Toda organización debe hacer de la seguridad una prioridad absoluta, especialmente cuando se trata de datos sensibles . Pero, ¿ha pensado alguna vez en el volumen de documentos y transacciones que su equipo procesa y firma a diario? Es mucha información que hay que rastrear y mantener segura.
Los registros de auditoría de la firma electrónica pueden ayudarle a recuperar el control. Son una herramienta valiosa para proporcionar mayores niveles de visibilidad en sus flujos de trabajo, a la vez que mantienen a su organización segura y conforme. Es probable que su software de contabilidad incluya registros de auditoría, y su solución de firma electrónica también debería hacerlo.
Siga leyendo para obtener una guía sobre los registros de auditoría y su importancia en las firmas electrónicas.
Un registro de auditoría de firma electrónica , a menudo denominado registro de auditoría o certificado de finalización, registra todas las actividades que tienen lugar en sus documentos a lo largo del proceso de firma electrónica. La información clave se rastrea y registra automáticamente, desde el nombre del firmante hasta dónde se han realizado los cambios. Algunos detalles que se rastrean en los registros de auditoría son:
- Detalles de los firmantes, incluyendo el nombre y la dirección IP
- Confirmación de que el firmante o los firmantes han sido plenamente autentificados
- Hora y fecha de la firma del documento
- Detalles de cualquier otro cambio realizado en el documento
¿Cuáles son las ventajas de utilizar los registros de auditoría de la firma electrónica?
Analicemos cuatro de las principales razones por las que su organización debería adoptar los registros de auditoría.
Prácticas de firma electrónica totalmente conformes: ¿Sabía que hay leyes globales de firma electrónica que su empresa debe cumplir? Con los registros de auditoría, puede cumplir los requisitos legales específicos de su sector y garantizar la integridad de sus flujos de trabajo de firma electrónica en todo momento.
Procesos de firma electrónica más eficientes: Los registros de auditoría rastrean y almacenan automáticamente los datos a lo largo del proceso de firma, sustituyendo las tareas manuales y repetitivas por flujos de trabajo rápidos y digitalizados. El historial de documentos puede almacenarse en un solo lugar para que su equipo pueda acceder a él en tiempo real, de modo que no tenga que perder un tiempo precioso buscando frenéticamente los documentos.
Mejora de la seguridad de los documentos: ¿Pertenece usted a un sector que requiere altos niveles de seguridad como la sanidad, los servicios financieros o el sector inmobiliario? Los registros de auditoría crean flujos de trabajo seguros y fiables para sus equipos. Tendrá la tranquilidad de saber que sus documentos son vistos sólo por las personas adecuadas y que no se modifican una vez finalizado el proceso de firma.
Reducción de los residuos y costes de papel: Imagínese el volumen de papel que tendría que manejar si imprimiera y almacenara todos sus documentos, por no hablar de los elevados costes. Al dar el paso a los flujos de trabajo documentales digitalizados, estará impactando positivamente en el medio ambiente y reduciendo los gastos de la empresa.
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Con Nitro Sign, puede obtener un registro de auditoría detallado de la actividad de su documento con solo unos pocos clics. Todos los documentos que se cargan en Nitro Sign se registran automáticamente, por lo que no debe preocuparse por capturar la información cada vez.
- Abra su documento en Nitro Sign.
- Haga clic en el icono Información en la parte superior derecha.
- En el panel de información colapsable, seleccione Historia.
Cómo descargar y añadir su pista de auditoría en Nitro Sign
- En el panel de información de la derecha, seleccione Descargar el registro de auditoría.
- Para crear una copia del documento, seleccione la pestaña File y Duplicate Document.
- Ponga un nombre a su documento y seleccione Copiar para terminar.
- Para combinar el documento con la pista de auditoría, seleccione Ver en la parte superior derecha.
- En la pestaña Inicio , seleccione Combinar.
- Añada el archivo de prueba de auditoría descargado desde su ordenador.
- Seleccione Continuar.
- Tendrá la opción de solicitar una firma para los nuevos documentos combinados o de organizar las páginas después de la combinación.
- Seleccione Combinar 2 Documentos.
- El documento recién combinado ya está listo.
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Cómo un cliente acelera los procesos de firma electrónica con Nitro Sign
La empresa global de entretenimiento, Salem Media, utiliza Nitro Sign para acelerar los flujos de trabajo, impulsar la visibilidad y mejorar la productividad de sus equipos de ventas, marketing, contabilidad e ingeniería. Con la función de pistas de auditoría, crearon un "archivador electrónico" de firmas para rastrear y almacenar fácilmente la información importante que necesitan.
La empresa desplegó las firmas electrónicas de Nitro a un número diez veces mayor de empleados que antes tenían acceso, impulsando la eficiencia en toda la organización.
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