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Si trabajas en el departamento de TI de un ayuntamiento australiano, cada día te enfrentas a retos importantes.
- Presupuestos ajustados: tiene que sacar el máximo partido de cada dólar destinado a tecnología y encontrar formas de hacer más con menos.
- Mantenerse aldía: la constante evolución de la tecnología le obliga a digitalizar sus flujos de trabajo o arriesgarse a quedarse atrás.
- Ser ecológico con poco dinero: la sostenibilidad es una gran prioridad, pero puede parecer inalcanzable con un presupuesto cada vez menor.
Y, al mismo tiempo, hay que ser diligente con la seguridad de los datos, la privacidad y el cumplimiento de la normativa.
Si se siente identificado, está en el lugar adecuado. Exploremos cómo superar estos obstáculos y garantizar una transformación digital fluida, segura y satisfactoria.
¿Cuáles son las mejores soluciones documentales para la transformación digital?
Una solución documental digital única y optimizada con flujos de trabajo PDF y eSigning sin fisuras le ayudará a acelerar la transformación digital.
Superar todos los retos anteriores con herramientas documentales dispares que limitan sus licencias y solo añaden más complejidad a su pila de TI es difícil, si no imposible.
Hay un montón de soluciones que aparentemente ofrecen formas de acelerar las aprobaciones, introducir eficiencias y apoyar su transformación digital. Pero, ¿de qué sirven si hay que bloquear el acceso de los usuarios porque se ha alcanzado el límite de licencias? ¿Es realmente el mejor uso del tiempo de TI gestionar otra herramienta, especialmente si crea nuevos riesgos de seguridad?
Imagínese cuánto tiempo y estrés podría liberar con licencias flexibles, integración sencilla, administración centralizada y la mejor seguridad de su clase, todo en una única solución documental.
¿Cómo benefician las soluciones de documentos digitales a la administración local?
Una solución de documentos digitales que incluya sofisticadas herramientas de edición de PDF, firma electrónica y análisis ofrece varias ventajas a las organizaciones gubernamentales:
1. Gestión eficiente de licencias de software
Si su solución PDF actual limita el número de usuarios, está obstaculizando la productividad. ¿Cómo se supone que va a gestionar el trabajo remoto o la rotación de empleados? Por eso Nitro ofrece la flexibilidad de una licencia de sitio con usuarios ilimitados, para que pueda reducir drásticamente sus costes generales de gestión de licencias y dejar de preocuparse por cuántos puestos necesita (pero no tiene). También ofrecemos información sobre el uso de licencias para que pueda identificar las licencias no utilizadas o infrautilizadas y reasignarlas u optimizarlas.
2. Integración perfecta y API
Una solución moderna de documentos digitales se integra a la perfección con su infraestructura de TI y software existentes para minimizar las herramientas y maximizar la productividad en todos sus departamentos y ubicaciones. La solución documental adecuada favorece la colaboración sin necesidad de más personal de TI para gestionarla.
3. Facilidad de uso todo en uno
Las herramientas de PDF, firma electrónica y análisis combinadas en una única solución eliminan la necesidad de mantener y pagar por otro software. Consolidará los costes a la vez que unifica los procesos, en lugar de añadir software que añade otro paso al flujo de trabajo de los usuarios.
4. Sostenibilidad
Eliminar la necesidad de imprimir papel es una gran ayuda para las administraciones locales y un indicador importante que mostrar a la comunidad para demostrar su compromiso con la sostenibilidad . Una solución de documentos digitales con eSigning ilimitado hace que la firma de cualquier documento sea rápida, fácil, segura y sin papel, tanto si necesita firmas internas como externas, o ambas en el mismo documento.
Si acelerar sus objetivos de sostenibilidad es una prioridad para su empresa, descargue nuestro eBook para obtener consejos y opiniones de expertos para crear una estrategia y una cultura impactantes.
5. Mayor prestación de servicios
Cuando su solución de documentos digitales le permite acelerar las aprobaciones, los flujos de trabajo , las firmas y mucho más, puede prestar un mejor servicio a su comunidad. Mejorará la eficiencia operativa y agilizará los flujos de trabajo de documentos para que los procesos de los servicios públicos sean más rápidos y fluidos. Por ejemplo, los departamentos que requieren mucho trabajo de firma, como el de decesos, pueden acelerar su servicio para apoyar mejor a los directores de funerarias que trabajan con plazos específicos.
6. Escalabilidad
A medida que su gobierno evoluciona y su comunidad crece, su solución de documentos digitales debe apoyarle en los cambios necesarios . Debe adaptarse a las fluctuaciones en el uso del software, el número de usuarios y los requisitos de licencias sin interrumpir el trabajo diario.
7. 7. Seguridad y conformidad
Es fundamental que los gobiernos locales y su proveedor de soluciones de documentos digitales den prioridad a la seguridad y el cumplimiento de las normativas. Busque funciones de cifrado potentes, registros de auditoría y cumplimiento de las normas y reglamentos del sector.
8. Retorno de la inversión medible
Muchas soluciones documentales no incluyen análisis que le ayuden a tomar decisiones basadas en datos. Como cliente de Nitro, obtendrá información e informes en tiempo real al alcance de la mano, incluido el uso de funciones, la puntuación de productividad, los cálculos de ROI y el seguimiento de la sostenibilidad . Incluimos todos estos datos para ayudar a los equipos de TI a demostrar claramente el valor de su inversión en Nitro a las partes interesadas.
Nitro nos ofrece todo lo que necesitamos de nuestras herramientas de edición de PDF y eSigning, y desde una perspectiva económica, es muy superior a las alternativas. Pero lo que realmente me impresiona es la relación personal que tenemos con el equipo de Nitro. Siempre están ahí para nosotros".
John Walton
Director de prestación de servicios, Knight Frank Australia
Por qué los gobiernos locales australianos eligen Nitro
Nitro se fundó en Australia y estamos profundamente familiarizados con los retos a los que se enfrentan los gobiernos locales de la región. Hemos diseñado nuestra solución de documentos digitales para satisfacer las necesidades únicas del sector público australiano, para que los gobiernos locales puedan servir a sus comunidades con flujos de trabajo de documentos eficientes.
Nitro PDF Plus , que incluye nuestro editor de PDF, firma electrónica ilimitada y análisis, permite a las entidades gubernamentales eliminar la frustración y los costes asociados a los límites de licencias. Le ayudamos a optimizar sus costes de licencia a la vez que apoyamos la escalabilidad a medida que crece.
Además, Nitro apoya los objetivos de sostenibilidad, seguridad y reducción de costes de los departamentos de TI de las administraciones públicas, al tiempo que se integra a la perfección con su infraestructura actual. Creemos que el sector público debería ser capaz de transformarse digitalmente al mismo ritmo que el sector privado, por lo que hemos diseñado nuestra solución de documentos digitales para que sea fácil de incorporar, adoptar, utilizar y controlar.
Así es como los gobiernos locales utilizan Nitro Business:
Edición avanzada de PDF: Con una plataforma única y segura, las entidades gubernamentales crean, editan , convierten , combinan y firman documentos PDF en un solo lugar. Al gestionar grandes volúmenes de documentos y políticas internas, así como contratos con partes externas, Nitro permite al personal de la administración agilizar todas las tareas relacionadas con los documentos.
Firma electrónica segura: Nuestra solución de firma electrónica de alta confianza permite a cualquier persona en un flujo de trabajo de documentos firmar de forma segura archivos digitales con firmas legalmente vinculantes y conformes, y enviar documentos a varias partes para su firma en cuestión de segundos.
Información en tiempo real: Gracias a los análisis de Nitro, las agencias gubernamentales obtienen información y visibilidad completa de los flujos de trabajo y el uso para maximizar el software y obtener el mayor retorno de la inversión posible .
Historia de éxito: La transición sin problemas del Ayuntamiento de Shoalhaven a Nitro
Cuando el Ayuntamiento de Shoalhaven , en Nueva Gales del Sur (Australia), necesitó una solución PDF rentable que le diera más libertad de licencia de software, recurrió a Nitro.
En una entrevista reciente, Dane Hamilton, CIO del Ayuntamiento de Shoalhaven, admitió que el cambio le preocupaba a él y a su personal de TI. "Preveíamos que sería un reto conseguir que nuestro personal se incorporara", dijo Hamilton, "sobre todo porque gran parte del trabajo administrativo de alto nivel implicaba combinaciones de PDF para órdenes del día, redacción de actas, etc. Pero estábamos muy contentos con el apoyo de Nitro. Pero estamos muy contentos con la asistencia que nos ha prestado Nitro " .
Dan Jones, Director de Infraestructura y Prestación de Servicios de TI del Ayuntamiento,añadió: "Nuestra transición a Nitro ha sido un éxito. Nitro nos ayudó con la implantación y el plan de comunicación. La formación continua y la asistencia para la adopción por parte de los usuarios nos permitieron cumplir el plan... Nitro también nos proporcionó un portal de aprendizaje de autoservicio con guías prácticas que facilita la mejora de la adopción."
Desde que cambió Adobe por Nitro, el Ayuntamiento de Shoalhaven consiguió un aumento de la productividad del 364% al dotar a los equipos de las herramientas de documentos digitales adecuadas para sus necesidades.
Si tiene curiosidad por saber cómo Nitro acelerará su transformación digital por debajo del presupuesto, consulte nuestro libro electrónico Más allá de la transformación: Evolución digital en 3 sencillos pasos.
¿Le preocupa migrar a una nueva solución de documentos digitales?
Todas estas ventajas suenan muy bien, pero no si vienen acompañadas del elevado coste de interrumpir su trabajo diario para pasar a un nuevo sistema de documentos digitales. La tecnología es sólo una parte de su transformación digital. Su éxito a largo plazo depende del socio que elija para asegurarse de que la transición, la implantación y la adopción se realizan sin problemas.
Nitro facilita la gestión del cambio
Los expertos en implementación y migración de Nitro han desarrollado una metodología probada para garantizar que nuestros clientes puedan realizar un cambio rápido y sencillo a nuestra plataforma PDF, eSign y Analytics:
Incorporación y puesta en marcha sin problemas: Analizamos sus necesidades y objetivos empresariales, y le proporcionamos asistencia técnica y de implementación, consultoría de gestión de cambios , un plan de incorporación a medida y mucho más.
- Formación continua del usuario: Nuestro conjunto de recursos en línea permite a su equipo ganar confianza a medida que adoptan Nitro, mediante herramientas de autoayuda, seminarios web y el foro de nuestra comunidad de usuarios.
- Asistencia de guante blanco: Nuestro equipo de atención al cliente ha recibido sistemáticamente una puntuación de satisfacción del cliente del 95% y una puntuación NPS de 68, que es un 20% superior a la media del sector tecnológico.
- Análisisdel retorno de lainversión: Una vez configurado con Nitro, le proporcionamos análisis de uso para realizar un seguimiento del compromiso, calculadoras para medir el retorno de la inversión y otras herramientas para desbloquear la productividad.
Obtenga más información sobre los cuatro pilares del éxito de Nitro en nuestra Guía para cambiar de proveedor de PDF .
Por qué la ciudad de Vincent cambió Adobe® por Nitro
Se lo dice la ciudad de Vincent . El ayuntamiento de la ciudad, con sede en la zona metropolitana de Perth, Australia Occidental, ofrece asistencia a una serie de servicios de la administración local con un pequeño equipo de TI. La ciudad se había pasado a Adobe Acrobat® para la creación y edición de PDF, pero descubrió que su complicado proceso de concesión de licencias y sus elevados costes estaban obstaculizando su productividad y perjudicando su presupuesto.
Estoy muy satisfecho y seguro de que hemos tomado la decisión correcta. Gracias a Nitro, ahora tenemos una plataforma común que nos ofrece toda la funcionalidad que necesitamos".
Peter Ferguson
Director Ejecutivo de TIC, Ayuntamiento de Vincent
El ayuntamiento cambió a Nitro, y nuestros equipos trabajaron estrechamente con ellos para garantizar que la ciudad pudiera ver el valor de Nitro Business para apoyar sus objetivos. Gracias a nuestro bajo precio y a la flexibilidad de las licencias, la ciudad de Vincent cuenta ahoracon un 500% más de empleados con herramientas de productividad documental rentables.
Reduzca costes y aumente las licencias con la solución de documentos digitales de Nitro
La conclusión es que no hay motivo para que los gobiernos locales rompan el presupuesto por el software documental o se vean limitados por los límites de las licencias. Descargue nuestro eBook Más allá de la transformación: Evolución digital en 3 sencillos pasos para ver lo fácil que es modernizar sus procesos documentales a la vez que consolida sus inversiones, mejora la productividad y garantiza la seguridad.
Nos encantaría conocer los objetivos de su organización y compartir más información sobre nuestro Programa de inicio diferido para Nitro Business. Este programa ofrece a las agencias gubernamentales australianas la oportunidad de disfrutar de hasta 12 meses de nuestras soluciones PDF, eSign y analíticas sin necesidad de suscripción.
Póngase en contacto con nuestros expertos gubernamentales hoy mismo para obtener más información.
