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Si trabajas en el departamento de TI de un ayuntamiento de Australia, te enfrentas a importantes retos cada día.
- Presupuestos ajustados: tienes que sacar el máximo partido a cada dólar destinado a tecnología y encontrar formas de hacer más con menos.
- Adaptarse a los nuevos tiempos: la tecnología, en constante evolución, te obliga a digitalizar tus flujos de trabajo o te arriesgas a quedarte atrás.
- Ser respetuoso con el medio ambiente con un presupuesto muy ajustado: la sostenibilidad es una gran prioridad, pero puede parecer inalcanzable con un presupuesto cada vez más reducido.
Y, al mismo tiempo, debes seguir siendo riguroso en materia de seguridad de los datos, privacidad y cumplimiento normativo.
Si te sientes identificado, estás en el lugar adecuado. Veamos cómo superar estos obstáculos y garantizar una transformación digital fluida, segura y exitosa.
¿Cuáles son las mejores soluciones documentales para la transformación digital?
Una única solución de gestión de documentos digital, optimizada y con flujos de trabajo fluidos para PDF y firma electrónica, te ayudará a acelerar la transformación digital.
Superar todos los retos mencionados con herramientas de gestión de documentos dispares que limitan tus licencias y solo añaden más complejidad a tu infraestructura de TI es difícil, por no decir imposible.
Existen numerosas soluciones en el mercado que, en apariencia, ofrecen formas de agilizar las aprobaciones, introducir eficiencias y respaldar tu transformación digital. Pero, ¿de qué sirven si tienes que bloquear el acceso de los usuarios porque has alcanzado tu límite de licencias? ¿Es realmente el mejor uso que puede hacer el departamento de TI de su tiempo gestionar otra herramienta, sobre todo si esta genera nuevos riesgos de seguridad?
Imagina, pues, cuánto tiempo y estrés podrías ahorrarte con un sistema de licencias flexible, una integración sencilla, una administración centralizada y la mejor seguridad de su clase, todo ello en una única solución de gestión documental.
¿Cómo benefician las soluciones de documentos digitales a las administraciones locales?
Una solución de gestión de documentos digitales que incluya sofisticadas herramientas de edición de PDF, firma electrónica y análisis ofrece varias ventajas a las organizaciones públicas:
1. Gestión eficiente de las licencias de software
Si tu solución actual para PDF limita el número de usuarios, está obstaculizando la productividad. ¿Cómo se supone que vas a gestionar el teletrabajo o la rotación de personal? Por eso Nitro ofrece la flexibilidad de una licencia de sitio con usuarios ilimitados, para que puedas reducir drásticamente los costes generales de gestión de licencias y dejar de preocuparte por cuántas licencias necesitas (pero no tienes). También proporcionamos información sobre el uso de las licencias para que puedas identificar aquellas que no se utilizan o se infrautilizan y reasignarlas u optimizarlas.
2. Integración perfecta y API
Una solución moderna de gestión de documentos digitales se integra a la perfección con tu infraestructura de TI y tu software actuales, lo que te permite reducir al mínimo el número de herramientas y maximizar la productividad en todos tus departamentos y sedes. La solución de gestión de documentos adecuada facilita la colaboración sin necesidad de aumentar la plantilla de TI para gestionarla.
3. Facilidad de uso «todo en uno»
La combinación de herramientas de PDF, firma electrónica y análisis en una única solución elimina la necesidad de mantener y pagar por otro software. Consolidarás los costes al unificar los procesos, en lugar de añadir software que suponga un paso más en el flujo de trabajo de los usuarios.
4. Sostenibilidad
Eliminar la necesidad de imprimir en papel supone una gran ventaja para las administraciones locales y es un indicador importante que puede mostrar a su comunidad para demostrar su compromiso con la sostenibilidad . Una solución de gestión de documentos digitales con firma electrónica ilimitada hace que la firma de cualquier documento sea rápida, fácil, segura y sin papel, tanto si necesita firmas internas como externas, o ambas en el mismo documento.
Si acelerar tus objetivos de sostenibilidad es una prioridad fundamental para tu empresa, descarga nuestro libro electrónico para obtener consejos y opiniones de expertos que te ayudarán a crear una estrategia y una cultura de gran impacto.
5. Mejora en la prestación de servicios
Cuando tu solución de gestión de documentos digitales te permite agilizar las aprobaciones, los flujos de trabajo , las firmas y mucho más, puedes prestar un mejor servicio a tu comunidad. Mejorarás la eficiencia operativa y agilizarás los flujos de trabajo de documentos para lograr procesos de servicios públicos más rápidos y fluidos. Por ejemplo, los departamentos que requieren un gran volumen de firmas, como el de defunciones, pueden acelerar su servicio para apoyar mejor a los directores de funerarias, que trabajan con plazos específicos.
6. Escalabilidad
A medida que su administración evoluciona y su comunidad crece, su solución de gestión de documentos digitales debe acompañarle en los cambios necesarios . Debe adaptarse a las fluctuaciones en el uso del software, el número de usuarios y los requisitos de licencia sin interrumpir el trabajo diario.
7. Seguridad y cumplimiento normativo
Es fundamental que las administraciones locales y su proveedor de soluciones de gestión de documentos digitales den prioridad a la seguridad y al cumplimiento normativo. Busque capacidades de cifrado sólidas, registros de auditoría y el cumplimiento de las normas y regulaciones del sector.
8. Retorno de la inversión cuantificable
Muchas soluciones de gestión documental no incluyen análisis que le ayuden a tomar decisiones basadas en datos. Como cliente de Nitro, tendrá a su alcance información y informes en tiempo real, incluyendo el uso de las funciones, la puntuación de productividad, los cálculos del retorno de la inversión y el seguimiento de la sostenibilidad . Incluimos toda esta información para ayudar a los equipos de TI a demostrar claramente a las partes interesadas el valor de su inversión en Nitro.
«Nitro nos ofrece todo lo que necesitamos en cuanto a herramientas de edición de PDF y firma electrónica y, desde un punto de vista económico, es muy superior a las alternativas. Pero lo que realmente me impresiona es la relación personal que mantenemos con el equipo de Nitro. Siempre están ahí para nosotros».
John Walton
Jefe de Gestión de Prestación de Servicios, Knight Frank Australia
Por qué los ayuntamientos australianos eligen Nitro
Nitro se fundó en Australia y conocemos a la perfección los retos a los que se enfrentan los ayuntamientos de la región. Hemos diseñado nuestra solución de documentos digitales para satisfacer las necesidades específicas del sector público australiano, de modo que los ayuntamientos puedan atender a sus comunidades con flujos de trabajo documentales eficientes.
Nitro PDF Plus , que incluye nuestro editor de PDF, firma electrónica ilimitada y análisis de datos, permite a las entidades públicas eliminar la frustración y los costes asociados a los límites de las licencias. Te ayudamos a optimizar los costes de tus licencias, al tiempo que te ofrecemos escalabilidad a medida que creces.
Además, Nitro respalda los objetivos de sostenibilidad, seguridad y reducción de costes de los departamentos de TI de la administración pública, todo ello mientras se integra a la perfección con su infraestructura existente. Creemos que el sector público debería poder llevar a cabo su transformación digital al mismo ritmo que el sector privado, por lo que hemos diseñado nuestra solución de gestión de documentos digitales para que sea fácil de implementar, adoptar, utilizar y supervisar.
Así es como las administraciones locales utilizan Nitro Business:
Edición avanzada de PDF: gracias a una única plataforma segura, las entidades públicas crean, editan , convierten , combinan y firman documentos PDF en un solo lugar. A la hora de gestionar grandes volúmenes de documentos internos y políticas, así como contratos con terceros, Nitro permite al personal público agilizar todas las tareas relacionadas con los documentos.
Firma electrónica segura: Nuestra solución de firma electrónica de alta confianza permite a cualquier persona que participe en un flujo de trabajo documental firmar de forma segura archivos digitales con firmas legalmente vinculantes y conformes a la normativa, así como enviar documentos a varias partes para su firma en cuestión de segundos.
Información en tiempo real: gracias a las herramientas de análisis de Nitro, las agencias gubernamentales obtienen información y una visibilidad completa de los flujos de trabajo y el uso, lo que les permite sacar el máximo partido al software y obtener el mayor retorno de la inversión posible .
Caso de éxito: la fluida transición del Ayuntamiento de Shoalhaven a Nitro
Cuando el Ayuntamiento de Shoalhaven , en Nueva Gales del Sur (Australia), necesitó una solución de PDF rentable que le ofreciera más flexibilidad en las licencias de software, recurrió a Nitro.
En una entrevista reciente, Dane Hamilton, director de sistemas de información del Ayuntamiento de Shoalhaven, admitió que el cambio les preocupaba tanto a él como a su equipo de TI. «Previmos que sería un reto conseguir que nuestro personal se adaptara», afirmó Hamilton, «sobre todo porque gran parte del trabajo administrativo de alto nivel implicaba el uso combinado de archivos PDF para órdenes del día, actas, etc. Pero quedamos muy satisfechos con el apoyo prestado por Nitro».
Dan Jones, responsable de infraestructura informática y prestación de servicios del Ayuntamiento,añadió: «Nuestra transición a Nitro ha sido todo un éxito. Nitro nos ayudó con la implementación y con un plan de comunicación. La formación continua y el apoyo para la adopción por parte de los usuarios nos permitieron realmente cumplir con el plan… Nitro también nos proporcionó un portal de aprendizaje de autoservicio con guías prácticas que facilitan la adopción del sistema».
Desde que cambió de Adobe a Nitro, el Ayuntamiento de Shoalhaven logró un aumento del 364 % en la productividad al dotar a los equipos de las herramientas de documentos digitales adecuadas para sus necesidades.
Si tienes curiosidad por saber cómo Nitro acelerará tu transformación digital sin salirse del presupuesto, echa un vistazo a nuestro libro electrónico «Más allá de la transformación: la evolución digital en tres sencillos pasos».
¿Te preocupa la migración a una nueva solución de gestión de documentos digitales?
Todas estas ventajas suenan muy bien, pero no si conllevan el elevado coste de alterar tu trabajo diario para pasar a un nuevo sistema de gestión de documentos digitales. La tecnología es solo una parte de tu transformación digital. Tu éxito a largo plazo depende del socio que elijas para garantizar que la transición, la implementación y la adopción se produzcan sin contratiempos.
Nitro facilita la gestión del cambio
Los expertos en implementación y migración de Nitro han desarrollado una metodología contrastada para garantizar que nuestros clientes puedan pasar de forma rápida y sencilla a nuestra plataforma de PDF, firma electrónica y análisis:
Incorporación y puesta en marcha sin contratiempos: analizamos las necesidades y los objetivos de su empresa, y le ofrecemos asistencia técnica y de implementación, asesoramiento en gestión del cambio , un plan de incorporación a medida y mucho más.
- Formación continua para los usuarios: nuestro conjunto de recursos en línea permite a su equipo adquirir confianza a medida que se familiariza con Nitro, mediante herramientas de autoayuda, seminarios web y nuestro foro de la comunidad de usuarios.
- Asistencia de primera clase: nuestro equipo de atención al cliente ha obtenido de forma constante una puntuación de satisfacción del cliente del 95 % y una puntuación NPS de 68, lo que supone un 20 % más que la media del sector tecnológico.
- Análisis del retorno de la inversión (ROI): Una vez que hayas configurado Nitro, te proporcionaremos análisis de uso para realizar un seguimiento de la participación, calculadoras para medir el ROI y otras herramientas para potenciar la productividad.
Descubre más sobre los cuatro pilares del éxito de Nitro en nuestra guía «Cómo cambiar de proveedor de PDF ».
Por qué el Ayuntamiento de Vincent cambió de Adobe® a Nitro
Siga el ejemplo de la ciudad de Vincent . El ayuntamiento de esta localidad, situada en el área metropolitana de Perth, en Australia Occidental, presta una amplia gama de servicios de administración local con un pequeño equipo de TI. La ciudad había adoptado Adobe Acrobat® para la creación y edición de archivos PDF, pero se dio cuenta de que su complicado proceso de concesión de licencias y sus elevados costes estaban lastrando su productividad y afectando a su presupuesto.
«Estoy muy satisfecho y convencido de que hemos tomado la decisión correcta. Gracias a Nitro, ahora contamos con una plataforma común que nos ofrece toda la funcionalidad que necesitamos».
Peter Ferguson
Director ejecutivo de TIC, Ayuntamiento de Vincent
El ayuntamiento se pasó a Nitro, y nuestros equipos colaboraron estrechamente con ellos para garantizar que la ciudad pudiera apreciar el valor de Nitro Business a la hora de respaldar sus objetivos. Gracias a nuestro precio más asequible y a nuestro sistema de licencias flexible, el Ayuntamiento de Vincent ahoradota a un 500 % más de empleados de herramientas de productividad documental rentables.
Reduzca costes y aumente el número de licencias con la solución de documentos digitales de Nitro
En definitiva, no hay motivo para que las administraciones locales se salgan del presupuesto por culpa del software de gestión documental ni se vean limitadas por restricciones de licencias. Descarga nuestro libro electrónico «Más allá de la transformación: la evolución digital en tres sencillos pasos» para descubrir lo fácil que es modernizar tus procesos documentales al tiempo que consolidas tus inversiones, mejoras la productividad y garantizas la seguridad.
Nos encantaría conocer los objetivos de su organización y ofrecerle más información sobre nuestro «Programa de inicio diferido» para Nitro Business. Este programa ofrece a los organismos públicos australianos la oportunidad de disfrutar de nuestras soluciones de PDF, firma electrónica y análisis durante un máximo de 12 meses sin necesidad de suscripción.
Póngase en contacto hoy mismo con nuestros expertos en el sector público para obtener más información.
