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Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell? 4 Wichtige Überlegungen für CIOs

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Das hybride Arbeitsmodell bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern viele Vorteile. Diese Umgebungen kommen jedoch nicht ohne Herausforderungen.

In den letzten 16 Monaten war die Arbeit aus dem Homeoffice die Norm. Eine Zeit lang sah es aus, als wäre eine Rückkehr ins Büro nie möglich. Während sie die Welt nun wieder öffnet und mehr Arbeitnehmer geimpft sind, wählen immer mehr Unternehmen einen hybriden Arbeitsansatz.

According to Gartner’s recent report, they predict that up to 48% of the workforce will remain in remote work or hybrid model situations where many employees are working remotely at least some of the time. And a significant number of employees have reported feeling more productive in a hybrid working environment.

Da wir wissen, dass die meisten Unternehmen bis Ende 2021 und wahrscheinlich bis weit in die Zukunft hinein auf dieses Arbeitsmodell umsteigen, müssen wir darüber nachdenken, dass es seine ganz eigenen Herausforderungen und Überlegungen für CIOs mit sich bringt.

Gartner skizziert 4 Herausforderungen der hybriden Arbeit

Das hybride Arbeitsmodell bietet für Arbeitgeber wie auch für Arbeitnehmer viele Vorteile, wie etwa Kosteneinsparungen für Büroraum, während gleichzeitig ein gewisses Maß an persönlicher Anwesenheit erhalten bleibt. Ein solches Umfeld hat jedoch seine eigenen Herausforderungen.

CIOs begegnen bei der Bewältigung dieser neuen Arbeitsweise bestimmte Hindernisse:

  • Mangel an ausreichenden Tools für Produktivität, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit, um die Arbeit aus der Ferne zu ermöglichen
  • Logistische Hindernisse durch persönliche und externe Meetings oder eine Mischung davon
  • Standardisierung von digitalen Tools und Prozessen über mehrere Unternehmens- und Heimbüros hinweg

Vier wichtige Bereiche für die Umsetzung einer hybriden Arbeitsumgebung

Gartner schlägt vor, dass CIOs bei der Planung dieses Arbeitsstils die folgenden vier Schlüsselbereiche in Betracht ziehen sollen:

1. Arbeitsabläufe

Vor der Einführung von COVID nutzten die meisten Unternehmen Großraumbüros, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams zu verbessern. Auch wenn sich diese Einstellung in unserer neuen Arbeitswelt vielleicht ändert, erinnert Gartner daran, dass Unternehmen weiterhin Raum für die natürliche Zusammenarbeit und Innovation schaffen müssen, die sich aus der Interaktion der Mitarbeiter untereinander ergibt.

In einem hybriden Arbeitsmodell sollten CIOs folgende Punkte berücksichtigen, um agile Arbeitsabläufe und kollaborative Umgebungen zu gewährleisten:

  • Identifizierung von Aufgaben, Prozessen und Aktivitäten, die einen Dialog und eine Diskussion erfordern, wobei die Erfahrungen aus der Zeit vor der Pandemie als Grundlage dienen.
  • Stellen Sie fest, welche dieser Aufgaben und Prozesse – von der Schulung bis zum Wissensaustausch – die Mitarbeiter auch bei der Arbeit von zu Hause aus erfolgreich erledigen konnten.
  • Lernen Sie von diesem Erfolg, und machen Sie die Prozesse und Tools, die dies ermöglicht haben, unternehmensweit verfügbar.
  • Sprechen Sie darüber, was bei der Arbeit aus dem Homeoffice nicht gut funktioniert hat (d. h. persönlicher Wissensaustausch und Brainstorming). Denken Sie darüber nach, wie Sie die Arbeit von Mitarbeitern im Außendienst verbessern können.

2. Die psychischen Bedürfnisse Ihres Teams

Arbeit aus dem Homeoffice hat sicher einige Vorteile. Sie kann aber auch dazu führen, dass sich die Mitarbeiter isoliert fühlen. Das Fehlen von sozialem Kontakt und persönlichen Treffen kann Probleme verursachen. Wie findet man also die passende Mischung, mit der Ihre Teammitglieder zufrieden und engagiert bleiben? Gartner macht folgende Empfehlung:

  • Stellen Sie fest, wie Ihre Mitarbeiter üblicherweise sozial und beruflich in Kontakt bleiben.
  • Work with your team to create a “connection or contact strategy” that provides a balance of virtual and in-person engagement.
  • Entwickeln und erproben Sie verschiedene Ansätze zur Förderung der virtuellen Interaktion zwischen den Mitarbeitern, sei es durch die Einführung von Online-Sprechstunden oder die Planung von virtuellen Treffen.
  • Sorgen Sie für Abwechslung, indem Sie vielfältige und interessante Gelegenheiten zur Beteiligung schaffen. Ein virtuelles Treffen jeden Monat wird schnell langweilig. Sorgen Sie mit Buddy-Systemen, Mentoring-Möglichkeiten und teambasierter beruflicher Entwicklung für sinnvolle neue Beteiligungsoptionen.

3. Nutzung von Büroräumen

With more organizations adopting the hybrid work style, the office isn’t what it used to be. Maybe only a small percentage of employees have to work on-site all the time, meaning a company may not need to lease as much office space. Or perhaps the office has become primarily a place for meetings and events. In this new hybrid working environment, it’s important to give the office workspace a value that differentiates it from the home office.

Gartner macht folgende Empfehlung:

  • Überlegen Sie, ob Sie das Büro zu einem Ziel- und Veranstaltungsort für Schulungen, berufliche Weiterbildung, wichtige Teambesprechungen, TED-ähnliche Vorträge oder gesellschaftliche Veranstaltungen machen können.
  • Richten Sie spezielle Räume für die Zusammenarbeit in großen Gruppen und kleinen Teams ein.
  • Schaffen Sie offene und sichere Gemeinschaftsbereiche für soziale Kontakte.
  • Richten Sie eine Hot-Desk-Umgebung ein, durch die jedes Teammitglied bei Bedarf leicht das Firmenbüro nutzen kann.
  • Denken Sie an Mitarbeiter, die in Teilzeit aus dem Homeoffice arbeiten. Stellen Sie Pakete mit Büromöbeln und Tools zusammen, die sie fortnutzen können, und geben Sie ihnen einen Überblick darüber, was sie für ihren Remote-Arbeitsplatz benötigen.

4. Integrity

Eine der größten Herausforderungen ist es, Integrität von Daten, Sicherheit und sogar Internetverbindungen sicherzustellen. Wenn in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter in verschiedenen Umgebungen arbeiten, ist das Risiko von Datenschutzverletzungen, Kommunikationsstörungen und Vertraulichkeit höher, als wenn alle Mitarbeiter im selben Büro arbeiten und dieselben Kommunikationsgeräte und Software nutzen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Integrität der firmeneigenen Informationen und Kundendaten Ihres Unternehmens sicherstellen können:

  • Überprüfen Sie den Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters auf Risiken hin und stellen Sie fest, ob Änderungen notwendig sind.
  • Die Unternehmensrichtlinien für Sicherheit, Vertraulichkeit und Haftung müssen ständig verbessert werden.
  • Confirm employees understand that communications with clients are confidential.
  • Encourage transparency, and make sure company guidelines on business ethics are clear and easy to understand.
  • Establish back-up plans for situations where remote workers lose lines of communication due to power outages or internet service issues.

The better CIOs can prepare their organizations for hybrid work, the more nimble their enterprises will be. Learn more Gartner insights to stay up to date on the latest enterprise-critical digital transformation initiatives for CIOs and IT leaders.

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