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5 Domande da porre durante la valutazione delle soluzioni di firma elettronica

Valutazione delle soluzioni di firma elettronica

Scopri come selezionare un fornitore di firme elettroniche sicuro, affidabile e scalabile per la tua azienda.

La frenetica economia digitale di oggi presenta sfide e opportunità alle aziende di tutte le dimensioni. I tempi sono cambiati. Le persone sono cambiate. La tecnologia è cambiata. E, naturalmente, il modo in cui dobbiamo firmare i documenti è cambiato.

Firmare, copiare, scansionare, spedire e inviare fax (sì, alcune persone stanno ancora inviando fax) documenti cartacei non è un modo sostenibile o redditizio per gestire un'impresa. Può essere estremamente dispendioso in termini di tempo e rischioso.

Se stai valutando soluzioni di firma elettronica e fornitori per la tua azienda, siamo qui per aiutarti con consigli e risorse diretti per prendere una decisione informata. Iniziamo con alcuni fatti importanti da comprendere sulle firme elettroniche.

Che cos'è una firma elettronica?

Una firma elettronica, o firma elettronica, è la controparte digitale di una firma autografa. Può essere semplicemente un'immagine della tua firma incollata in un documento. Legalmente, una firma elettronica cattura l'intenzione di una persona di accettare il contenuto di un documento elettronico, contratto, record o insieme di dati.

Ci sono molti vantaggi aziendali delle firme elettroniche , incluso un modo più efficiente, sicuro e conforme per firmare documenti in qualsiasi parte del mondo, su qualsiasi dispositivo. Una soluzione di firma elettronica scalabile è diventata uno strumento indispensabile nel tuo stack tecnologico per supportare la crescita e la trasformazione digitale.

Indipendentemente dai fornitori che stai valutando, ti invitiamo a scaricare e leggere il 2022 Report radar GigaOm per soluzioni di firma elettronica . Nitro Sign è stata onorata di essere stata nominata leader in questo rapporto che fornisce un'analisi approfondita e una revisione di diversi fornitori nella categoria firma elettronica. Vedrai come i fornitori si classificano in base a criteri chiave come firme digitali avanzate, flessibilità, scalabilità, facilità d'uso, sicurezza, conformità e altro ancora.

Quali sono i 3 tipi di firme elettroniche?

Sapere quali tipi di firme elettroniche è necessario supportare sarà molto importante per determinare quale soluzione di firma elettronica è necessaria. Anche se oggi potresti aver bisogno solo di firme semplici, tieni presente che in futuro potresti aver bisogno di firme elettroniche qualificate e altamente affidabili man mano che cresci.

Esistono 3 tipi di firme elettroniche e Nitro Sign li supporta tutti. Le differenze tra loro si basano principalmente sul livello di autenticità, identità, integrità e autenticazione.

Firma elettronica di base o semplice (SES): una firma elettronica semplice o di base deve semplicemente dimostrare l'accettazione o l'approvazione da parte del firmatario. Può essere un'immagine scansionata di una firma, una firma disegnata manualmente su uno schermo desktop (e salvata digitalmente), un clic su un pulsante "Accetto", ecc.

Firma elettronica avanzata (AES): una firma avanzata deve soddisfare requisiti specifici che forniscono un livello superiore di verifica dell'ID firmatario, sicurezza e sigillo di manomissione (il che significa che il documento non può essere modificato una volta firmato).

Firma elettronica qualificata (QES): una firma qualificata o di non ripudio è l'unico tipo di firma elettronica ad avere uno status giuridico speciale nell'UE. A differenza delle altre firme, l'onere della prova spetta alla parte che contesta la/e firma/e, non al promotore.

Lista di controllo per la firma elettronica

Una firma elettronica è la stessa di una firma digitale?

No. I termini firma elettronica e firma digitale sono spesso usati in modo intercambiabile, ma una firma digitale si basa sulla tecnologia di crittografia/decrittografia ed è il tipo più avanzato e sicuro di firma elettronica. Le firme digitali forniscono un ulteriore livello di sicurezza e integrità. Sono utilizzati per rispettare severi requisiti normativi con garanzia dell'identità e dell'autenticità del firmatario e del documento.

Una firma digitale è sempre una firma elettronica, mentre una firma elettronica non è sempre una firma digitale.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Sì. Nella maggior parte del mondo, una firma elettronica è legalmente riconosciuta ed esecutiva. Tuttavia, le leggi e i regolamenti relativi alle firme elettroniche possono variare a seconda delle regioni e dei paesi. Per dettagli specifici sulla legalità e sull'applicabilità delle firme elettroniche, leggi la Sezione 3 del nostro whitepaper, Guida definitiva alle firme elettroniche.

Ora, come si fa a scegliere il miglior fornitore di firma elettronica?

La prima cosa da tenere presente è che non tutte le soluzioni di firma elettronica sono uguali. I fornitori possono variare in modo significativo in termini di funzionalità, conformità normativa e persino costi nascosti. La ricerca approfondita è fondamentale.

Quando si sceglie un fornitore per la propria azienda, è necessario assicurarsi che le sue funzionalità di firma di base siano allineate ai requisiti aziendali e ai requisiti normativi globali. Sebbene ci siano diversi componenti che compongono una soluzione di firma elettronica, di seguito abbiamo cinque aree di interesse chiave per la tua decisione.

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La tua checklist di valutazione per le soluzioni di firma elettronica

1 . La soluzione è flessibile e scalabile?

Proprio perché oggi potresti essere un'azienda di piccole e medie dimensioni, la tua soluzione di firma elettronica dovrebbe essere in grado di supportarti, indipendentemente dalle dimensioni della tua attività. Inoltre, è probabile che i casi d'uso e i flussi di lavoro dei documenti cambino nel tempo. Aggiungerai persone, aggiungerai posizioni e/o aggiungerai transazioni globali e transfrontaliere per la firma elettronica. Una soluzione di firma elettronica Software as a Service (SaaS) come Nitro ti consente di adattarti alle mutevoli esigenze e scalare man mano che cresci.

Domande da porre ai fornitori:

  • I tipi di file che usi sono supportati? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML, ecc.)
  • Puoi facilmente aggiungere o rimuovere utenti?
  • Puoi personalizzare la soluzione di firma elettronica?
  • La soluzione è facile da implementare e accedere?
  • La soluzione sosterrà le esigenze attuali e future?

2 . La soluzione è facile da usare con le automazioni integrate?

Quando investi in una soluzione di firma elettronica, vuoi che sia facile e intuitiva in modo che la tua gente ami usarla! Un'esperienza utente e amministratore scadente porta a un ROI scarso. Assicurati di poter provare il prodotto prima di acquistare per ridurre al minimo il rischio. Oltre ad avere un'interfaccia semplice e pulita, desideri anche la possibilità di automatizzare i flussi di lavoro di documenti e firme da semplici a avanzati.

Un grande risparmio di tempo per Nitro Sign è il nostro portale di modelli che automatizza le richieste ripetitive di firma elettronica. Puoi selezionare un flusso di lavoro predefinito, aggiungere firmatari, personalizzare le configurazioni e applicare modifiche su richiesta, senza dover riconfigurare i flussi di lavoro ogni volta.

Domande da porre ai fornitori:

  • La soluzione è facile da imparare e da usare?
  • Come si preparano i documenti per la firma e si inviano le richieste?
  • La soluzione viene fornita con flussi di firma automatizzati?
  • Puoi offrire ai firmatari una scelta di metodi di firma su qualsiasi dispositivo?
  • Puoi firmare pacchetti di documenti?

3 . La soluzione è sicura e conforme ai tuoi requisiti normativi specifici?

Ogni azienda deve fare della sicurezza e della conformità delle firme elettroniche una priorità. Ciò è particolarmente importante se ti trovi in un settore altamente regolamentato come quello sanitario o dei servizi finanziari o se esegui transazioni transfrontaliere.

Per proteggere i tuoi dati e la tua attività, assicurati che il tuo fornitore di firma elettronica e i relativi data center siano conformi agli standard internazionali e del settore come eIDAS, UETA, ISO 27001 , SOC 2 , HIPAA, QTSP, ecc. Con un aumento delle frodi di identità e violazioni dei dati, sofisticate misure di sicurezza e certificazioni sono essenziali. Se il tuo fornitore utilizza sub-processori, vorrai chiedere anche le loro politiche di sicurezza e privacy.

Nitro garantisce che i tuoi dati, documenti e firme elettroniche siano protetti e siamo aggiornati sulla sicurezza e la conformità, quindi non devi. Verifichiamo i nostri controlli attraverso test di conformità e certificazioni annuali. Nitro Sign Premium soddisfa e supera alcune delle più severe leggi e normative internazionali sulle firme elettroniche applicabili nell'Unione Europea, negli Stati Uniti d'America, in Svizzera, a Singapore e a Hong Kong.

Domande da porre ai fornitori:

  • Quali sono le politiche e le certificazioni sulla sicurezza dei dati e sulla privacy del fornitore?
  • La soluzione è conforme alle leggi e ai regolamenti sulla firma elettronica transfrontaliera?
  • Consente a chiunque di convalidare la firma, anche senza accedere al sistema?
  • Qual è il processo del fornitore se si verifica una violazione dei dati?

4 . Potete integrare la soluzione con le altre vostre applicazioni aziendali?

L'integrazione delle firme elettroniche nelle tue applicazioni Web e aziendali preferite, su diversi dispositivi, migliora l'efficienza e la collaborazione a livello aziendale. Dovrai assicurarti che la tua soluzione di firma elettronica includa API (Application Programming Interface) e connettori che funzionino con browser e applicazioni specifici. Pensa ai casi d'uso e ai flussi di lavoro in queste applicazioni. Gli utenti devono inviare e tenere traccia delle richieste di firma all'interno di Salesforce o Microsoft Outlook?

Domande da porre ai fornitori:

  • La soluzione eSignature è compatibile con le ultime versioni dei comuni sistemi operativi (sia PC che mobile)?
  • Offre un design completamente reattivo?
  • La soluzione dispone di un'API (Application Programming Interface) flessibile?
  • Sono disponibili connettori pronti per programmi come Salesforce, Microsoft SharePoint e Power Automate?

5 . Quanto costa la soluzione? Qual è il costo totale di proprietà (TCO)?

Quanto costa una soluzione di firma elettronica? I fornitori variano ampiamente in base ai modelli e ai costi di licenza e si desidera prestare attenzione a commissioni nascoste o eccedenze. Per un confronto reale dei costi, utilizza il costo totale di proprietà rispetto ai soli costi anticipati o alle tariffe di licenza per utente.

Ad esempio, con Nitro Sign Essentials e Advanced , ottieni firme illimitate. Per Nitro Sign Premium con funzionalità avanzate di firma qualificata e altamente affidabile, paghi solo per ogni firma completata con successo. Assicurati che i costi siano chiaramente definiti in modo da poter consentire a tutti di soddisfare le richieste di qualsiasi caso d'uso della firma elettronica all'interno dell'organizzazione, senza sorprese in seguito.

Domande da porre ai fornitori:

  • Qual è il modello di costo della soluzione?
  • Paghi per utente, per firma o per la soluzione completa?
  • Devi acquistare una licenza perpetua o il prezzo dell'abbonamento è un'opzione?
  • Ci sono commissioni eccedenti?

Ottieni consigli di esperti per la scelta di un partner di firma elettronica affidabile

È molto importante scegliere una soluzione di firma elettronica e un partner che possa supportarti nell'evoluzione della tua azienda e della tua tecnologia. Gli esperti Nitro sono qui per aiutarti a esplorare le tue opzioni e prendere la decisione migliore per il tuo futuro. Mettiti in contatto in qualsiasi momento per una conversazione personale o una dimostrazione.

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Nitro Sign è stata riconosciuta come Leader nel 2022 Rapporto radar GigaOm per le firme elettroniche. Scopri di più sulla valutazione e l'analisi di GigaOm dei principali fornitori di firme elettroniche nella categoria.