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Los 3 tipos de firmas electrónicas: ¿cuál es el adecuado para su negocio?

3 tipos de firma electrónica. png

Aprenda a elegir el método de firma electrónica correcto a medida que evolucionan su negocio y su tecnología.

Con una gran cantidad de beneficios comerciales como mayor eficiencia, ahorro de costos y mayor seguridad y cumplimiento, es fácil ver por qué las firmas electrónicas o eSignatures están desempeñando un papel importante en el proceso de transformación.

Pero, ¿sabía que existen diferentes tipos de firmas electrónicas? Tres para ser precisos, cada uno con distintas capacidades y casos de uso. Ponerse al día con cada método puede ayudarlo a planificar el futuro y garantizar que invierta en la solución de firma electrónica más segura y compatible con los requisitos de su negocio.

Aquí hay una guía simple con los datos más importantes que debe saber sobre los diferentes tipos de firmas electrónicas.

Elegir los mejores métodos de firma electrónica para su empresa

El reglamento de Servicios de confianza, autenticación e identificación electrónica (eIDAS) de la Unión Europea define la estructura legal para la identificación, las firmas, los sellos y los documentos electrónicos en toda la UE.

Clasifica las firmas electrónicas por el nivel de seguridad que ofrecen en tres tipos:

1 . Firma Electrónica Simple (SES)

La firma electrónica simple es el método más básico que funciona para muchos requisitos de firma del día a día. Funciona simplemente demostrando la aceptación o aprobación por parte del firmante. Puede ser una imagen escaneada de una firma, una firma dibujada manualmente en una pantalla de escritorio (y guardada digitalmente), un clic en el botón "Acepto", etc. Las firmas electrónicas simples son una forma rápida y eficiente para que las empresas envíen ofertas. cartas o solicitar términos y condiciones para ser firmados por las partes interesadas.

Si bien existen múltiples casos de uso específicos para cada método, asegúrese de consultar las regulaciones de su país. Lea la Sección 4 de nuestra Guía definitiva sobre firmas electrónicas para obtener más detalles sobre las leyes específicas de cada país.

2 . Firma Electrónica Avanzada (AES)

Las Firmas Electrónicas Avanzadas ofrecen más seguridad que las Firmas Electrónicas Simples. Proporcionan un mayor nivel de verificación de la identificación del firmante y sellado contra manipulaciones, lo que significa que el documento no se puede cambiar una vez que se firma. La firma debe estar vinculada de manera única al firmante y creada bajo el control exclusivo del firmante.

Las firmas electrónicas avanzadas pueden ayudar a impulsar una experiencia perfecta para los empleados. Con el trabajo remoto e híbrido aquí para quedarse , las organizaciones pueden hacer que procesos como la incorporación de empleados sean más eficientes y convenientes.

3 . Firma Electrónica Cualificada (QES):

La seguridad y la autenticidad son consideraciones clave al elegir una firma electrónica. Una Firma Electrónica Cualificada ofrece el más alto nivel de seguridad y se considera el equivalente del método escrito a mano.

Vincula la identidad del firmante a su firma mediante un certificado personal y cualificado emitido por un Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP). Esto garantiza que la firma no solo sea válida en el país de la UE donde se ha asignado, sino que también se reconozca como una firma válida y legalmente vinculante en todos los demás estados miembros de la Unión Europea.

A diferencia de los otros métodos de firma, la carga de la prueba recae en la parte que disputa la(s) firma(s), no en el iniciador.

Las firmas electrónicas calificadas pueden ayudar a asegurar y optimizar transacciones de alto valor, como contratos de compra y acuerdos de arrendamiento.

¿Cuál es la diferencia entre los tipos de firma electrónica?

Los principales diferenciadores entre los métodos de firma electrónica se basan en cuatro elementos clave:

  • Autenticidad
  • Identidad
  • Integridad
  • Autenticación

Para ayudarlo a comprender cada uno de estos elementos con más detalle, analicemos más:

Una visión general de las firmas electrónicas simples, avanzadas y cualificadas.

¿Qué método de firma electrónica necesita?

Es crucial elegir un método de firma electrónica que se alinee con las necesidades de su negocio y sus requisitos regulatorios globales. Hágase estas tres preguntas para prepararse para el éxito:

1 . ¿Qué necesita para obtener una solución de firma electrónica?

Defina qué es lo que quiere lograr con el uso de firmas electrónicas. ¿Evolucionarán estos objetivos a medida que avanza en su viaje de transformación digital? Si bien es posible que solo tenga los requisitos básicos hoy, tenga en cuenta que podría necesitar niveles más altos de seguridad y cumplimiento en el futuro a medida que crece.

2 . ¿Cómo utilizará las firmas electrónicas dentro de sus flujos de trabajo existentes?

Es importante tener en cuenta los diferentes casos de uso de las firmas electrónicas en su empresa. ¿Está buscando completar las tareas del día a día o se centrará en proyectos complejos de alta prioridad? Analice sus flujos de trabajo existentes e identifique dónde las firmas electrónicas podrían agregar valor potencial.

3 . ¿Cuáles son sus requisitos de cumplimiento y seguridad para las firmas electrónicas?

Eche un vistazo más de cerca a las transacciones que firmará electrónicamente y el riesgo asociado. Si opera en una industria altamente regulada, necesitará el máximo nivel de seguridad. Las leyes y regulaciones que rodean a las firmas electrónicas también pueden variar entre regiones y países. Para obtener detalles específicos sobre la legalidad y la exigibilidad, lea la Sección 3 de nuestro eBook de firma electrónica .

Una vez que haya determinado el método más adecuado para su organización, el siguiente paso de elegir un proveedor de firma electrónica será mucho más fácil. Consulte nuestra lista de verificación de evaluación para ayudarlo a tomar una decisión informada.

Vea cómo las firmas electrónicas pueden generar resultados comerciales

Ya sea que esté incorporando a un nuevo empleado o firmando un acuerdo de bienes raíces , Nitro puede ayudarlo a navegar su viaje de firma electrónica y elegir una solución adecuada para su negocio.

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