Se prima non avevi motivi sufficienti per rinunciare alla carta, 2020 e l'improvviso passaggio al lavoro a distanza ti hanno probabilmente convinto. Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali non è un compito da poco, ma alla fine ne vale la pena.

I vantaggi di un ufficio senza carta

• Sostenibilità: La riduzione degli sprechi di carta è un primo passo cruciale negli sforzi della tua azienda per diventare ecologica, considerando che tra errori di stampa, posta indesiderata, dispense, fatturazione, presentazioni e imballaggi, i prodotti di carta mista costituiscono circa il 70 % dei rifiuti totali negli uffici .
• Risparmio sui costi: non stiamo parlando solo del costo della stampa e dell'inchiostro, ma anche il tempo extra che i dipendenti dedicano a processi cartacei inefficienti costa denaro.
• Maggiore efficienza: è stato dimostrato che i flussi di lavoro senza carta riducono il tempo dedicato a "lavori impegnativi", cose come la ricerca di firme, l'acquisizione di messaggi e la compilazione di moduli. Tutte queste attività sono più facili e veloci quando vengono eseguite digitalmente.
• Maggiore soddisfazione dei dipendenti: la nostra ricerca ha rilevato tassi più elevati di soddisfazione sul lavoro tra i dipendenti che potevano lavorare da remoto e avevano accesso a strumenti digitali per svolgere bene il proprio lavoro. Risparmio di tempo, migliore esperienza utente e flussi di lavoro più fluidi sono solo alcuni dei motivi per cui i dipendenti trovano più facile il lavoro senza carta.
• Maggiore sicurezza: i documenti cartacei possono finire nelle mani sbagliate o andare persi, danneggiati o conservati in modo errato. L'archiviazione crittografata basata su cloud, d'altra parte, mantiene i file al sicuro, protetti e facili da individuare.
• Collaborazione più semplice: le soluzioni per la produttività PDF come Nitro PDF Pro ^TM assicurano che tutti i membri del team dispongano sempre della versione più aggiornata di un documento.
• Pronto per il lavoro in remoto: i flussi di lavoro cartacei in genere richiedono che le persone si trovino nello stesso posto, quindi non sorprende che la stampa globale sia diminuita del 53 % dopo l'inizio della pandemia. Questo forte calo mette in evidenza quanto i processi cartacei siano incompatibili con la nuova realtà del lavoro a distanza.

Guida passo passo per passare senza carta

1 . Valutare gli attuali processi cartacei

• Quali processi e reparti contribuiscono alla maggior parte della stampa e dell'archiviazione fisica dei documenti? Una volta determinato, puoi iniziare a trovare soluzioni per iniziare a non utilizzare la carta.
• Quali misure di sicurezza devi rispettare per i processi digitali? Anche i documenti più sensibili possono essere archiviati digitalmente in modo sicuro e legale. Prima di iniziare il trasferimento, assicurati di aver svolto i compiti per rimanere conforme alle normative del tuo settore.
• Quali risorse ha in casa la tua azienda che possono utilizzare per rimuovere la carta dal processo? Probabilmente hai già alcuni strumenti a tua disposizione che non stai utilizzando al massimo delle loro potenzialità.
• Infine, di quali nuovi strumenti digitali hai bisogno per completare il tuo viaggio verso un ufficio senza carta? Idealmente, la tua nuova tecnologia sarà facile da usare e abbastanza conveniente da poter essere distribuita a tutti nella tua organizzazione.

2 . Organizzare un processo di trasferimento da carta a digitale

• Innanzitutto, dai la priorità ai processi di trasferimento digitale che comprendono la maggior parte della tua stampa. Per molte aziende, questo significa firmare e inviare moduli .
• Aggiorna il tuo archivio di documenti. Rimuovi gli accordi cartacei e stampati che possono essere completati e archiviati online utilizzando una soluzione sicura come Nitro PDF Pro , che offre protezione con password PDF e sicurezza del certificato.

3 . Fornisci formazione ai dipendenti sui tuoi nuovi flussi di lavoro digitali

• Tieni presente che potrebbe essere necessario fornire formazione anche per strumenti che erano già presenti nel tuo ufficio. I lavoratori citano costantemente una migliore formazione come il modo migliore in cui i datori di lavoro potrebbero aumentare la produttività nella loro organizzazione.

4 . Crea strategie di onboarding e rollout per la nuova tecnologia

• L'inserimento dei dipendenti in nuovi strumenti digitali, soprattutto su scala aziendale, può rappresentare un grave ostacolo all'eliminazione della carta. Senza una strategia, il processo può diventare lungo e stressante, con conseguente scarsa adozione da parte degli utenti. Il solido team di successo dei clienti di Nitro crea strategie di onboarding e rollout su misura, garantendo una transizione graduale e il massimo ROI sul tuo investimento.