Nitro-blog

Het moderne personeel bewapenen met de productiviteitstools die het nodig heeft

teamwork-hands-fist-tap-over-a-desk-with-nuts- 1000 x 1000 .jpg

Documenten zijn een essentieel onderdeel van elke bedrijfsvoering, van contracten tot onboarding van medewerkers tot facturen en nog veel meer.

Documenten zijn een essentieel onderdeel van elke bedrijfsvoering, van contracten tot onboarding van medewerkers tot facturen en nog veel meer. Sinds de 1990 s is PDF de leidende kracht geworden in de digitale transformatie van de werkplek, maar IDC schat dat de meeste organisaties te maken hebben met een 21 . 3 procent productiviteitsverlies door documentuitdagingen .

De kosten van de papieren werkplek

Enterprise-organisaties hebben een aanzienlijke kans om de manier waarop hun werknemers werken te verbeteren, en uw PDF-productiviteitsoplossing is de beste plek om te beginnen. Maar geloof ons niet op ons woord, de cijfers spreken voor zich:

  • Kopiëren en printen: Ja, printers zijn duur in gebruik - denk maar aan de papier-, inkt-, toner- en machineonderhoudskosten - maar laten we eerlijk zijn: mensen hebben een hekel aan printers. Er is een reden dat 23 procent van alle IT-helpdeskgesprekken printergerelateerd zijn. Oude en nieuwe printers zijn glitchy, onmogelijk om zelf problemen op te lossen, en wanneer u iets op de deadline moet afdrukken, lijkt er altijd een fout te zijn.
  • Productiviteit van werknemers: de gemiddelde werknemer verspilt elke week talloze uren aan het heen en weer gaan naar de printer, scanner of fax, om nog maar te zwijgen van de tijd die wordt besteed aan het zoeken, archiveren en opnieuw archiveren van documenten. In één onderzoek zei 81 procent van de werknemers dat ze aan de verkeerde versie van een bestand werkten, wat niet alleen ten koste gaat van de productiviteit, maar ook voor stress bij uw werknemers. In de wereld van vandaag werkt het niet meer op papier.
  • Bedrijfsproces: Om al dat papier te beheren, moet u meestal iemand inhuren om het te doen, wat extra salarissen betekent. Bovendien verspilt het gemiddelde bedrijf $ 2 . 5 miljoen tot $ 3 . 5 miljoen per jaar zoeken en herstellen van verloren documenten.
  • Beveiliging en noodherstel: verloren of zoekgeraakte documenten, om nog maar te zwijgen van documenten die niet op de juiste manier worden verwijderd, kunnen een enorme bedreiging vormen voor de gegevens van uw bedrijf. En we hebben allemaal iets op de printer gezien dat we niet hadden moeten hebben: belastingaangiften, bonusoverzichten, vluchtgegevens. Inbreuken op papieren dossiers komen vaker voor dan u denkt , en ze komen ook niet alleen voor in de gezondheidssector. Als het privé is, moet het digitaal worden bewaard.
  • Milieu-impact: De papier- en pulpindustrie levert de op twee na grootste bijdrage aan water-, lucht- en bodemvervuiling, en papier vormt 26 procent van het vaste afval dat op stortplaatsen terechtkomt.

Geef externe medewerkers wat ze nodig hebben

Op de moderne werkplek moeten alle werknemers taken snel, gezamenlijk, veilig en indien nodig op afstand kunnen voltooien. Een robuust hulpmiddel om de PDF-productiviteit te verhogen, stelt uw personeel in staat om documenten te maken, te bewerken en te converteren, en ook om zelf handtekeningen te krijgen of een document elektronisch te ondertekenen, waar en wanneer ze ze nodig hebben.

Met een geïntegreerde oplossing voor PDF-productiviteit en eSigning hoeft u geen bestanden meer af te drukken en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het steeds veranderende, externe personeelsbestand, of dat een gevoelig bestand niet op de juiste manier is verwijderd, waardoor de gegevens van uw bedrijf gevaar lopen. Door ervoor te zorgen dat u een veilige tool kiest die uw PDF-bestanden in de cloud opslaat en certificeringen heeft, zoals SOC 2 Type 2 en HIPAA , kunt u gerust zijn. U hoeft zich geen zorgen te maken over de enorme beveiligings- en herstelkosten die gepaard gaan met cybercriminelen die uw bestanden infecteren met malware of andere potentieel verlammende virussen, wanneer u een veilige en conforme PDF-productiviteitstool hebt met eersteklas ondersteuning, slechts een telefoontje of klik verwijderd.

Gebruik en werk eenvoudig samen aan PDF-documenten : met een lage leercurve kan een PDF-productiviteitsoplossing uw werknemers helpen om minuten, in plaats van uren, aan PDF-bestanden te besteden, of het nu gaat om het maken, bewerken, eSigning, converteren, combineren of verzenden van documenten. Met PDF-productiviteitstools kan de moderne werkplek gedijen met lagere operationele kosten, minder fysieke opslag, minder risico, minder fouten en aandacht voor de impact op het milieu. Al deze voordelen zijn een zegen voor efficiëntie en betere relaties - met klanten, klanten, leveranciers en zelfs uw eigen werknemers.

Krijg stressvrije e-handtekeningen : meer dan 51 procent van al het printen wordt gedaan om een handtekening van iemand anders te krijgen. Stelt u zich eens voor dat u al dat papierafval zou elimineren door een eSigning-oplossing te gebruiken. Mensen hebben het druk, meer werknemers zijn op afstand, de C-suite is constant bezig met videoconferenties. Met een volledig geïntegreerde tool die PDF-bewerking combineert met eSigning, hoeft u niet langer bestanden af te drukken voor ondertekening, te wachten tot ze zijn ondertekend of ze opnieuw in te scannen. Of u nu een handtekening op een PO, contract, onkostennota of NDA nodig heeft, met één klik op de knop kunt u een bestand ondertekenen of een handtekening van een andere partij vragen.

Bewapen uzelf om beter met documenten te gaan werken

Uitgerust met Nitro, zou niemand ooit meer met een printer, papier of zelfs een pen te maken moeten hebben.

Als de eSigning-oplossing van het Nitro Productivity Platform, stelt Nitro Sign iedereen in staat een onbeperkt aantal eSignature-verzoeken in te dienen die kunnen worden voltooid vanaf elk apparaat met een mobiele browser. Iedereen kan Nitro Sign Essentials gebruiken. Start hier uw gratis proefperiode.

Neem voor grotere teams en bedrijven vandaag nog contact met ons op over een gratis beheerde proefversie voor uw team.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.