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Solution PDF et signature électronique : les armes secrètes des télétravailleurs

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Le travail à distance s'est accéléré en raison de nombreux facteurs, tels que l'augmentation des logiciels et des technologies transformant les flux de travail traditionnels, tels que l'impression, la signature et la numérisation d'un contrat en numérique.

La situation exceptionnelle que nous vivons en amène certains à travailler à distance. Le télétravail s'est développé grâce à de multiples facteurs comme le déploiement de logiciels et technologies qui ont favorisé la transformation des workflows traditionnels tels l'impression, la signature et la numérisation d'un contrat.

Les personnes qui télétravaillent une fois par mois sont 24 % plus susceptibles de déclarer se sentir plus heureuses et plus productives au travail. Mais quelle différence cela fait-il si les cycles de vie traditionnels des documents hors ligne vous gênent ? 21.3 % de perte de productivité par rapport aux défis liés aux documents; et 51 % des travaux d'impression sont destinés à une signature; et 81 % des employés ont déclaré s'être retrouvés à travailler sur la mauvaise version d'un fichier,ce qui non seulement tue la productivité, mais cela stresse vos employés. Il y a tellement de choses qui peuvent être faites de nos jours pour profiter aux personnes qui décident de travailler à domicile,au lieu d'opérer dans un espace Office.

La période transitoire que nous traversons actuellement est propice au télétravail, dont les avantages sont nombreux :

  • hausse de la productivité ;
  • plus grande autonomie ;
  • planification plus souple ;
  • absences de déplacements chronophages.

En raison des nouvelles mesures prises par de nombreuses entreprises en faveur du télétravail, la transition entre le bureau et la maison comporte son lot de complications. Les outils de collaboration de vos équipes sont peut-être incompatibles avec vos périphériques. Le décalage horaire implique peut-être d'attendre le lendemain pour obtenir la réponse à une question. L'audio et la vidéo se bloquent peut-être pendant vos conférences téléphoniques (voire à chaque appel). Si vos télétravailleurs sont dispersés aux quatre coins du pays ou du globe, de nouveaux défis doivent être relevés pour garantir l'efficacité de votre collaboration, votre communication et votre technologie.

Bien que les logiciels de visioconférence et les plateformes de messagerie soient des outils puissants qui permettent à vos employés de rester connectés, il existe une autre arme secrète que les entreprises négligent souvent : les documents PDF. Le format de traitement de document le plus prolifique au monde peut améliorer en toute simplicité la collaboration et la productivité des télétravailleurs de cinq grandes manières.

5 manières d'améliorer en toute simplicité la collaboration et la productivité des télétravailleurs

Un formatage PDF cohérent
Que vous envoyiez un formulaire ou un rapport contenant des graphiques, un fichier PDF permet de conserver la mise en forme et la mise en page spécifiques du document. Chaque fois que vous envoyez une image ou un document au format PDF, vous êtes certain que votre fichier s'affichera comme vous le désirez ; un avantage non négligeable lorsqu'on travaille avec une multitude de périphériques, logiciels et systèmes d'exploitation différents. Les fichiers PDF pouvant être facilement convertis dans plus de 300 autres types de fichiers, parmi lesquels Microsoft Word, Excel et PowerPoint, le destinataire a également la possibilité de convertir votre document au format qui lui convient.

Une meilleure collaboration au sein de l'entreprise
Dans une enquête menée par Nitro et Qualtrics, une écrasante majorité de travailleurs du savoir du monde entier ( 97 %) ont déclaré qu'ils voyaient une marge importante pour améliorer les processus documentaires dans leurs organisations. Lorsqu'il s'agit de travailler à distance, ce manque de visibilité et de collaboration devient un défi et parfois un obstacle à la productivité. Avec un outil de productivité de documents comme Nitro, vous pouvez facilement collaborer si : vous combinez des commentaires dans un seul fichier PDF ou comparez plusieurs versions d'un fichier PDF.

Une connectivité permanente tout en travaillant à distance
Les employés modernes ne travaillent plus sur une base de 9 h-17 h. Le télétravail, les décalages horaires et les emplois du temps variables sont autant de choses qui accroissent la nécessité pour les entreprises de proposer à leurs employés un moyen d'être productifs en dehors du bureau. Opter pour un logiciel PDF incluant un composant Cloud est essentiel pour veiller à ce que vos employés puissent rester connectés partout et tout le temps. Grâce aux fonctionnalités de connectivité Cloud de Nitro, vos employés peuvent convertir, combiner ou modifier des fichiers PDF à partir de n'importe quel navigateur et enregistrer, partager et réviser des documents en toute sécurité.

Un accès pour toute l'équipe à prix réduit
De la maintenance des périphériques au réassort du papier et d'autres fournitures, les dépenses liées au fonctionnement du bureau peuvent rapidement s'envoler pour les télétravailleurs. Alors que nous sommes tous en train de chercher nos repères dans ce nouveau mode de vie, le moyen le plus simple et probablement le plus utile de réduire ces coûts sans compromettre la productivité consiste à abandonner les processus papier comme l'impression, la numérisation et la copie. Les entreprises qui ont remplacé ces pratiques obsolètes par des workflows et des documents numériques ont immédiatement réduit les coûts liés à la maintenance des imprimantes, au papier, aux cartouches d'encre et aux autres équipements connexes.

Des documents mieux sécurisés
Dans un monde où le piratage et les failles de sécurité font la une chaque jour, l'actualité nous rappelle constamment combien la sécurité de nos documents est primordiale, notamment lorsque ceux-ci circulent d'un télétravailleur à l'autre. C'est pourquoi il est important pour chaque employé d'utiliser un VPN et des mots de passe sécurisés pour l'ensemble de ses documents. D'autre part, les risques de fuite de données et de partage non autorisé sont limités avec les fichiers PDF grâce à leurs fonctionnalités qui protègent vos informations confidentielles. Lorsque vous communiquez avec des télétravailleurs sur des plateformes non sécurisées comme les messageries électroniques, vous pouvez facilement supprimer les données, le texte et les images sensibles de vos fichiers PDF.

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Équipés de Nitro, vos employés ne devraient plus jamais avoir besoin d'imprimante, de papier, ni même de stylo.

Avec Nitro Cloud, chacun peut effectuer un nombre illimité de demandes de signature électronique. Ces demandes peuvent ensuite être traitées depuis n'importe quel appareil disposant d'un navigateur mobile. Chacun peut utiliser la version Basic de Nitro Cloud, la solution eSigning de la Nitro Productivity Suite. Facile à utiliser, elle est gratuite et permanente. Pour créer votre compte, commencez ici.

Vous aimeriez que vous ou des télétravailleurs puissiez rester connectés grâce à la puissance d'une solution PDF et de signature électronique ? Achetez maintenant la Nitro Productivity Suite et bénéficiez de 20 % de réduction (valable jusqu'au 31 mars 2020). Si vous travaillez dans une équipe ou une entreprise plus conséquente, contactez-nous dès maintenant afin d'en savoir plus sur un essai géré gratuit pour votre équipe.

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