UKSBS ist ein Shared-Service-Center für den öffentlichen Sektor, das über 25,000 Beamte und Beamte in Großbritannien durch die Bereitstellung von fachkundigen Finanz-, Personal-, Beschaffungs- und IT-Dienstleistungen unterstützt. Rund ein Drittel der 750-köpfigen Belegschaft nutzt im Arbeitsalltag ein Tool zur Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Im 2022bedeutete eine vorgeschlagene Änderung der Lizenzbedingungen, dass die von ihnen verwendete Software teurer und weniger bequem werden sollte. Es war an der Zeit, eine alternative Lösung zu finden. In Zusammenarbeit mit Softcat, einem führenden Anbieter von Technologielösungen, erstellte UKSBS eine Auswahlliste potenzieller Anbieter, bevor Nitro als der am besten geeignete und kostengünstigste Kandidat identifiziert wurde.

Der Übergang zu Nitro begann mit einem dreiwöchigen Pilotprojekt. 58 regelmäßigen Benutzer des alten Dokumentbearbeitungstools wurden eingeladen, Nitro PDF Pro zu verwenden. Am Ende der drei Wochen erhielten sie die Möglichkeit, ihr Feedback in Telefonaten mit dem Nitro-Team zu teilen. Alle, die an den Usability-Tests beteiligt waren, berichteten von einer positiven Erfahrung, so dass UKSBS die breitere Einführung vorantrieb und die verbleibenden Benutzer dazu brachte, den Wechsel zu vollziehen. Der Onboarding-Prozess verlief unkompliziert und nahtlos – und wurde durch die Unterstützung des Nitro-Teams noch einfacher. Andy McKinna, Senior Software Asset Manager bei UKSBS, erklärt: "Sie boten uns persönliche Hilfe und Schulungen und blieben das ganze Jahr über in Kontakt, um sicherzustellen, dass alle Fragen so schnell wie möglich gelöst wurden." Unterstützung kam auch aus der näheren Umgebung: UKSBS-Kollegen, die an dem Pilotprogramm teilgenommen hatten, boten ihren Teams informelle Hilfe und Ratschläge, um das Beste aus dem neuen Nitro-Tool herauszuholen.