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Nitro in Aktion: So geht OCR bei einem PDF

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Nitro trial user James* recently emailed us to find out how he could use OCR– that’s Optical Character Recognition— for one of his daily business workflows. James writes: I’m interested …

Nitro-Testbenutzer James* hat uns kürzlich eine E-Mail geschickt und gefragt, wie er OCR – das heißt Optical Character Recognition – für einen seiner täglichen Geschäftsabläufe nutzen kann.

James schreibt:

I’m interested in the scanning function of Nitro Pro—can your software do this:

  • Scan vehicle titles
  • Suchen Sie nach Daten zu den Titeln (in diesem Fall die VIN)
  • Create a PDF of each title, and give the file the name of the VIN

James, wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Nitro Pro 9 Ihren Arbeitsablauf mit nur wenigen Klicks optimieren kann. So würden wir den Prozess in Angriff nehmen:

Schritt 1: Öffnen Sie die gescannten Titel mit Nitro Pro.

You can do this either by right-clicking the document from your desktop and selecting “Open with > Nitro Pro 9”, or by opening Nitro Pro and browsing for your scans from within the application.

(Mit unserer Tab-basierten Suchfunktion können Sie mehrere Dokumente in einem einzigen Nitro-Fenster öffnen und durch sie navigieren – das könnte Ihren Prozess wirklich beschleunigen!)

Step 2: Make documents Searchable/Editable.

Wenn Sie Ihren gescannten Titel öffnen, erkennt Nitro Pro 9 die Datei automatisch als gescanntes Dokument. Am oberen Rand des Dokuments sehen Sie eine Benachrichtigung, die wie folgt aussieht:

Click the “Make Searchable/Editable” button to start the OCR process.

Schritt 3: Wählen Sie zwischen „Durchsuchbar“  oder „Durchsuchbar und editierbar“

Sie werden gefragt, ob das Dokument durchsuchbar oder durchsuchbar und bearbeitbar sein soll. Da in Ihrem Arbeitsablauf keine Änderungen an den Titeln notwendig sind, wählen Sie „Durchsuchbar machen“ und klicken Sie auf „OK“ (wenn Sie Änderungen vornehmen wollen, wählen Sie einfach „durchsuchbar und bearbeitbar machen“.)

Voilà! Your document is now more than just a scanned title.

Step 4: Next, you’ll want to search the text for data—the VIN, in your case.

Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination Strg+F, um das Feld „Suchen“ zu öffnen, und geben Sie den/die Suchbegriff(e) in das Textfeld in der linken unteren Ecke der Anwendung ein.

Die VIN wird in der Datei markiert, wenn sie gefunden wurde. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie „Text kopieren“, um die Zahlen in die Zwischenablage zu kopieren. (Mit dem Rechtsklick können Sie außerdem Notizen und andere Anmerkungen zum markierten Text hinzufügen!)

Schritt 5: Speichern Sie die Datei mit der VIN als Dateinamen.

Während sich die VIN noch in Ihrer Zwischenablage befindet, klicken Sie auf „Datei“, um die Funktion „Speichern unter“ zu starten. Wählen Sie den Zielordner der Datei und fügen Sie mit Strg+V die VIN in das Dateinamenfeld ein. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche „Speichern“, und schon können Sie loslegen!

Our OCR video tutorial, available at Nitro University, also provides a quick, general overview of how to OCR a PDF. Watch it now.

Have more questions about how you can use Nitro to simplify your daily document tasks? Send us a tweet @NitroHQ or leave a comment below. Who knows, your workflow issue may be the next one we tackle!

*Name has been changed for privacy reasons.

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