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5 Domande da porre durante la valutazione delle soluzioni di firma elettronica

Valutazione delle soluzioni di firma elettronica

Scopri come selezionare un fornitore di firme elettroniche sicuro, affidabile e scalabile per la tua azienda.

L'economia odierna, frenetica e digitale, porta sia sfide che opportunità alle aziende di tutte le dimensioni. I tempi sono cambiati. Le persone sono cambiate. La tecnologia è cambiata. E, ovviamente, è cambiato il modo in cui dobbiamo firmare i documenti.

Firmare, copiare, scannerizzare, spedire e faxare (sì, c'è ancora chi faxa) documenti cartacei non è un modo sostenibile o redditizio di gestire un'azienda. Può essere estremamente dispendioso in termini di tempo e rischioso.

Se sta valutando le soluzioni e i fornitori di firma elettronica per la sua azienda, siamo qui per aiutarla con consigli semplici e risorse per prendere una decisione informata. Iniziamo con alcuni fatti importanti da capire sulle firme elettroniche.

Che cos'è una firma elettronica?

Una firma elettronica, o eSignature, è la controparte digitale di una firma autografa. Può trattarsi semplicemente di un'immagine della sua firma incollata in un documento. Dal punto di vista legale, una firma elettronica cattura l'intenzione di una persona di accettare il contenuto di un documento elettronico, di un contratto, di un record o di un insieme di dati.

Ci sono molti vantaggi aziendali delle firme elettroniche, tra cui un modo più efficiente, sicuro e conforme per firmare i documenti ovunque nel mondo, su qualsiasi dispositivo. Una soluzione di firma elettronica scalabile è diventata uno strumento indispensabile nel suo stack tecnologico per sostenere la crescita e la trasformazione digitale.

Indipendentemente dai fornitori che sta valutando, la invitiamo a scaricare e leggere il rapporto 2022 Rapporto GigaOm Radar per le soluzioni di firma elettronica. Nitro Sign è stata onorata di essere stata nominata leader in questo rapporto che fornisce un'analisi approfondita e una recensione di diversi fornitori nella categoria della firma elettronica. Potrà vedere come i fornitori si classificano in base a criteri chiave come le firme digitali avanzate, la flessibilità, la scalabilità, la facilità d'uso, la sicurezza, la conformità e altro ancora.

Quali sono i 3 tipi di firma elettronica?

Sapere quali tipi di firme elettroniche deve supportare sarà molto importante per determinare la soluzione di firma elettronica di cui ha bisogno. Anche se oggi potrebbe aver bisogno solo di firme semplici, tenga presente che in futuro, con la crescita, potrebbe aver bisogno di firme elettroniche qualificate e ad alta affidabilità.

Esistono 3 tipi di firma elettronica e Nitro Sign li supporta tutti. Le differenze tra loro si basano principalmente sul livello di Autenticità, Identità, Integrità e Autenticazione.

Firma elettronica semplice o di base (SES): Una firma elettronica semplice o di base deve semplicemente dimostrare l'accettazione o l'approvazione da parte del firmatario. Può trattarsi di un'immagine scannerizzata di una firma, di una firma disegnata manualmente sullo schermo del desktop (& salvata digitalmente), di un clic su un pulsante "Accetto", ecc.

Firma elettronica avanzata (AES): Una firma avanzata deve soddisfare requisiti specifici che forniscono un livello più elevato di verifica dell'ID del firmatario, di sicurezza e di tenuta delle manomissioni (il che significa che il documento non può essere modificato una volta firmato).

Firma elettronica qualificata (QES): La firma qualificata o non ripudiabile è l'unico tipo di firma elettronica ad avere uno status giuridico speciale nell'UE. A differenza delle altre firme, l'onere della prova spetta alla parte che contesta la firma (o le firme), non all'iniziatore.

Lista di controllo per la firma elettronica

Una firma elettronica è la stessa cosa di una firma digitale?

I termini firma elettronica e firma digitale sono spesso usati in modo intercambiabile, ma la firma digitale si basa sulla tecnologia di crittografia/decrittografia ed è il tipo più avanzato e sicuro di firma elettronica. Le firme digitali forniscono un ulteriore livello di sicurezza e integrità. Vengono utilizzati per soddisfare i severi requisiti normativi con la garanzia dell'identità e dell'autenticità del firmatario e del documento.

Una firma digitale è sempre una firma elettronica, mentre una firma elettronica non è sempre una firma digitale.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Sì. Nella maggior parte del mondo, la firma elettronica è legalmente riconosciuta e applicabile. Tuttavia, le leggi e i regolamenti relativi alle firme elettroniche possono variare a seconda delle regioni e dei Paesi. Per dettagli specifici sulla legalità e l'applicabilità delle firme elettroniche, legga la Sezione 3 del nostro whitepaper, Guida definitiva alle firme elettroniche.

Ora, come si fa a scegliere il miglior fornitore di firma elettronica?

La prima cosa da sapere è che non tutte le soluzioni di firma elettronica sono uguali. I fornitori possono variare in modo significativo in termini di funzionalità, conformità alle normative e persino costi nascosti. Una ricerca accurata è fondamentale.

Quando sceglie un fornitore per la sua azienda, deve assicurarsi che le sue capacità di firma principali siano allineate ai suoi requisiti aziendali e ai suoi requisiti normativi globali. Sebbene ci siano diversi componenti che costituiscono una soluzione di firma elettronica, qui di seguito abbiamo elencato cinque aree chiave per la sua decisione.

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La sua lista di controllo per la valutazione delle soluzioni di firma elettronica

1. La soluzione è flessibile e scalabile?

Anche se oggi lei è una piccola o media impresa, la sua soluzione di firma elettronica dovrebbe essere in grado di supportarla a prescindere dalle dimensioni della sua azienda. Inoltre, è probabile che i casi d'uso dei documenti e i flussi di lavoro cambino nel tempo. Potrà aggiungere persone, aggiungere sedi e/o aggiungere transazioni globali e transfrontaliere per l'eSigning. Una soluzione di firma elettronica Software as a Service (SaaS) come Nitro le consente di adattarsi alle mutevoli esigenze e di scalare con la sua crescita.

Domande da porre ai venditori:

  • I tipi di file che utilizza sono supportati? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML, ecc.)
  • Può aggiungere o rimuovere facilmente gli utenti?
  • Può personalizzare la soluzione di firma elettronica?
  • La soluzione è facile da implementare e da accedere?
  • La soluzione supporterà le esigenze attuali e future?

2. La soluzione è facile da usare con automazioni integrate?

Quando investe in una soluzione di firma elettronica, vuole che sia facile e intuitiva, in modo che i suoi dipendenti amino usarla! Una cattiva esperienza dell'utente e dell'amministratore porta a un cattivo ROI. Si assicuri di poter provare il prodotto prima di acquistarlo per minimizzare il rischio. Oltre ad avere un'interfaccia semplice e pulita, vuole anche la possibilità di automatizzare i flussi di lavoro dei documenti e della firma, da quelli più semplici a quelli più avanzati.

Un grande risparmio di tempo per Nitro Sign è il nostro portale Template che automatizza le richieste ripetitive di firma elettronica. Può selezionare un flusso di lavoro predefinito, aggiungere firmatari, personalizzare le configurazioni e applicare le modifiche su richiesta, senza dover riconfigurare i flussi di lavoro ogni volta.

Domande da porre ai venditori:

  • La soluzione è facile da imparare e da usare?
  • Come si preparano i documenti da firmare e si inviano le richieste?
  • La soluzione è dotata di flussi di firme automatizzati?
  • Può offrire ai firmatari una scelta di metodi di firma su qualsiasi dispositivo?
  • Può firmare pacchetti di documenti?

3. La soluzione è sicura e conforme ai suoi specifici requisiti normativi?

Ogni azienda deve fare della sicurezza e della conformità della firma elettronica una priorità. Questo è particolarmente importante se opera in un settore altamente regolamentato come quello della sanità o dei servizi finanziari, o se effettua transazioni transfrontaliere.

Per proteggere i suoi dati e la sua attività, si assicuri che il suo fornitore di firma elettronica e i suoi centri dati siano conformi agli standard industriali e internazionali, come eIDAS, UETA, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, QTSP, ecc. Con l'aumento delle frodi di identità e delle violazioni dei dati, sono essenziali misure di sicurezza e certificazioni sofisticate. Se il suo fornitore utilizza dei subprocessori, dovrà informarsi anche sulle loro politiche di sicurezza e di privacy.

Nitro assicura che i suoi dati, documenti e firme elettroniche siano protetti e noi ci teniamo aggiornati sulla sicurezza e sulla conformità, in modo che non debba farlo lei. Verifichiamo i nostri controlli attraverso test di conformità e certificazioni annuali. Nitro Sign Premium soddisfa e supera alcune delle più severe leggi e normative internazionali sulla firma elettronica applicabili nell'Unione Europea, negli Stati Uniti d'America, in Svizzera, a Singapore e a Hong Kong.

Domande da porre ai venditori:

  • Quali sono le politiche e le certificazioni di sicurezza dei dati e della privacy del fornitore?
  • La soluzione è conforme alle leggi e ai regolamenti transfrontalieri sulla firma elettronica?
  • Consente a chiunque di convalidare la firma, anche senza accedere al sistema?
  • Qual è il processo del fornitore in caso di violazione dei dati?

4. Può integrare la soluzione con le altre applicazioni aziendali?

L'integrazione delle firme elettroniche nelle sue applicazioni aziendali e web preferite, su diversi dispositivi, migliora l'efficienza e la collaborazione a livello aziendale. Dovrà assicurarsi che la sua soluzione di firma elettronica includa interfacce di programmazione delle applicazioni (API) e connettori che funzionino con i suoi browser e le sue applicazioni specifiche. Pensi ai suoi casi d'uso e ai flussi di lavoro in queste applicazioni. Gli utenti devono inviare e monitorare le richieste di firma all'interno di Salesforce o di Microsoft Outlook?

Domande da porre ai venditori:

  • La soluzione di firma elettronica è compatibile con le ultime versioni dei sistemi operativi più comuni (sia per PC che per dispositivi mobili)?
  • Offre un design completamente reattivo?
  • La soluzione ha un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) flessibile?
  • Sono disponibili connettori "out of the box" per programmi come Salesforce, Microsoft SharePoint e Power Automate?

5. Quanto costa la soluzione? Qual è il costo totale di proprietà (TCO)?

Quanto costa una soluzione di firma elettronica? I fornitori variano molto nei modelli di licenza e nei costi, e lei deve fare attenzione alle spese nascoste o ai sovrapprezzi. Per un vero confronto dei costi, utilizzi il costo totale di proprietà rispetto ai soli costi iniziali o alle tariffe di licenza per utente.

Ad esempio, con Nitro Sign Essentials e Advanced, ottiene una firma illimitata. Per Nitro Sign Premium, con funzionalità avanzate di firma qualificata ad alta affidabilità, paga solo per ogni firma completata con successo. Si assicuri che i costi siano chiaramente definiti, in modo da poter dare a tutti la possibilità di soddisfare le esigenze di qualsiasi caso d'uso della firma elettronica nella sua organizzazione, senza sorprese successive.

Domande da porre ai venditori:

  • Qual è il modello di costo della soluzione?
  • Paga per utente, per firma o per la soluzione completa?
  • È necessario acquistare una licenza perpetua o si può optare per un prezzo di abbonamento?
  • Ci sono spese di sovraccarico?

Ottenga i consigli degli esperti per la scelta di un partner affidabile per la firma elettronica.

È molto importante scegliere una soluzione di firma elettronica e un partner che possa supportarla durante l'evoluzione della sua attività e della tecnologia. Gli esperti Nitro sono qui per aiutarla a esplorare le sue opzioni e a prendere la decisione migliore per il suo futuro. Si metta in contatto con in qualsiasi momento per una conversazione personale o una dimostrazione.