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5 Avantages de la modernisation de votre système d'accords

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Comment pouvez-vous rendre votre système de gestion des accords plus simple et plus rentable ? Cela commence par la standardisation et la numérisation d'autant de composants du processus que possible.

Les accords sont un élément essentiel de l'exploitation de votre entreprise. Des négociations et des contrats avec vos clients et fournisseurs aux accords que les employés doivent examiner et signer lors de onboarding, la gestion des accords est probablement une partie importante des opérations de routine de votre organisation.

Mais les systèmes d'accords nécessitent souvent un temps administratif excessif pour être traités. Imprimer, signer, numériser, envoyer par e-mail, peut-être même la livraison physique, tout cela consomme beaucoup de ressources humaines et financières. Comment pouvez-vous rendre votre système de gestion des accords plus simple et plus rentable ? Cela commence par la standardisation et la numérisation d'autant de composants du processus que possible.

Nous avons quelques lignes directrices pour la préparation d'accords électroniques qui vous aideront à gagner en efficacité au bureau :

1 . Accélérez les négociations et gagnez en efficacité

Imaginez pouvoir conclure des contrats en quelques heures, voire en quelques minutes, au lieu de plusieurs jours ou semaines. C'est possible avec un système de gestion électronique des contrats.

Ne vous laissez pas entraîner dans le va-et-vient des communications qui sont souvent nécessaires pour conclure un contrat. Grâce à un outil de productivité et à une solution PDF, plusieurs parties prenantes peuvent consulter et annoter les projets de contrat en temps réel, sans avoir à réviser et à envoyer plusieurs documents. Avec l'aide d'une solution comme Nitro PDF Pro, vous pouvez créer, modifier et même signer électroniquement des accords de partenariat numérique, des contrats avec des clients, des contrats de location et bien plus encore sans avoir besoin d'imprimante, de scanner, ou de bureau de poste.

2 . Économiser de l'argent

Soyons réalistes : le papier n'est pas écologique, et il n'est pas non plus bon marché. Pourtant, l’EPA (Agence américaine de protection de l’environnement) estime que les équipes chargées de traiter l'information utilisent en moyenne 10 000 feuilles de papier par an. Cela équivaut en moyenne à plus d'un arbre par employé de bureau et par an. En numérisant votre processus de gestion des contrats, vous pouvez réduire considérablement les impressions et diminuer les frais d'affranchissement et de livraison.

3 . Améliorer la satisfaction des clients et des employés

De nos jours, tant les travailleurs que les clients exigent de plus en plus que leurs interactions avec les entreprises soient immédiates. Un client potentiel qui doit imprimer, signer, puis envoyer par courrier des documents et des contrats pour entamer officiellement une relation avec vous risque de se sentir frustré. Parallèlement, vos employés férus de technologie ne veulent pas imprimer des rames de papier pour faire avancer les processus et conclure des affaires.

Donnez à vos clients et à vos employés la possibilité de collaborer avec vous et d'autres parties prenantes par voie électronique. Partagez des PDF en ligne, autorisez la révision et l'annotation de ces PDF en temps réel, et contrôlez qui a accès à la visualisation, aux commentaires et à l'édition avec un outil comme Nitro Sign .

4 . Renforcez la conformité

La gestion électronique des accords facilite également la standardisation des processus, la création simple de modèles et l'accès en temps réel aux dernières versions des documents. Lorsque tous les membres de votre équipe utilisent les mêmes outils, formulaires et processus, cela signifie un risque considérablement réduit d'erreurs ou d'accords exécutés de manière inexacte. Rationalisez votre système de gestion des accords électroniques avec un partenaire numérique qui peut fournir plus d'outils d'automatisation et de collaboration électronique avec une interface intuitive et facile à apprendre.

5 . Créez des flux de travail plus fluides

L'inefficacité des processus documentaires est l'une des principales difficultés rencontrées par les travailleurs du savoir d'aujourd'hui. En effet, 39 % des travailleurs du savoir déclarent que leurs workflows sont « au mieux, à peu près à jour ». Une solution numérique comme Nitro PDF Pro vous permet de mettre à jour votre gestion des contrats pour en faire un système qui offre des workflows plus fluides. Nitro peut vous aider à dématérialiser vos contrats grâce à la signature électronique et à la collaboration en ligne.

Vous voulez des directives encore plus utiles pour la préparation d'ententes électroniques? Augmentez l'efficacité de votre organisation avec Nitro PDF Pro et faites passer votre système de gestion des accords au niveau supérieur.

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