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Signatures électroniques

Ce qu'il faut savoir sur les signatures humides

Pendant des siècles, une signature manuscrite a été la norme de facto lorsqu'il s'agissait de vérifier et d'authentifier d'importants morceaux de papier. Ce n'est en grande partie pas le cas aujourd'hui. Alors que les signatures numériques et électroniques ont gagné du terrain et contribué à transformer les entreprises modernes, les signatures manuscrites ou humides ne sont plus aussi répandues qu'elles l'étaient autrefois.

L'adoption ultra-rapide de la technologie, associée à la pandémie de COVID- 19 en cours et à l'augmentation subséquente du travail à distance, a accéléré la transformation des signatures humides en signatures électroniques ou numériques. Cependant, il existe encore des cas où des signatures manuscrites sont requises sur les documents. Voici tout ce que vous devez savoir sur les signatures humides - ce qu'elles sont, quand utiliser une signature à l'encre humide, comment mettre les signatures dans les PDF - et comment les plateformes de productivité comme Nitro Sign peuvent vous aider à rendre vos processus opérationnels plus efficaces.

Qu'est-ce qu'une signature humide ?

John Hancock, autographe, signature sur la ligne pointillée - chaque fois que vous mettez un stylo sur du papier pour signer un document, vous utilisez une signature humide ou une signature à l'encre humide. Le terme vient de "attendre que l'encre" sèche sur le papier. Cependant, une signature manuscrite ne doit pas nécessairement être un nom signé. Les signatures humides peuvent inclure des initiales, un « X », un symbole estampé, une empreinte digitale encrée ou une autre forme physique de signature.

En fait, l'Uniform Commercial Code,ou UCC,qui régit toutes les transactions commerciales aux États-Unis, stipule : « Une signature peut être faite manuellement ou au moyen d'un dispositif ou d'une machine, et par l'utilisation de n'importe quel nom,y compris un nom commercial. ou un nom d'emprunt, ou par un Word, une marque ou un symbole exécuté ou adopté par une personne ayant l'intention actuelle d'authentifier un écrit. »

Comment créer une signature humide

Une signature humide nécessite un certain type de stylo, généralement rempli d'encre noire, ou un tampon avec vos initiales, votre signature ou un autre sceau approuvé. Pour créer une signature à l'encre humide, signez simplement un document imprimé ou photocopié en lettres cursives, initiales ou tamponnez le document dans les espaces désignés.

Ajouter une signature humide à un PDFs

Vous pouvez cependant transférer une signature manuscrite vers un PDFs si un document le permoi.Lorsque vous utilisez Nitro Sign, voici comment ajouter votre signature manuscrite au formulaire ou au document :

  • Choisissez le document que vous souhaitez signer.
  • Ouvrez votre document dans Nitro. 
  • Sélectionnez Accueil et cliquez sur l'icône de signature rapide dans la barre d'outils supérieure. À partir de là, vous aurez plusieurs façons d'ajouter une signature : 

    • L'option Manuscrit vous permet de saisir votre nom et de générer une signature manuscrite dans le document. 
    • À partir du fichier vous permet de télécharger une signature humide à partir d'une image numérisée ou d'un fichier jpeg. 
    • Si vous choisissez Dessiner, vous pourrez essentiellement signer électroniquement le document à l'aide du curseur. 
    • WebCam utilise l'appareil photo de votre ordinateur pour prendre une photo de votre signature à l'encre humide.
  • Une fois que vous avez créé votre signature, sélectionnez OK.
  • Placez votre signature sur la ligne du document, redimensionnez si nécessaire et sélectionnez Appliquer.
  • Envoyez votre document à d'autres signataires, le cas échéant.  

Ces instructions étape par étape seront similaires si vous utilisez d'autres lecteurs PDFs ou des formulaires électroniques à remplir.

Exigences de signature humide

En général, le type de document et les instructions de l'autre entité détermineront si vous utiliserez ou non une signature à l'encre humide. Alors que les signatures électroniques numériques sont devenues un moyen courant de signer des documents, en particulier dans les entreprises commerciales modernes, une signature manuscrite est requise dans deux cas principaux :

  • Vous utiliserez une signature manuscrite si les deux parties ne consentent pas aux signatures électroniques ou numériques. 
  • Utilisez une signature manuscrite lorsque la loi l'exige. Par exemple, les procédures judiciaires, les expulsions, les adoptions, les documents de divorce et de garde nécessitent tous des signatures à l'encre humide en personne. Une modification des polices d'assurance-maladie et d'assurance-vie, telle qu'une annulation, nécessite également des signatures manuscrites, tout comme les modifications apportées aux testaments et aux fiducies. Le transport de matières dangereuses repose également sur des signatures à l'encre humide. 

Signatures numériques et électroniques vs signature humide

Une signature électronique, également appelée eSignature, est largement utilisée dans des secteurs allant de la médecine et de la construction à la vente au détail et aux technologies de l'information. Les signatures numériques sont un type de signatures électroniques qui sécurisent essentiellement un document en utilisant des techniques de cryptage et des certificats de sécurité.

Une signature électronique peut être une image, un symbole, une reconnaissance d'empreintes digitales, un clic sur une case, un son verbal, un code PIN ou un nom tapé dans un contrat ou un accord. Comme leurs homologues à encre humide, les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes. En 2000 , la loi fédérale américaine sur la signature électronique dans le commerce mondial et national (ESIGN) a établi des directives sur la signature électronique, qui restent la norme aujourd'hui. Semblable dans les directives et la réglementation à ESIGN, une 1999 loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) définit les normes de signature électronique qui relèvent de la compétence de chaque État. Quarante-sept États, Washington, DC et les îles Vierges américaines ont adopté l'UETA.

Comment Pacific National a simplifié les workflows avec les signatures électroniques

Basée à Sydney, en Australie, la société de logistique Pacific National recherchait une solution rentable qui offrait à tous les employés 3 , 500 et plus les outils de productivité PDF et les fonctionnalités de signature électronique. Avant de passer à Nitro PDF Pro en 2014 , plus de 85 % des travailleurs du savoir de Pacific National imprimaient des documents pour les signer et les partager physiquement, ce qui représente un énorme gaspillage d'efficacité et une perte de flux de travail.

Les employés de Pacific National travaillent sur plus de 90 sites dans tout le pays, et le défi consistait à trouver une solution mieux intégrée à la plate-forme logicielle de bureau Citrix. La tâche monumentale de mise en œuvre de nouveaux processus de signature électronique a nécessité une grande collaboration avec l'équipe de réussite de Nitro pour exécuter une transition en douceur. La solution Nitro PDF Pro s'intègre dans le cadre logiciel d'entreprise existant de l'entreprise, et aujourd'hui chaque utilisateur et appareil est équipé de la plate-forme eSign et PDF de Nitro.

En savoir plus sur la façon dont Pacific National a décidé d'étendre les licences Nitro à ses milliers d'employés à travers l'Australie.

Découvrez comment McConnell Dowell a économisé de l'argent avec Nitro Sign

À la fin du 2020 , McConnell Dowell cherchait un moyen de réduire les frais de licence exorbitants tout en réduisant les coûts d'impression et de photocopie dans l'ensemble de l'entreprise. L'entreprise de construction créative basée à Victoria, en Australie, compte plus de 2 , 500 employés et construit des actifs, des installations et des infrastructures emblématiques dans le monde entier. Pour faciliter une plus grande collaboration mondiale et exécuter plus facilement les contrats signés, les employés de McConnell Dowell avaient besoin d'une solution logicielle d'entreprise rentable et facile à utiliser.

Lors du passage d'Adobe à Nitro, le service informatique de McConnell Dowell a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe de Nitro pour identifier les cas dans l'ensemble de l'entreprise de construction qui bénéficieraient de la solution de signature électronique illimitée, réduisant ainsi le besoin d'impressions coûteuses. Au cours de sa première année, McConnell Dowell a réduit ses coûts de licence et d'impression jusqu'à 50 %.

Découvrez comment McConnell Dowell a économisé gros en passant à Nitro.

Comment Nitro peut réduire le besoin de signatures humides

Bien que les signatures humides soient toujours utilisées dans certains cas, les signatures électroniques peuvent réduire considérablement vos coûts de papier, rendre les flux de travail de votre entreprise plus fluides et vous donner, à vous et à vos employés, la possibilité de créer des signatures électroniques à partir de n'importe quel appareil.

Êtes-vous prêt à faire les premiers pas vers la transformation de documents numériques de bout en bout dans votre propre entreprise ? Que vous soyez un particulier, une petite entreprise, une chaîne nationale ou une entité mondiale, vous pouvez profiter des avantages et de l'efficacité de la transition vers des outils numériques sans papier et des capacités de signature électronique. Nitro Productivity Platform regroupe Nitro PDF Pro et Nitro Sign Essentials pour vous offrir une puissante combinaison de productivité PDF et de signature électronique illimitée.

Faites les premiers pas dès aujourd'hui en contacttant Nitro pour en savoir plus sur l'exploitation du potentiel de votre pile de documents tout en augmentant le retour sur investissement de votre entreprise et en sécurisant vos documents les plus critiques.

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