Si su empresa confía únicamente en las firmas de bolígrafo a papel -es decir, las firmas húmedas-, ya conoce la lucha que supone la lentitud de los plazos de entrega. Usted imprime el documento, ordena las páginas, lo escanea o lo envía por correo, espera a que el firmante se lo devuelva, etc. Y eso si su impresora funciona cuando la necesita y sus documentos no se pierden en el correo.
La buena noticia es que hay una forma más rápida de obtener documentos firmados, y es con firmas electrónicas.
En esta guía, verá en qué se diferencian las firmas electrónicas de las húmedas y cómo pueden agilizar su proceso de firma, aumentar la seguridad y reducir los costes.
¿Qué es una firma húmeda?
Una firma húmeda es una marca que una persona hace en un papel físico para significar su participación en un contrato o acuerdo. Se denomina "húmedo" porque normalmente utiliza tinta, y el firmante utiliza un bolígrafo o un sello.
Aunque las empresas han utilizado este método de firma durante cientos de años, las firmas electrónicas pueden tener la misma autoridad legalmente vinculante en la mayoría de los países y escenarios.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica, o eSignature, es un método informatizado y legalmente vinculante para firmar documentos electrónicos rápidamente. Es seguro y verificable, lo que le ayuda a agilizar los flujos de trabajo que antes requerían documentación impresa.
El uso de la firma electrónica ofrece muchas ventajas, como una mayor eficacia, una mejor experiencia para el usuario, el cumplimiento de la legislación, la seguridad y un impacto positivo en la sostenibilidad.
¿Quiere saber más sobre las ventajas para su organización? Consulte nuestra Guía definitiva sobre la firma electrónica.
¿Cuáles son las desventajas de la firma húmeda frente a la firma electrónica?
Incluso para aquellos que veneran las prácticas comerciales establecidas, las firmas húmedas están pasando de moda debido a muchas desventajas frente a la firma electrónica:
- Tiempo de respuesta lento: Obtener una firma húmeda simplemente lleva más tiempo en comparación con las firmas electrónicas.
- Mayores costes: Los gastos de papel, tinta de impresora, suministros de envío y servicios de entrega pueden acumularse rápidamente, sobre todo si pertenece a un sector como el inmobiliario o el sanitario que gestiona grandes volúmenes de documentos.
- Mayor riesgo para la seguridad: Un paquete de papel que se traslada de una oficina a otra es vulnerable a la pérdida, el deterioro o el robo. Un archivo digital enviado a través de un sistema seguro con una firma electrónica es una opción mucho más segura, especialmente si se trata de datos sensibles.
- Incapacidad para escalar: Considere todas las desventajas de la firma húmeda y multiplíquelas por los cientos o más de firmas que su negocio requiere mensualmente. Simplemente no es práctico, dada la tecnología disponible hoy en día.
- Mantenimiento de registros engorroso: Puede llenar almacenes enteros con cajas de archivo de documentos firmados y, cuando necesite acceder a un registro, tendrá que rebuscar en el archivo físico para encontrarlos.
- Impacto medioambiental negativo: Cientos o miles de documentos de varias páginas generados anualmente equivalen a muchos árboles muertos. En el siglo 21, las empresas pueden hacerlo mejor, preservar los recursos naturales y seguir haciendo el trabajo con firmas electrónicas.
- Menor visibilidad en torno al estado de la firma: Cuando utiliza firmas húmedas, es posible que no sepa en qué punto del proceso de firma se encuentra un documento. Por el contrario, las firmas electrónicas proporcionan una pista de auditoría para que siempre conozca el estado de un documento.
Los inconvenientes de la firma húmeda son muchos, pero también lo son las ventajas de sustituirla por la firma electrónica.
¿Cuándo puedo utilizar una firma electrónica en lugar de una firma húmeda?
Si le preocupa que las firmas electrónicas no funcionen para usted o sus necesidades comerciales, no tiene por qué estarlo. Las firmas electrónicas tienen el mismo impacto jurídicamente vinculanteque las firmas húmedas en prácticamente todos los países industrializados.
Gracias a laLey de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN)de los EE. UU., las firmas electrónicas son legalmente válidas en los EE. UU. y en cualquier lugar donde se apliquen las leyes federales. De manera similar, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) establece la uniformidad legal de los registros electrónicos y firmados a mano para eliminar las barreras al comercio digital de EE. UU.
En la Unión Europea (UE), el reglamento Electronic Identification, Authentication and Trust Services (eIDAS) establece la legalidad de las firmas electrónicas. Algunos países de la UE van incluso más allá y exigen una firma digital: un código cifrado que el firmante puede utilizar para verificar la integridad y autenticidad de un mensaje, entre otras diferencias con respecto a las firmas electrónicas.
Aunque legalmente puede utilizar firmas electrónicas en lugar de firmas húmedas en muchos lugares del mundo y en la mayoría de los escenarios, existen algunas excepciones.
¿Cuándo debo seguir utilizando una firma en húmedo frente a una firma en seco? ¿Una firma electrónica?
Las normas que regulan dónde se requieren firmas húmedas varían.
En el marco del eIDAS, se requiere una firma húmeda en los siguientes documentos:
- Documentos relacionados con el derecho de familia y sucesiones, como acuerdos de separación o últimas voluntades y testamentos
- Acciones legales o documentos que requieran autorización notarial del tribunal
- Documentos legales para asegurar una garantía inmobiliaria para la fianza
- Casos en los que una ley especial prohíbe la firma electrónica
La ley estadounidense también exige una firma húmeda en:
- Documentos notariales
- Hipotecas o desahucios
- Escrituras de fideicomiso
- Pagarés
En Australia, las firmas electrónicas no son válidas en los casos de ciudadanía y migración.
La Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos de Canadá (PIPEDA)no cubre algunas leyes de familia (testamentos, fideicomisos, divorcio) y transacciones de bienes raíces.
La mejor práctica para estar seguro es investigar las directrices en los países concretos relevantes para su transacción.
¿Puedo utilizar Nitro Sign para una firma húmeda?
Aunque las empresas suelen utilizar Nitro Sign para gestionar las firmas electrónicas y digitales, también puede ayudar a acelerar la recogida de firmas húmedas.
Nitro Sign le permite añadir una firma húmeda a un documento digital de varias formas, incluida la carga de una firma a partir de un escaneado o la "escritura" de una firma utilizando un cursor.
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Para aumentar la productividad, debe recortar el tiempo y los recursos desperdiciados. Conocer las características únicas, los beneficios y los inconvenientes de la firma húmeda frente a la firma electrónica y sus ventajas le permitirá tomar las mejores decisiones sobre lo que necesita para operar con eficacia y cómo hacerlo realidad.
Nitro Sign ofrece el método más sencillo para crear, enviar y realizar el seguimiento de firmas electrónicas, al tiempo que se integra con sus otros procesos digitales.
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