Las agencias y organizaciones gubernamentales se enfrentan a la presión de volverse digitales a medida que los ciudadanos claman por las mismas experiencias que obtienen en cualquier otro lugar. Pero el gobierno es una máquina mucho más lenta que otras industrias, y con diferentes obstáculos para volverse digital. Los largos procesos de toma de decisiones y aprobación, las preocupaciones de seguridad y los presupuestos pueden estancar a las agencias de adoptar el gobierno electrónico.
La demanda de gobierno digital
Dar el paso a los procesos digitales es esencial para las organizaciones gubernamentales, no solo porque los ciudadanos exigen interacciones digitales, sino porque la transformación digital es el camino hacia una mejor gobernanza para todos. La Encuesta sobre gobierno electrónico 2022 de las Naciones Unidas señala que "no dejar a nadie atrás" es un "eje central" del desarrollo sostenible, y cerrar las desconexiones dentro del ecosistema del gobierno digital es una forma vital de garantizar que el gobierno electrónico no solo benefician a los segmentos aventajados de mayores ingresos de la sociedad.
Si no está seguro de por dónde empezar con el gobierno electrónico, considere las soluciones de documentos digitales. Son uno de los componentes más cruciales de una estrategia de transformación digital, y las herramientas de documentos específicos, como las soluciones PDF y eSign , son un gran paso hacia el éxito.
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¿Por qué Documentación Digital?
En primer lugar, verá grandes avances en la eficiencia. El uso de soluciones de documentos digitales le permite automatizar muchos de los procesos manuales que tienden a atascar a las organizaciones que utilizan mucho papel, como las agencias gubernamentales. La automatización le permite integrar flujos de trabajo de autoservicio para que los electores puedan procesar el papeleo digital por sí mismos.
Hacer el cambio a un enfoque de gobierno electrónico también le brinda un grado de agilidad y la capacidad de respaldar una fuerza laboral digital. El socio de transformación digital adecuado le dará a su organización acceso a documentos a través de una plataforma que los empleados pueden aprovechar en múltiples dispositivos. Puede adaptarse a entornos de trabajo modernos y será más ágil para cambiar.
La seguridad y el cumplimiento de sus datos, documentos e información confidencial también son beneficios que verá con las soluciones de documentación digital como PDF y eSign. Aplicará políticas que lo mantendrán en línea con las regulaciones de cumplimiento, mientras que las soluciones de firma electrónica generan firmas legalmente vinculantes. La solución correcta lo ayudará a cumplir con múltiples requisitos de la industria con medidas de seguridad con las que puede contar para un gobierno digital exitoso.
Seguridad y e-Gobierno
El panorama de la ciberseguridad cambia cada día que ocurre una nueva brecha dañina. Pero el proveedor de soluciones adecuado dejará en claro qué características de seguridad y adherencia al cumplimiento pueden proporcionar.
Un socio de transformación digital como Nitro mantiene seguros todos los datos confidenciales a través de estrictas prácticas de seguridady mantiene la integridad de los documentos y los registros de auditoría para garantizar el cumplimiento. Simplificará las auditorías con documentación digital, ya que sus empleados no tendrán que perder mucho tiempo filtrando archivos físicos o carpetas electrónicas dispersas. El seguimiento de versiones significa que hay una forma clara de demostrar su cumplimiento de las normas. Y la firma electrónica altamente segura y los procesos de verificación de identidad le permiten estar tranquilo con un enfoque proactivo para la protección de datos.
¿Cómo elijo al socio adecuado para la transformación digital?
Hágase estas preguntas antes de encontrar un proveedor de documentos y una solución que lo ayude a migrar al gobierno electrónico.
- ¿El proveedor ofrece integraciones con sus soluciones existentes para que no tenga que eliminar y reemplazar?
- ¿Es claro y demostrable qué ROI obtendrá de la solución?
- ¿Son sofisticadas sus prácticas de seguridad ?
- ¿ Las licencias o la capacitación incurrirán en tarifas sorpresa?
- ¿Están dispuestos a trabajar dentro de su presupuesto?
- ¿Proporcionan gestión de cambios y soporte al clientegratuitos?
- ¿Puedes probar antes de comprar?
Hacer estas preguntas lo acercará más a encontrar el socio adecuado para una transformación digital inteligente y estratégica en el gobierno.
¿Qué pasa con mis sistemas existentes?
Como entidad gubernamental, es probable que tenga varios sistemas entretejidos en sus operaciones. La solución de documentación digital adecuada no hará que los desarraigue. En su lugar, la solución debe integrarse con ellos a través de potentes API para que pueda optimizar los datos en todos los sistemas y consolidar el trabajo en menos plataformas.
Ejemplos de cómo la documentación digital apoya el gobierno electrónico
Aquí hay algunos casos de uso de la vida real sobre cómo las entidades gubernamentales usan las siguientes soluciones para impulsar mejoras.
- Los archivos PDF le permiten aprovechar una plataforma única y segura con una interfaz de usuario intuitiva para crear, editar, convertir, combinar y firmar documentos PDF.
- Las firmas electrónicas permiten a las personas en los flujos de trabajo de documentos firmar de manera segura documentos digitales con firmas legalmente vinculantes de manera compatible. Obtenga más información sobre la firma electrónica de alta confianza en nuestra Guía definitiva sobre firmas electrónicas.
- Los análisis le brindan visibilidad e información sobre sus flujos de trabajo para que pueda comprender el uso y realizar mejoras para aprovechar al máximo el ROI de su solución.
Flujos de trabajo más rápidos y optimizados en todos los documentos
Con las firmas electrónicas, puede automatizar gran parte de las idas y venidas que normalmente se asocian con los flujos de trabajo en papel. Puede asignar roles como aprobadores, aceptantes, destinatarios y más en una amplia gama de documentos, incluidos permisos, licencias, contratos, documentos legales y más. Los documentos se pueden enrutar a las personas adecuadas en el orden correcto.
Aumente la productividad de la gestión de casos y los servicios sociales
Las agencias de servicios sociales a menudo tienen muchos casos en papel y pueden requerir que muchas partes (médicos, investigadores, administradores de casos) revisen y firmen los documentos del caso. Las firmas electrónicas hacen que el proceso de colaboración, aprobación y revisión de los archivos de casos sea una experiencia más fluida para todas las partes, y les permite a los involucrados revisar y firmar documentos desde cualquier lugar. La digitalización de su trabajo de casos puede acelerar el trabajo de los servicios sociales que a menudo salva vidas.
Acelerar subvenciones, contratos y compras
Los procesos manuales de documentos pueden retrasar innecesariamente la recepción de subvenciones si el personal necesita estar físicamente presente para mover la documentación de la solicitud o aprobar los archivos. Las soluciones PDF y eSign facilitan estos importantes flujos de trabajo para que las agencias puedan recibir fondos más rápido.
¿Por qué Nitro como su socio de administración electrónica?
Nitro conoce la lucha de las agencias gubernamentales cuando se trata de tecnología obsoleta, métodos de trabajo más antiguos y obstáculos para adoptar nuevas soluciones. Es por eso que nuestras herramientas PDF y eSign están diseñadas para integrarse sin problemas e introducir el gobierno electrónico en su organización de una manera rentable.
Soporte de gestión de cambios
Nitro no le entrega una solución de documentos digitales y lo deja solo. Ofrecemos ayuda en la gestión del cambio de varias maneras. Brindamos incorporación y soporte de expertos a cada usuario, e identificamos posibles obstáculos, y sus soluciones, desde el principio. La planificación de hitos, elementos de acción y sesiones de capacitación garantiza la aceptación de los empleados.
Un programa piloto integral
Cuando se comprometa con un software que será parte integral del éxito de su transformación digital, debe probarlo antes de comprarlo. Muchas “pruebas gratuitas” de los proveedores de soluciones de documentos digitales son breves y no brindan el acceso a sus funciones que obtendría como usuario real.
Cuando desea una experiencia de prueba inmersiva, el programa piloto de Nitro le brinda la mejor y más completa manera de saber si Nitro es adecuado para su organización gubernamental. Obtiene acceso a Nitro Productivity Platform con una prueba sin riesgo, y el piloto se ejecuta durante varias semanas. Durante ese tiempo, sus usuarios pueden realizar pruebas exhaustivas y una evaluación técnica de nuestra solución de análisis, eSign y PDF todo en uno. Si decide optar por Nitro, su incorporación será rápida, lo que lo ayudará a ver el ROI rápidamente.
ROI demostrable con Analytics
El producto de análisis de Nitro le permite mostrar claramente cómo está maximizando su inversión en sus herramientas de documentación digital, además de ayudarlo a mejorar el uso en toda la organización. Al capturar datos relevantes, puede realizar un seguimiento del uso de los productos de Nitro, eliminar cuellos de botella y calcular automáticamente los ahorros. Demostrará el ROI con una productividad medible.
Servicio al cliente superior
En Nitro, creemos que la atención al cliente dedicada no debe ser un complemento importante. Nuestro equipo está comprometido con su éxito a largo plazo con nuestra solución, por lo que permanecemos disponibles 24x7 para ayudarlo con cualquier servicio de soporte que pueda necesitar. Tenemos un historial de experiencia ayudando a las agencias gubernamentales a superar los obstáculos de la adopción de soluciones digitales, y nuestros expertos están dedicados a resolver cualquier problema para usted lo más rápido posible.
Optimización de todos los flujos de trabajo de documentos gubernamentales
Con Nitro, puede optimizar los flujos de trabajo para los siguientes tipos de documentos:
- Documentos financieros y fiscales
- Subvenciones y préstamos
- Permisos y licencias
- Contratación
- Servicios sociales
- Gestión de casos
- Informes
- Contratos y acuerdos
- Documentos legales
- Documentos de empleo
Haga el cambio a la administración electrónica con Nitro hoy
Para obtener más información sobre cómo elegir un socio de transformación digital para su organización gubernamental, descargue nuestro libro electrónico gratuito.
Nos encantaría conocer los objetivos y necesidades de su agencia. Póngase en contacto con Nitro hoy para ver una demostración de nuestras soluciones y aprender cómo podemos ayudar.