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Digitalisierung von Arbeitsplätzen im Bildungsbereich

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Letztendlich möchten Institutionen, dass Anbieter dazu beitragen, interne Prozesse zu vereinfachen, die Studentenerfahrung zu verbessern und eine bessere Zeiteffizienz mit Mitarbeitern und Lehrkräften zu erzielen und gleichzeitig die Kosten zu senken.

Dies gilt unabhängig davon, ob sie sich innerhalb eines Unternehmens oder außerhalb der Firewall befinden. Vor der Pandemie waren viele Bildungseinrichtungen damit zufrieden, dass ihr Personal und ihre Fakultäten die betriebliche Effizienz auf der Grundlage eines linearen Tempos des technologischen Wandels bewerteten. Als der physische Arbeitsplatz der Lehrkräfte nicht mehr im Vordergrund stand, wurde es leichter, darüber nachzudenken, wie tief verwurzelte Prozesse angepasst werden können, die den Einrichtungen zuvor immer Probleme gemacht haben.

Was hat Covid beeinflusst und verändert?

Wir alle wissen, dass die Industrie den virtuellen Arbeitsplatz, die Zusammenarbeit und die Technologie zur gemeinsamen Nutzung von Informationen, die offensichtlich dringend benötigt wurde, um Bildungseinrichtungen während der Pandemie den Unterricht und die Interaktion zwischen Schülern und Lehrern aufrechterhalten zu lassen, unterstützt.

Das Tempo des Wandels der Prozesse und Technologien, die sich intern darauf auswirken, wie die Institutionen die Effizienz der Produktivität der Fakultätsmitarbeiter steigern, und insbesondere, wie diese Verbesserung gemessen wird, sind uns jedoch weniger bewusst:

1. Erstens hat sich die Art und Weise, wie Studenten vor und nach der Einschreibung und während ihrer gesamten Studienlaufbahn mit den Dozenten interagieren, exponentiell entwickelt.

2. Zweitens erfüllen die Lehrkörper im Rahmen der Umstellung auf digitale Prozesse ihre Aufgaben nun anders und arbeiten funktionsübergreifend zusammen.

3. Lastly, the campaign trial on alumni donation and fundraising has been challenging for universities throughout Covid, and as such the whole process of staff interaction with alumni for fund management and governance has evolved digitally.

Schließlich und endlich wollen die Einrichtungen, dass die Anbieter ihnen helfen, interne Prozesse zu vereinfachen, die Erfahrungen der Studenten zu verbessern, die Zeiteffizienz bei Mitarbeitern und Lehrkräften zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Die digitale Transformation befindet sich in einer komplizierten Phase. Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass nur 16 % der Unternehmen ihre Ergebnisse nach eigenen Angaben erfolgreich messen können. Bildungseinrichtungen müssen sich daher auf Bereiche konzentrieren, in denen einfache Erfolge möglich sind und die sich messen lassen.

Die Quelle von Ineffizienzen erkennen

Die Lebenszyklen von Dokumenten in Bildungseinrichtungen sind sehr ineffizient und kostspielig. Von den Prozessen der Studenten und Dozenten in Zusammenhang mit der Beschaffung und Erstellung von Dokumenten in den verschiedenen Office-Formaten der Anbieter (G Suite, MS Office) und der PDF-Ausgabe bis hin zu den sich wiederholenden Zyklen des Druckens, Bearbeitens, Kopierens, Suchens und oft auch Wiedererstellens, die leider von Natur aus manuell sind.

Die Art, wie Dokumente (oft dezentral) gespeichert , archiviert und für die Zusammenarbeit dupliziert werden, darf dabei nicht vergessen werden. Dies führt dazu, dass endlose Kopien derselben Dokumente im Unternehmen herumfliegen, was Auswirkungen auf E-Mail, Messaging-Plattformen des Unternehmens, Aufbewahrung und Governance hat.

Finally, when you have workflows that require documents to be reviewed, mailed and executed by two or more parties ― inside or outside the institution ― the whole lifecycle of documents is further compounded with a high degree of complexity, time and obvious embedded costs to deal with.

Einfachheit hat bei der Dokumentenproduktivität Priorität

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Produktivität von Dokumenten zu verbessern. (1) Mit dem Benutzer und den Prozessen/Werkzeugen, die sich auf ihn auswirken, beginnen und sich nach oben arbeiten, um Bereiche für Verbesserungen zu ermitteln. Die Alternative ist (2), mit dem organisatorischen Arbeitsablauf zu beginnen und sich nach unten vorzuarbeiten. Wenn das unmittelbare Ziel ist, die Effizienz von Studierenden und Lehrkräften zu verbessern, ist es immer am besten, mit den einfachen Dingen zu beginnen (siehe folgende Tabelle).

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Die Konzentration auf zugängliche Möglichkeiten zur Erstellung, Bearbeitung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten ist ein guter Anfang. Als Nächstes kommen wir zu den manuellen Tätigkeiten, die die Produktivität des Einzelnen beeinträchtigen. So sind beispielsweise Einführungspakete für Studenten, Bestellformulare und Bestätigungen von Personalrichtlinien alles Beispiele für einfache Unterzeichnungsaktivitäten, die sowohl für den Absender als auch für den Empfänger eine Belastung darstellen, wenn sie manuell ausgefüllt werden.

Die Nitro Productivity Platform erfüllt alle der obigen Anforderungen mit einer einfachen konsolidierten Lizenzierung für Studierende und einer zentralen Verwaltung für Lehrkräfte. Die Plattform erleichtert auch den wichtigen zweiten Schritt im Prozess der digitalen Übernahme von Dokumenten, nämlich das Herausfinden, Messen und Berichten darüber, was vor sich geht.

Nitro Analytics gibt einen dringend benötigten Einblick in die tatsächlichen Aktivitäten, Trends und Einsparungen, die direkt aus der Software entstehen. 68 % der Fortune 500-Unternehmen vertrauen auf die Analyseergebnisse von Nitro. Damit können Sie Fragen beantworten wie „Wie viel Papier haben wir heute verbraucht?“ oder „Wie schnell wurde der Unterschriftsprozess elektronisch abgeschlossen?“ Der Schlüssel zur Nutzung der Nitro-Plattform liegt in der Umsetzung der eigenen Vorstellungen und dem Nachweis der Investitionsrentabilität. Doch dabei muss es nicht bleiben.

Wenn Sie für die größeren organisatorischen Dokumentenprozesse bereit sind, müssen Sie verstehen, dass funktionsübergreifende Workflows wahrscheinlich eine Automatisierung und Integration in spezifische Lösungen erfordern. Nitro integriert sich durch seine Allianz mit Microsoft in Tools wie Microsoft Power Automate und nutzt seine eigenen APIs.

Eine Entwicklung speziell für den Bildungsbereich

Nitro investiert in Junior Colleges, Colleges, K-12, Universitäten, Berufsschulen, Business Schools und unterstützende Bildungsdienste, während viele Anbieter in der Branche die Kosten in die Höhe treiben und unnötige Lizenzen vergeben. In einem kürzlich veröffentlichten EdWeek Market Brief wurde auf die Ausgaben für technologiegestützte Lehrpläne hingewiesen. Er unterstreicht, dass die Investitionen in Technologieabonnements in den USA in den letzten 12 Monaten zwar beträchtlich gestiegen sind, dass aber ein Drittel der Einrichtungen Bundesmittel als Nothilfe zur Unterstützung der Investitionen beantragen muss und dass daher eine umsichtige und gültige Lizenzierung unvermeidlich ist.

Wir haben kürzlich ein globales Channel-Programm für den Bildungssektor auf drei Kontinenten gestartet. Mit einigen speziellen Partnern, die sich auf die Bedürfnisse des Bildungssektors konzentrieren, wie etwa SoftwareONE™, haben wir ein spezielles Lizenzierungsmodell für Studenten, Dozenten und Mitarbeiter entwickelt, das zu einem Preis angeboten wird, den sich die Institutionen leisten können.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.