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Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell? 4 Wichtige Überlegungen für CIOs

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Das hybride Arbeitsmodell bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern viele Vorteile. Diese Umgebungen kommen jedoch nicht ohne Herausforderungen.

In den letzten 16 Monaten war die Arbeit aus dem Homeoffice die Norm. Eine Zeit lang sah es aus, als wäre eine Rückkehr ins Büro nie möglich. Während sie die Welt nun wieder öffnet und mehr Arbeitnehmer geimpft sind, wählen immer mehr Unternehmen einen hybriden Arbeitsansatz.

Laut dem jüngsten Bericht von Gartner prognostizieren sie, dass bis zu 48 % der Belegschaft in Telearbeits- oder Hybridmodellsituationen verbleiben werden, in denen viele Mitarbeiter zumindest zeitweise remote arbeiten. Und eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern hat berichtet, dass sie sich in einer hybriden Arbeitsumgebung produktiver fühlen.

Da wir wissen, dass die meisten Unternehmen bis Ende 2021 und wahrscheinlich bis weit in die Zukunft hinein auf dieses Arbeitsmodell umsteigen, müssen wir darüber nachdenken, dass es seine ganz eigenen Herausforderungen und Überlegungen für CIOs mit sich bringt.

Gartner skizziert 4 Herausforderungen der hybriden Arbeit

Das hybride Arbeitsmodell bietet für Arbeitgeber wie auch für Arbeitnehmer viele Vorteile, wie etwa Kosteneinsparungen für Büroraum, während gleichzeitig ein gewisses Maß an persönlicher Anwesenheit erhalten bleibt. Ein solches Umfeld hat jedoch seine eigenen Herausforderungen.

CIOs begegnen bei der Bewältigung dieser neuen Arbeitsweise bestimmte Hindernisse:

  • Mangel an ausreichenden Tools für Produktivität, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit, um die Arbeit aus der Ferne zu ermöglichen
  • Logistische Hindernisse durch persönliche und externe Meetings oder eine Mischung davon
  • Standardisierung von digitalen Tools und Prozessen über mehrere Unternehmens- und Heimbüros hinweg

Vier wichtige Bereiche für die Umsetzung einer hybriden Arbeitsumgebung

Gartner schlägt vor, dass CIOs bei der Planung dieses Arbeitsstils die folgenden vier Schlüsselbereiche in Betracht ziehen sollen:

1. Arbeitsabläufe

Vor der Einführung von COVID nutzten die meisten Unternehmen Großraumbüros, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams zu verbessern. Auch wenn sich diese Einstellung in unserer neuen Arbeitswelt vielleicht ändert, erinnert Gartner daran, dass Unternehmen weiterhin Raum für die natürliche Zusammenarbeit und Innovation schaffen müssen, die sich aus der Interaktion der Mitarbeiter untereinander ergibt.

In einem hybriden Arbeitsmodell sollten CIOs folgende Punkte berücksichtigen, um agile Arbeitsabläufe und kollaborative Umgebungen zu gewährleisten:

  • Identifizierung von Aufgaben, Prozessen und Aktivitäten, die einen Dialog und eine Diskussion erfordern, wobei die Erfahrungen aus der Zeit vor der Pandemie als Grundlage dienen.
  • Stellen Sie fest, welche dieser Aufgaben und Prozesse – von der Schulung bis zum Wissensaustausch – die Mitarbeiter auch bei der Arbeit von zu Hause aus erfolgreich erledigen konnten.
  • Lernen Sie von diesem Erfolg, und machen Sie die Prozesse und Tools, die dies ermöglicht haben, unternehmensweit verfügbar.
  • Sprechen Sie darüber, was bei der Arbeit aus dem Homeoffice nicht gut funktioniert hat (d. h. persönlicher Wissensaustausch und Brainstorming). Denken Sie darüber nach, wie Sie die Arbeit von Mitarbeitern im Außendienst verbessern können.

2. Die psychischen Bedürfnisse Ihres Teams

Arbeit aus dem Homeoffice hat sicher einige Vorteile. Sie kann aber auch dazu führen, dass sich die Mitarbeiter isoliert fühlen. Das Fehlen von sozialem Kontakt und persönlichen Treffen kann Probleme verursachen. Wie findet man also die passende Mischung, mit der Ihre Teammitglieder zufrieden und engagiert bleiben? Gartner macht folgende Empfehlung:

  • Stellen Sie fest, wie Ihre Mitarbeiter üblicherweise sozial und beruflich in Kontakt bleiben.
  • Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um eine „Verbindungs- oder Kontaktstrategie“ zu entwickeln, die ein Gleichgewicht zwischen virtuellem und persönlichem Engagement bietet.
  • Entwickeln und erproben Sie verschiedene Ansätze zur Förderung der virtuellen Interaktion zwischen den Mitarbeitern, sei es durch die Einführung von Online-Sprechstunden oder die Planung von virtuellen Treffen.
  • Sorgen Sie für Abwechslung, indem Sie vielfältige und interessante Gelegenheiten zur Beteiligung schaffen. Ein virtuelles Treffen jeden Monat wird schnell langweilig. Sorgen Sie mit Buddy-Systemen, Mentoring-Möglichkeiten und teambasierter beruflicher Entwicklung für sinnvolle neue Beteiligungsoptionen.

3. Nutzung von Büroräumen

Da immer mehr Unternehmen den hybriden Arbeitsstil übernehmen, ist Office nicht mehr das, was es einmal war. Vielleicht muss nur ein kleiner Prozentsatz der Mitarbeiter die ganze Zeit vor Ort arbeiten, was bedeutet, dass ein Unternehmen möglicherweise nicht so viele Office-Bereiche mieten muss. Oder vielleicht ist das Office in erster Linie ein Ort für Meetings und Veranstaltungen geworden. In dieser neuen hybriden Arbeitsumgebung ist es wichtig, dem Arbeitsbereich Office einen Mehrwert zu bieten, der ihn vom Heim Office unterscheidet.

Gartner macht folgende Empfehlung:

  • Überlegen Sie, ob Sie das Büro zu einem Ziel- und Veranstaltungsort für Schulungen, berufliche Weiterbildung, wichtige Teambesprechungen, TED-ähnliche Vorträge oder gesellschaftliche Veranstaltungen machen können.
  • Richten Sie spezielle Räume für die Zusammenarbeit in großen Gruppen und kleinen Teams ein.
  • Schaffen Sie offene und sichere Gemeinschaftsbereiche für soziale Kontakte.
  • Richten Sie eine Hot-Desk-Umgebung ein, durch die jedes Teammitglied bei Bedarf leicht das Firmenbüro nutzen kann.
  • Denken Sie an Mitarbeiter, die in Teilzeit aus dem Homeoffice arbeiten. Stellen Sie Pakete mit Büromöbeln und Tools zusammen, die sie fortnutzen können, und geben Sie ihnen einen Überblick darüber, was sie für ihren Remote-Arbeitsplatz benötigen.

4 . Integrität

Eine der größten Herausforderungen ist es, Integrität von Daten, Sicherheit und sogar Internetverbindungen sicherzustellen. Wenn in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter in verschiedenen Umgebungen arbeiten, ist das Risiko von Datenschutzverletzungen, Kommunikationsstörungen und Vertraulichkeit höher, als wenn alle Mitarbeiter im selben Büro arbeiten und dieselben Kommunikationsgeräte und Software nutzen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Integrität der firmeneigenen Informationen und Kundendaten Ihres Unternehmens sicherstellen können:

  • Überprüfen Sie den Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters auf Risiken hin und stellen Sie fest, ob Änderungen notwendig sind.
  • Die Unternehmensrichtlinien für Sicherheit, Vertraulichkeit und Haftung müssen ständig verbessert werden.
  • Bestätigen Sie, dass die Mitarbeiter verstehen, dass die Kommunikation mit Kunden vertraulich ist.
  • Fördern Sie Transparenz und stellen Sie sicher, dass Unternehmensrichtlinien zur Geschäftsethik klar und leicht verständlich sind.
  • Erstellen Sie Backup-Pläne für Situationen, in denen Remote-Mitarbeiter aufgrund von Stromausfällen oder Problemen mit dem Internetdienst die Kommunikationswege verlieren.

Je besser CIOs ihre Organisationen auf hybrides Arbeiten vorbereiten können, desto flexibler werden ihre Unternehmen sein. Erfahren Sie mehr über die Erkenntnisse von Gartner , um über die neuesten unternehmenskritischen Initiativen zur digitalen Transformation für CIOs und IT-Führungskräfte auf dem Laufenden zu bleiben.

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