Más empresas que nunca han hecho el cambio de las firmas tradicionales a las electrónicas, pero esta transición plantea preocupaciones prácticas. Si su empresa maneja datos confidenciales, ¿cómo puede asegurarse de que está tomando todas las precauciones de seguridad con los documentos electrónicos y la firma electrónica?
Esta publicación lo ayudará a pensar en consideraciones importantes para garantizar que su solución de firma electrónica y su proveedor lo ayuden a manejar los datos confidenciales de manera adecuada. También puede descargar nuestra Guía definitiva sobre firmas electrónicas para profundizar en todo lo que necesita saber sobre la firma electrónica.
¿Cuáles son ejemplos de datos confidenciales que podrían estar firmados electrónicamente?
- Datos relativos a la salud y la información personal (sanidad, finanzas, recursos humanos)
- Datos genéticos (médicos, seguros de vida)
- Afiliación sindical (RH)
- Afiliación política y opiniones (gobierno, sector público)
- Datos relativos a la orientación sexual de una persona (sanidad, finanzas)
- Datos biométricos (aplicable cuando se utilizan métodos de firma biométrica)
Pólizas de seguro generadas automáticamente, contratos inmobiliarios firmados digitalmente, incorporación digital de pacientes en hospitales: todos estos son ejemplos de la vida real de cómo las organizaciones están modernizando sus procesos basados en papel con firmas electrónicas. Pero las industrias que procesan datos personalizados y confidenciales a un gran volumen deben tener mucho cuidado con la forma en que manejan esta información.
Las empresas de los sectores sanitario , legal , bancario , de seguros y gobierno procesan información sensible a diario. La rotación de documentos ocurre sin parar, y cada pieza de información personal y/o confidencial debe ser contabilizada. Además, no manejar los datos confidenciales con cuidado puede resultar en sanciones severas. Por ejemplo, las regulaciones integrales de GDPR de Europa entraron en vigencia en 2018 y las filtraciones de datos corporativos muy publicitadas han hecho retroceder enormemente a las empresas durante la última década.
El tratamiento de datos personales requiere especial atención y diligencia. Las empresas deben tener cuidado de seguir las pautas de su industria al manejar información digital. Eso se aplica a todos los tipos de trabajos con documentos digitales, y la firma electrónica no es una excepción.
5 Consideraciones para la firma electrónica con datos confidenciales
Aquí hay 5 cosas que debe tener en cuenta al evaluar las soluciones de firma electrónica y si lo ayudarán a garantizar que la información confidencial se administre correctamente.
1 ) Identificación del firmante
Al enviar un documento para una firma electrónica, asegúrese de que solo se conceda acceso a la persona cuya firma está solicitando. Identifique el(los) único(s) firmante(s) requerido(s) para cada documento. Una vez que se ha determinado el destinatario, puede usar herramientas seguras en línea que ofrecen servicios de identificación para mantener el documento en manos de una persona específica. Dichas herramientas pueden ser algo así como una tarjeta de identidad nacional, un esquema de identidad o un servicio que proporcione capacidades de identificación.
2 ) Gestión de consentimiento
Ciertas categorías de datos personales solo pueden procesarse después de recibir el consentimiento explícito del interesado. En estos casos, asegúrese de recopilar las suscripciones necesarias de sus firmantes. Algunas soluciones de firma electrónica ofrecen herramientas de gestión de aceptación de consentimiento, que permiten a los recopiladores de datos obtener el consentimiento de sus destinatarios.
Además, tendrá que ser transparente sobre sus actividades de procesamiento e informar a los interesados de manera adecuada. Elegir una solución de eSigning que presente esta información en un formato emergente antes de que sus destinatarios firmen sus documentos puede automatizar este proceso.
3 ) Períodos de retención de datos
Los períodos de retención (cuánto tiempo se almacenan los datos personales) se han convertido en un tema candente en la seguridad de la información. Al procesar muchos documentos con firmas electrónicas, es muy importante tener en cuenta cuánto tiempo se almacenan estos documentos y dónde se archivan después.
Probablemente, la decisión más impactante que se debe tomar es si elegir una solución en la nube o en las instalaciones para el almacenamiento de datos. Las soluciones en la nube almacenarán documentos firmados en la nube u ofrecerán integraciones de API que permitan conectar el software de firma digital con un DMS u otros paquetes de software relevantes. Si configura integraciones de API, asegúrese de eliminar los documentos firmados de los servidores de su proveedor tan pronto como se complete la firma.
4 ) Firma electrónica con cifrado
El cifrado garantiza la confidencialidad del contenido de un documento y, por lo tanto, es quizás la forma más adecuada de garantizar la seguridad de los datos personales. Con el cifrado, solo las partes autorizadas tendrán acceso a la información que se les envíe. Al cifrar información, es importante tener en cuenta los datos en reposo y en tránsito también.
5 ) Legislación y leyes nacionales de residencia de datos
Es fundamental no perder de vista la legislación nacional vigente en materia de almacenamiento y transferencia de datos. Los países pueden emitir legislación específica sobre tipos particulares de datos. Por ejemplo, Francia ha tomado amplias medidas reglamentarias relacionadas con el procesamiento de datos de salud. Tenga en cuenta las normas de cumplimiento sobre la transferencia de datos entre países.
| Medidas de seguridad de firma electrónica de Nitro | ||
| Identificación del Firmante | ||
| Servicios de identificación | 
| Identifique al firmante antes de darle acceso a los documentos integrando nuestros servicios de identidad en su entorno de firma electrónica |
| Protección de datos por diseño | ||
| Botón de suscripción |
| Incluir botones de suscripción para obtener los consentimientos necesarios |
| Gestión de consentimiento |
| Configure su propia política de gestión de consentimiento |
| Política de privacidad |
| Incluya sus políticas de privacidad personalizadas dentro del proceso de firma |
| Períodos de retención | ||
| Integraciones de API |
| Configure nuestras API según sea necesario para garantizar que los documentos firmados se almacenen de forma segura en sus sistemas internos |
| Eliminación automática |
| Instale la eliminación automática para asegurarse de que los documentos no se almacenen después de que se firmaron |
| Cifrado | ||
| Cifrado |
| Los documentos (y los datos incluidos) se cifran en reposo y en tránsito |
| Servicios en la nube y proveedores de alojamiento | ||
| Alojamiento |
| Alojado en Microsoft Azure, implementando numerosas medidas técnicas y organizativas (con certificación ISO 27001 ) para garantizar una seguridad adecuada. Más información sobre el Centro de confianza de Microsoft. |
| certificación HDS |
| Microsoft Azure tiene certificación HDS |
| En la premisa |
| Microsoft Azure tiene certificación HDS |
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