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4 Passaggi per come gestire un ufficio senza carta

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Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali non è un compito da poco, ma alla fine ne vale la pena. Avvia un ufficio senza carta con la nostra prova gratuita di 14 giorni.

Se prima non avevi motivi sufficienti per rinunciare alla carta, 2020 e l'improvviso passaggio al lavoro a distanza ti hanno probabilmente convinto. Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali non è un compito da poco, ma alla fine ne vale la pena.

I vantaggi di un ufficio senza carta

  • Sostenibilità: La riduzione degli sprechi di carta è un primo passo cruciale negli sforzi della tua azienda per diventare ecologica, considerando che tra errori di stampa, posta indesiderata, dispense, fatturazione, presentazioni e imballaggi, i prodotti di carta mista costituiscono circa il 70 % dei rifiuti totali negli uffici .
  • Risparmio sui costi: non stiamo parlando solo del costo della stampa e dell'inchiostro, ma anche il tempo extra che i dipendenti dedicano a processi cartacei inefficienti costa denaro.
  • Maggiore efficienza: è stato dimostrato che i flussi di lavoro senza carta riducono il tempo dedicato a "lavori impegnativi", cose come la ricerca di firme, l'acquisizione di messaggi e la compilazione di moduli. Tutte queste attività sono più facili e veloci quando vengono eseguite digitalmente.
  • Maggiore soddisfazione dei dipendenti: la nostra ricerca ha rilevato tassi più elevati di soddisfazione sul lavoro tra i dipendenti che potevano lavorare da remoto e avevano accesso a strumenti digitali per svolgere bene il proprio lavoro. Risparmio di tempo, migliore esperienza utente e flussi di lavoro più fluidi sono solo alcuni dei motivi per cui i dipendenti trovano più facile il lavoro senza carta.
  • Maggiore sicurezza: i documenti cartacei possono finire nelle mani sbagliate o andare persi, danneggiati o conservati in modo errato. L'archiviazione crittografata basata su cloud, d'altra parte, mantiene i file al sicuro, protetti e facili da individuare.
  • Collaborazione più semplice: le soluzioni per la produttività PDF come Nitro PDF Pro TM assicurano che tutti i membri del team dispongano sempre della versione più aggiornata di un documento.
  • Pronto per il lavoro in remoto: i flussi di lavoro cartacei in genere richiedono che le persone si trovino nello stesso posto, quindi non sorprende che la stampa globale sia diminuita del 53 % dopo l'inizio della pandemia. Questo forte calo mette in evidenza quanto i processi cartacei siano incompatibili con la nuova realtà del lavoro a distanza.

Guida passo passo per passare senza carta

1 . Valutare gli attuali processi cartacei

  • Quali processi e reparti contribuiscono alla maggior parte della stampa e dell'archiviazione fisica dei documenti? Una volta determinato, puoi iniziare a trovare soluzioni per iniziare a non utilizzare la carta.
  • Quali misure di sicurezza devi rispettare per i processi digitali? Anche i documenti più sensibili possono essere archiviati digitalmente in modo sicuro e legale. Prima di iniziare il trasferimento, assicurati di aver svolto i compiti per rimanere conforme alle normative del tuo settore.
  • Quali risorse ha in casa la tua azienda che possono utilizzare per rimuovere la carta dal processo? Probabilmente hai già alcuni strumenti a tua disposizione che non stai utilizzando al massimo delle loro potenzialità.
  • Infine, di quali nuovi strumenti digitali hai bisogno per completare il tuo viaggio verso un ufficio senza carta? Idealmente, la tua nuova tecnologia sarà facile da usare e abbastanza conveniente da poter essere distribuita a tutti nella tua organizzazione.

2 . Organizzare un processo di trasferimento da carta a digitale

  • Innanzitutto, dai la priorità ai processi di trasferimento digitale che comprendono la maggior parte della tua stampa. Per molte aziende, questo significa firmare e inviare moduli .
  • Aggiorna il tuo archivio di documenti. Rimuovi gli accordi cartacei e stampati che possono essere completati e archiviati online utilizzando una soluzione sicura come Nitro PDF Pro , che offre protezione con password PDF e sicurezza del certificato.

3 . Fornisci formazione ai dipendenti sui tuoi nuovi flussi di lavoro digitali

4 . Crea strategie di onboarding e rollout per la nuova tecnologia

  • L'inserimento dei dipendenti in nuovi strumenti digitali, soprattutto su scala aziendale, può rappresentare un grave ostacolo all'eliminazione della carta. Senza una strategia, il processo può diventare lungo e stressante, con conseguente scarsa adozione da parte degli utenti. Il solido team di successo dei clienti di Nitro crea strategie di onboarding e rollout su misura, garantendo una transizione graduale e il massimo ROI sul tuo investimento.
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