digitales se usan ampliamente en la actualidad, los estándares actuales sobre cómo implementar todas las firmas electrónicas están sorprendentemente anticuados. El pensamiento con respecto a la legalidad y las regulaciones proviene en gran medida de la orientación federal y estatal, las cuales surgieron hace más de dos décadas.

Por ejemplo, en 2000 , se aprobó la Ley de firmas electrónicas en el comercio global y nacional (ESIGN) de los Estados Unidos con las siguientes estipulaciones para las firmas electrónicas:

  • Intención de firma: las firmas electrónicas solo son válidas si ambas partes planean firmar el documento. 
  • Consentimiento electrónico: ambas partes deben estar de acuerdo en realizar negocios utilizando firmas electrónicas. Tenga en cuenta que cuando trate con consumidores, también deberá proporcionarles divulgaciones de consentimiento del consumidor y asegurarse de que acepten usar registros electrónicos durante la transacción. 
  • Verificación: su empresa deberá confirmar que está vinculando la firma electrónica a un documento específico. 
  • Retención de registros: debe haber una manera de almacenar y reproducir el documento o contrato firmado electrónicamente para que todas las partes tengan acceso a una copia. 

Si bien mucho ha cambiado desde 2000 , los principios de la Ley ESIGN aún se mantienen. Más recientemente, el Senado de EE. UU. presentó la Ley de Modernización de ESIGN de 2020 en diciembre 2020 . La legislación más nueva tiene como objetivo derogar ciertos requisitos de firma electrónica, como que los consumidores demuestren su capacidad para acceder a la información electrónicamente para proporcionar el consentimiento de registro electrónico. 

¿Son legalmente vinculantes las firmas digitales y las firmas electrónicas?

Según la ley federal ESIGN, tanto las firmas electrónicas como las digitales son legalmente vinculantes donde se aplica la ley federal de EE. UU. En los casos en que ESIGN no se cumple, a menudo se aplica UETA. Introducida en 1999 , la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas , o UETA, esencialmente proporciona el mismo lenguaje que ESIGN.

Ambas leyes establecen que la firma electrónica equivale a una firma manuscrita cuando ambas partes consienten en proceder con un documento electrónico. Washington, DC, las Islas Vírgenes de los EE. UU. y 47 estados adoptaron las normas de la UETA.

Firmas electrónicas y digitales vs firmas húmedas

Si bien las firmas electrónicas se están convirtiendo en el estándar de facto para hacer negocios, particularmente debido a la actual crisis de COVID- 19 , hay algunas situaciones en las que aún no se permiten las firmas digitales o electrónicas. En esos casos, es necesaria una firma húmeda. Una firma húmeda o con tinta húmeda constituye cada vez que firma un documento físicamente a mano mediante un bolígrafo o un sello.

Los documentos relacionados con fideicomisos y testamentos, beneficios de seguros, retiros de productos, divorcios y procedimientos judiciales, escenarios de custodia y adopción, y transporte de materiales peligrosos generalmente aún requieren firmas húmedas en persona.

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Nitro Sign le permite a usted y a sus empleados desbloquear flujos de trabajo de firma electrónica eficientes en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. La solución ilimitada de firma y envío de persona a persona incluye funciones potentes, conectadas y fáciles de usar, como registros de auditoría, firma masiva y plantillas personalizadas que se integran a la perfección con herramientas existentes como Microsoft Word, SharePoint y Google Drive.

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