¿Qué es la transformación digital?

La tecnología ha cambiado el panorama empresarial, pero puede ser un desafío saber cómo mantener su organización operando de manera competitiva.

Muchos líderes de TI se refieren a la transición a la nueva tecnología como "transformación digital". Esta guía lo ayudará a comprender los conceptos básicos de la transformación digital y cómo puede construir una estrategia efectiva.

¿Qué es la transformación digital?
¿Por qué es importante la transformación digital?
¿Qué impulsa la transformación digital?
¿Cuáles son los componentes de un marco de transformación digital?
Cómo crear una estrategia de transformación digital
¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital?
Ejemplos de transformación digital
Cómo medir el ROI de la transformación digital
Funciones del equipo de transformación digital
¿Cuáles son los retos de la transformación digital?
Tendencias de transformación digital

La transformación digital (DX o DT) es el proceso de integración de tecnologías digitales inteligentes en las operaciones, soluciones y cultura de una empresa para satisfacer la demanda del mercado de productos y servicios mejores y más accesibles. La transformación digital efectiva puede empoderar a las empresas para atraer y retener a más clientes, aumentar los ingresos, reducir los costos y habilitar una fuerza laboral totalmente remota o híbrida.

Para las empresas que cambian a entornos de trabajo remotos o híbridos, la migración de procesos tradicionales fuera de línea y la gestión de documentos a flujos de trabajo digitales se convierte en una necesidad. Para otras empresas, pasarse a lo digital puede significar reducir los costos de impresión y su huella de carbono al firmar documentos electrónicamente.

Independientemente de los objetivos de digitalización que busque alcanzar dentro de su organización, una iniciativa de transformación bien planificada es crucial para el éxito.

A veces, la capacidad de adaptarse mediante la tecnología puede ser la diferencia entre la continuidad del negocio y cerrar las puertas, como ante una pandemia mundial.

En una encuesta reciente realizada por Dell Technologies a más de 4,300 negocios globales, 80% de los líderesindicaron que aceleraron sus programas de transformación digital durante la pandemia para poder mantener las operaciones. Algunas de sus áreas de enfoque fueron la implementación de tecnologías que potenciaron el trabajo remoto, reinventaron las experiencias digitales para clientes y empleados y fortalecieron la ciberseguridad.

En lugar de esperar a que otro evento global fuerce la transformación digital, las empresas deben continuar acelerando sus iniciativas. Estos esfuerzos no solo crearán mecanismos de seguridad para la continuidad, sino que también los ayudarán a satisfacer las demandas de su mercado de manera más efectiva.

Existen tres tecnologías principales o impulsores del cambio digital en las empresas, incluida la computación en la nube, la inteligencia artificial (IA) y las aplicaciones móviles (apps).

Aquí hay una mirada más cercana a cada una de esas tecnologías:

• Computación en la nube: brinda servicios como servidores, almacenamiento, bases de datos y software a pedido a través de Internet ("la nube"), brindando a las empresas una mayor flexibilidad para acceder a información esencial y a los clientes una experiencia de usuario mejorada y más eficiente.

• Inteligencia artificial (IA): utiliza máquinas y computadoras para imitar las habilidades humanas de resolución de problemas y toma de decisiones.

• Aplicaciones móviles (apps): un programa o software de computadora diseñado para ejecutarse en un dispositivo móvil, como un teléfono.

Si bien estas tecnologías pueden ser herramientas valiosas, es esencial implementarlas por las razones correctas, como reemplazar tecnología obsoleta o heredada en lugar de tener lo último y lo mejor.

También vale la pena señalar que los empleados pueden ser un importante impulsor de la transformación digital. El informe de productividad 2022 de Nitro descubrió que los trabajadores esperan más flexibilidad en cómo y dónde trabajan. Como se destaca en el informe, el 50 % de los 1 , 183 trabajadores encuestados querían mejores o más herramientas para permitir el trabajo remoto, y el 95 % vio margen de mejora en la forma en que sus organizaciones manejaban los documentos. Además, los empleados comentaron que las herramientas a las que tenían acceso influyeron en las empresas para las que querían trabajar.

Descubra las últimas tendencias y tecnologías que darán forma a la forma en que trabajaremos el próximo año y más allá en el 2022 Informe de productividad de Nitro .

Un marco sólido de transformación digital se centra en tres componentes esenciales: personas, procesos y plataformas .

La transformación digital debe comenzar con las personas , específicamente empleados y clientes. Un marco práctico se centra en empoderar a la fuerza laboral, mejorar la experiencia del cliente y mejorar la cultura y el liderazgo.

Para los empleados, es posible que deba abordar cualquier inquietud sobre la seguridad laboral asegurándose de que su mensaje sea alto y claro: la tecnología no está reemplazando a nadie. Explique cómo los cambios les ayudarán a resolver problemas más rápido y les facilitarán la vida. Una práctica sólida de gestión del cambio puede ayudar a liderar el lado humano del cambio para que su organización pueda lograr los resultados deseados.

También es fundamental equipar todos los departamentos y unidades de negocio por igual. Puede surgir competencia y resentimiento si los trabajadores sienten que la gerencia tiene favoritos, así que asegúrese de que todos tengan la misma configuración básica y expectativas ampliamente compartidas.

Puede que no esté implementando un proceso de trabajo lean completo y eliminando todos los desperdicios, pero la transformación digital significa evaluar sus procesos . Encontrar cuellos de botella y lugares donde las nuevas tecnologías puedan ahorrar dinero será un tiempo bien invertido.

Adicionalmente, este componente de transformación digital se enfoca en la estandarización de procesos para promover más y mejor colaboración. Por ejemplo, en lugar de que cada departamento tenga diferentes medios para obtener aprobaciones (como imprimir, adjuntar un documento a un correo electrónico o trabajar con un documento en un servidor), una empresa puede implementar flujos de trabajo de documentos digitales para permitir que todas las partes necesarias compartan y edite documentos rápidamente a través de enlaces seguros.

Un proceso que también debe recibir mucha atención durante una iniciativa de transformación digital es la gestión del cambio , es decir, los pasos para garantizar una transformación digital fluida.

El componente final de un marco de transformación digital son las plataformas , es decir, las tecnologías inteligentes que integra en las operaciones, las ofertas y la cultura de su negocio para trabajar de manera más efectiva.

La implementación de una nueva plataforma no será una situación única en la que pueda decir: "¡Hicimos la transformación digital!" En su lugar, evalúe periódicamente las plataformas para asegurarse de que tiene la tecnología óptima para satisfacer las necesidades de su mercado.

Da un paso atrás desde el tablero de dibujo y reflexiona sobre la visión de tu empresa. ¿Qué tipo de experiencia quiere que tengan sus clientes y empleados? Algunas otras preguntas para hacer incluyen:

• ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de mis clientes?

• ¿Cómo se está quedando corta mi organización?

• ¿Qué podemos aprender de nuestros competidores por lo que están haciendo bien o no tan bien?

• ¿Cómo puede mi empresa apoyar mejor a nuestra fuerza laboral a través de la tecnología?

Definir sus objetivos de transformación digital en función de las ambiciones de su empresa garantizará que avance en la dirección correcta.

Sepa quién debe estar a bordo para lograr un progreso significativo y alinear a esos líderes con un objetivo unificador. La participación continua de estos líderes y la colaboración en la ejecución de la iniciativa pueden acelerar el trabajo.

Una encuesta reciente de McKinsey encontró que las empresas que contratan a un director digital (CDO) para respaldar sus evoluciones eran 1 . 6 veces más probabilidades de reportar una transformación digital exitosa. Los líderes clave como el CDO son fundamentales para inculcar una mentalidad de cambio y determinar cómo priorizar las acciones.

Trabaje con líderes fundamentales para crear un equipo de personas que puedan supervisar la iniciativa y garantizar que su organización alcance sus objetivos. Algunos ejemplos de personas que pueden ser buenos candidatos para su equipo son usuarios avanzados de tecnologías que introdujo en el pasado o personas con actitudes positivas hacia la exploración de nuevas ideas con un historial de ambición.

Además de formar un equipo, este paso es un buen momento para preseleccionar cualquier plataforma o tecnología que su empresa necesite para satisfacer las demandas del mercado. Este paso requerirá una investigación minuciosa y cuidadosa para asegurarse de elegir la mejor opción entre las muchas posibilidades.

Al crear su equipo de transformación e investigar soluciones, es esencial tener en mente las necesidades de sus clientes. Hacer esto puede ayudar a que todos los demás elementos de una estrategia de transformación digital encajen en su lugar. Descubrirá que los procesos y las plataformas que mejoran de manera más integral los resultados de los clientes darán forma a su plan y guiarán cómo lo pone en práctica.

Este último paso es quizás el más crítico, especialmente para los empleados que trabajan de forma remota y no pueden asistir a ninguna capacitación presencial. También se basa en gran medida en los principios de gestión del cambio para capacitar a los empleados para que ayuden a implementar el cambio.

En este paso, su equipo de transformación deberá trabajar en estrecha colaboración con todas las unidades comerciales para garantizar que los empleados obtengan la capacitación y el apoyo necesarios para operar las nuevas tecnologías con confianza.

En lugar de limitar la capacitación en tecnología a uno o dos seminarios web prácticos, también puede crear una sólida biblioteca de recursos y brindar capacitación que se centre principalmente en cómo beneficia a los empleados. Mediante el uso de un servicio de redes sociales empresariales u otro foro de la empresa, puede mantener el diálogo con una comunicación abierta y coherente.

Los cambios operativos efectivos de la transformación digital a menudo pueden hacer que los empleados miren hacia atrás y piensen: "¿Puedes creer que solíamos hacer esto manualmente?"

Un ejemplo de este cambio es la integración de la tecnología de firma electrónica segura . La firma electrónica puede eliminar muchas tareas manuales, que incluyen:

• Reunirse con clientes, proveedores o partes interesadas en persona para firmar contratos y trámites

• Papeleo por correo físico para firmar

• Escaneo e impresión de páginas y páginas de documentos

Con el software eSign, pueden firmar, enviar y realizar un seguimiento electrónico de forma segura del papeleo casi instantáneamente, ahorrándoles horas de su valioso tiempo.

Descargue la Guía definitiva de firmas electrónicas de Nitro para obtener más información sobre la firma electrónica.

La innovación puede parecer un lujo en entornos empresariales con un alto grado de trabajo manual y frecuentes simulacros de incendio.

Optimizar el trabajo a través de una iniciativa de transformación digital brinda a los empleados un tiempo valioso para generar ideas y resolver problemas de forma creativa. Una vez que cree más espacio para la colaboración y la investigación ambiciosa, podrá encontrar ideas que generen nuevas oportunidades de mercado, una mejor percepción de la marca y ventajas competitivas.

Es posible que a los clientes no les importe lo avanzada que sea su tecnología, pero reconocen si su experiencia es fluida. Cuando haces un balance de las prácticas que tienen un impacto positivo en los resultados de los clientes y los haces más felices, podrás centrarte en aumentar los nuevos clientes netos, mantener a los clientes habituales y aumentar los ingresos de primera y baja.

El software heredado puede ser costoso de mantener y, a menudo, tiene actualizaciones escasas o inexistentes que dificultan la productividad. Si bien el costo de cambiar a un nuevo software puede ser alto, la eficiencia operativa y la reducción de gastos que obtendrá valdrán la pena a largo plazo.

La transformación digital también puede ayudar a reducir los costos en otras áreas. Por ejemplo, cuando una empresa deja de usar papel, ahorra en recursos físicos como franqueo, sobres, papel, tinta y sistemas de archivo. Además, con una solución de firma electrónica segura en lugar de papel, una organización puede ayudar a evitar que ocurran actividades fraudulentas, que pueden costar miles de dólares para remediar.

Aunque la transformación digital viene con una curva de aprendizaje inicial para los empleados actuales, puede ayudar a mejorar el compromiso a largo plazo. A medida que los trabajos de los empleados se vuelven más sencillos, eficientes e intuitivos, se vuelven más capaces y confiados en su trabajo. En el 2022 Informe de productividad de Nitro, alrededor 70 % de los 1 , 183 trabajadores encuestados consideraron que las herramientas de colaboración y productividad tienen un gran impacto .

Una inversión en las herramientas de su fuerza laboral se sentirá como una inversión directa en ellas. Esto puede aumentar la satisfacción y, por lo tanto, la retención de los empleados.

¿Cómo puedes apoyar la digitalización? Obtenga más información sobre la plataforma de productividad de Nitro .

Observar instancias del mundo real de transformación digital puede ayudarlo a estimar cómo podría ser para su negocio.

• McConnell Dowellestaba gastando grandes cantidades de dinero en licencias para la creación, impresión y fotocopiado de PDF. Pasar a una solución más rentable les ahorró casi 50% en costos relacionados.

• Zebra Technologies tuvo una nueva y emocionante temporada de crecimiento después de adquirir el negocio Enterprise de Motorola Solutions. Pero con ese crecimiento vinieron dolores de crecimiento significativos. Zebra se asoció con Nitro para simplificar la transición y escalar más rápido con una gestión de cambios superior.

• Leonardo DRS tiene 40 + ubicaciones y necesitaba una única fuente de software PDF que pudiera unificarlas. Mientras centralizaban las operaciones de TI en todos los sitios, descubrieron la necesidad de estandarizar las herramientas para sus grupos de trabajadores del conocimiento. Este cambio tuvo un impacto inmediato en la productividad.

En la práctica, un KPI puede ser una medida de la mejora de la experiencia del cliente que captura a través de breves encuestas de retroalimentación de los clientes de circuito cerrado. Otro ejemplo puede ser la cantidad de tiempo ahorrado en una tarea en particular a través de la automatización en relación con el tiempo que solía tomar manualmente. Otros análisis podrían incluir procesos optimizados y uso o impacto en la sustentabilidad .

Para ayudarlo a identificar los KPI apropiados para su iniciativa, pregúntese:

• ¿Qué métricas nos ayudarán a contar la historia de nuestra transformación digital?

• ¿Qué tipo y nivel de crecimiento esperamos lograr?

• ¿Cuáles son metas alcanzables pero ambiciosas?

• ¿Qué tipo de informes usaremos para controlar nuestros KPI?

• ¿Con qué frecuencia ejecutaremos informes y ajustaremos nuestra estrategia?

Si bien es esencial encontrar las mejores soluciones y ajustar sus procesos, poner a las personas adecuadas en los roles correctos puede impulsar significativamente sus esfuerzos.

Estos son algunos de los roles que querrá asegurarse de tener en su equipo:

• CIO/CDO: muchos CIO han asumido el rol de director digital (CDO). Esta persona ayuda a una empresa a impulsar el crecimiento al liderar la transición de las tecnologías analógicas a las digitales.

• CFO: un CFO será fundamental para la aprobación presupuestaria de los proyectos y podrá asesorar sobre oportunidades para gastar de manera eficiente.

• Gerentes de IT/Helpdesk: El equipo de implementación de primera línea para nuevas tecnologías.

• Ingenieros de software: incluidos los especialistas en computación en la nube y los gerentes de productos digitales, los ingenieros de software son responsables de las soluciones de software desde la ideación hasta las pruebas y la implementación.

• Líderes de implementación: varios roles de UX (diseñadores, escritores y arquitectos de UX) pueden ayudar a guiar la implementación de la transformación digital.

• Gerentes de proyecto: los gerentes de proyecto mantienen el trabajo organizado y en movimiento. Pueden conectar a los miembros del equipo con recursos y plantear inquietudes cuando sea necesario.

• Comercializadores: Correr la voz, tanto dentro de la empresa como entre los clientes, es donde los especialistas en marketing generan el mayor impacto.

• Atención al cliente: la voz del cliente siempre es útil para determinar los puntos débiles en cualquier proceso o producto que la transformación digital pueda mejorar.

• Comunicación deficiente: Ya sea que el resultado sea la duplicación de esfuerzos, objetivos ambiguos o confusión sobre el progreso de un proyecto, la comunicación deficiente es el desafío que más rápidamente puede detener la transformación digital.

• Falta de compromiso de los empleados: las personas son criaturas de hábitos y la tecnología viene con una curva de aprendizaje. Las empresas con culturas digitales inmaduras pueden enfrentar desafíos al implementar soluciones.

• Restricciones presupuestarias: las tecnologías de transformación son cada vez más accesibles, pero todas las empresas tienen limitaciones presupuestarias.

La creación de un flujo de comunicación eficaz, una formación adecuada en gestión del cambio y una elaboración cuidadosa del presupuesto ayudarán a protegerse frente a estos desafíos.

Hay varias tendencias tecnológicas en torno a la transformación digital que es importante tener en cuenta, entre ellas:

• Migración continua del hardware heredado a la computación en la nube

• Documentos digitales en lugar de papel

• Mayor acceso a la IA y el aprendizaje automático

• Opciones de trabajo remoto

• Más desarrollo móvil

Con estas tendencias, el enfoque se ha mantenido y probablemente permanecerá en el componente más crítico del cambio: las personas .

Para los clientes, se trata de mejorar su viaje con su marca y ofrecer ofertas de la mejor manera posible. Para los empleados, implementar tecnología que los ayude a acelerar y catalizar su trabajo puede aumentar sustancialmente la productividad y la retención.

La transformación digital es más que invertir en nueva tecnología: es una decisión de cambiar la cultura de una empresa. Con suerte, esta mirada integral a la transformación digital de personas a procesos y plataformas lo deja listo para la acción.

Si aún no está seguro de por dónde empezar, podemos ayudarlo . Al equipo de Nitro le apasiona impulsar la economía digital con mejores flujos de trabajo, mayor productividad y una mejor experiencia del cliente y del empleado, respaldado por un servicio de guante blanco para respaldar sus objetivos organizacionales únicos. Nuestra sólida, innovadora y asequible plataforma PDF , eSignature y Analytics es intuitiva para los empleados y mejora la forma en que su organización trabaja ahora y en el futuro.

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