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Firme elettroniche

Che cos'è una firma S?

Sapevi che ci sono molti modi per firmare un documento? Certo puoi usare una penna a inchiostro per scrivere il tuo nome o un timbro per verificare la tua approvazione su un contratto. Questi metodi di firma rientrano nella categoria "firma bagnata", così chiamata per l'inchiostro bagnato utilizzato per crearli.

Negli ultimi decenni le firme elettroniche sono state ampiamente adottate. Ci sono, tuttavia, molti sottoinsiemi di firme elettroniche. Quando ricevi quel contratto o documento che richiede la tua firma, stai usando una firma elettronica, una firma digitale o una S? Qui analizziamo le differenze, le somiglianze e come puoi rendere la firma per te, i tuoi dipendenti e i tuoi clienti un processo senza interruzioni utilizzando le funzionalità di Nitro Sign.

Che cos'è una S-firma?

Una S-firma è una forma di firma elettronica che sostituisce legalmente la firma su un documento senza dover effettivamente firmare. O, più semplicemente, per creare una S-firma, digiterai il tuo nome sulla riga di un documento usando una barra su entrambi i lati, senza spazi tra il nome e le barre. Quindi digiterai il tuo nome sotto la s-firma. Invece di usare il dito per scarabocchiare la tua firma elettronicamente come faresti su una macchina per carte di credito, racchiuderai la tua firma digitata tra le barre che fungono da firma ufficiale.

Affinché una firma S sia valida:

  • Assicurati di spaziare correttamente la firma. 
  • Verifica la corretta punteggiatura, come barre, linee ed eventuali punti nella firma. 
  • Usa lettere, numeri arabi o una combinazione di entrambi nella firma. 
  • Assicurati di stampare o digitare il tuo nome sul lato destro della firma S o appena sotto di essa. 

Perché dovresti usare una S-firma?

L'utilizzo delle firme S consente agli enti governativi e alle imprese di evitare ritardi nell'attesa della ricezione di documenti cartacei con firma autografa. Le firme conformi consentono a chiunque di firmare i documenti elettronicamente e di restituirli alle parti interessate in modo tempestivo. L'uso delle firme S può anche eliminare la necessità di stampare, firmare e scansionare documenti.

Che cos'è una firma conforme?

Sebbene le tradizionali doppie barre siano sia accettabili che il tipo preferito di firma S, esistono anche altre forme di firme S. Una firma conforme ricade sotto l'ombrello delle firme S (e, quindi, anche delle firme elettroniche). Per creare una firma conforme, dovrai semplicemente digitare il tuo nome con una /s/ prima di esso. Il nome s-firma deriva dallo stile della firma conformata. Ad esempio, se utilizzi una firma conforme, firmerai il tuo nome come /s/ John B. Doe.

Quando useresti una S-firma?

Le firme S sono un modo conveniente per firmare e autenticare in modo sicuro un documento legalmente vincolante. Piuttosto che attendere una firma bagnata, le firme S aiutano a semplificare l'intero processo di firma, eliminando quei punti deboli del flusso di lavoro. Le situazioni in cui è possibile utilizzare una firma S includono:

Scopi legali

I documenti del tribunale, esclusi documenti come adozioni, testamenti, trust, pignoramenti, sfratti e trasferimenti di utilità, possono accettare firme S. Alcuni circuiti federali e tribunali distrettuali consentono agli avvocati di firmare grandi lotti di documenti tramite la firma S.

Agenzie federali

Enti governativi come la Federal Trade Commission , l'US Patent and Trademark Office e la Federal Communications Commission accettano tutte le firme S in molti casi, specialmente quando si tratta di depositare brevetti e invenzioni.

Tieni presente che prima di firmare o inviare qualsiasi documento, dovrai familiarizzare con le regole della firma S dell'agenzia governativa o del tribunale con cui stai lavorando.

Esempi di firma S

Sebbene una varietà di professioni possa utilizzare le firme S, l' Ufficio brevetti e marchi degli Stati Uniti offre alcune delle indicazioni più complete quando si tratta di formati accettabili di firme S. Come con qualsiasi firma elettronica, ti consigliamo di determinare in che modo firmare un documento per renderlo valido.

Modo corretto per firmare un documento utilizzando una S-firma

  • Spazi tra le barre in avanti e il nome con il nome del firmatario digitato sotto la s-firma: / John B. Doe / ——————-

John B. Doe

  • Nessuno spazio tra le barre e nessuna riga sotto la firma. Il nome digitato sotto la s-firma rimane: 

/John B. Doe/

John B. Doe

  • Firma digitata all'interno delle barre con il nome a lato: /John B. Doe/ John B. Doe
  • Firma digitata all'interno di barre in un carattere con script sulla riga, con il nome seguente: /John B. Doe /———---------

John B. Doe

  • Il nome sopra con la s situata sotto la linea: 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

  • S-firma nelle barre senza spazi e il nome sul lato destro: 

/John B. Daina/ John B. Daina

Legalità delle firme S

Due entità principali regolano le firme elettroniche negli Stati Uniti:

  • Uniform Electronic Transaction Act : emanato in 1999 , l'UETA conferisce agli stati la giurisdizione per decidere se un documento firmato elettronicamente è valido. Attualmente, quasi tutti gli stati, Porto Rico, le Isole Vergini americane e Washington, DC, rientrano nell'UETA. Per considerare un documento legale e valido ai sensi dell'UETA: 

    • Tutte le parti devono intendere firmare elettronicamente il documento. 
    • Tutte le parti devono acconsentire a condurre affari elettronicamente. 
  • Firme elettroniche nella legge sul commercio globale e nazionale : nota anche come ESIGN, questa legge federale è entrata in vigore in 2000 . Con il panorama tecnologico in continua evoluzione, il Senato degli Stati Uniti ha presentato alla fine del 2020 un disegno di legge per modernizzare la legge, abrogando parte della lingua originale. ESIGN sostanzialmente adotta i principi fondamentali dell'UETA a livello federale. Oltre all'intento e al consenso, i regolamenti di ESIGN includono: 

    • Verifica di utilizzare la firma S con un documento specifico. 
    • Archiviazione e riproduzione di qualsiasi documento firmato S nel caso in cui tutte le parti ne richiedano copie.

Tieni presente che mentre molti stati, tra cui Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, New York e Utah, consentono firme S e firme conformi, altri stati richiedono ancora firme con inchiostro umido su determinati documenti. E anche quegli stati che consentono le firme S possono avere determinate restrizioni e situazioni in cui impongono una firma originale.

Domande frequenti sulle firme S

Posso usare una casella della firma S per digitare il nome di qualcun altro? 

No. Solo il firmatario designato del documento può utilizzare una firma conforme o un'altra S-firma.

Cosa succede se ho il permesso di firmare un documento per conto di qualcuno? 

Inserisci un prefisso "pp" prima del nome del firmatario per indicare che hai ottenuto l'autorizzazione a firmare elettronicamente il documento.

Cosa significa la /s/ posta prima di una firma digitale? 

La "s" racchiusa tra barre indica che la persona sta usando una S-firma per firmare il documento.

Crea firme S usando Nitro Sign

Che tu abbia a che fare con documenti legali federali e statali, depositando documenti per brevetti o vendendo la tua vecchia casa, puoi migliorare i tuoi flussi di lavoro sfruttando la potenza delle capacità di firma elettronica di Nitro. Nitro PDF Pro, ad esempio, offre funzionalità di firma S con una potente protezione tramite password. Con Nitro Sign puoi:

  • Crea e carica firme S e firme conformi. 
  • Firma in blocco documenti in pochi secondi. 
  • Collabora sui documenti per creare un flusso di lavoro più fluido. 
  • Tieni traccia di un documento durante l'intero processo di firma. 
  • Aggiungi il marchio della tua entità a qualsiasi documento che richieda una S-firma. 
  • Invia richieste di firma elettronica illimitate

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