Blog Nitro

Solution PDF et signature électronique : les armes secrètes des télétravailleurs

PDF_remote_employees-pins-on-a-map-1000x763.jpeg

Remote work has accelerated due to many factors like an increase in software and technology transforming traditional workflows, like printing, signing, and scanning a contract to digital.

La situation exceptionnelle que nous vivons en amène certains à travailler à distance. Le télétravail s'est développé grâce à de multiples facteurs comme le déploiement de logiciels et technologies qui ont favorisé la transformation des workflows traditionnels tels l'impression, la signature et la numérisation d'un contrat.

People who work remotely once a month are 24% more likely to report feeling happier and more productive at their jobs. But what difference does this make if traditional, offline document lifecycles get in the way? 21.3% loss of productivity over document challenges; and 51% of print jobs are meant for a signature; and 81% of employees said they found themselves working on the wrong version of a file, which not only kills productivity, but it stresses your employees out. There are so many things that can be done these days to benefit those people who decide to work from home, instead of operating within an office space.

La période transitoire que nous traversons actuellement est propice au télétravail, dont les avantages sont nombreux :

  • hausse de la productivité ;
  • plus grande autonomie ;
  • planification plus souple ;
  • absences de déplacements chronophages.

En raison des nouvelles mesures prises par de nombreuses entreprises en faveur du télétravail, la transition entre le bureau et la maison comporte son lot de complications. Les outils de collaboration de vos équipes sont peut-être incompatibles avec vos périphériques. Le décalage horaire implique peut-être d'attendre le lendemain pour obtenir la réponse à une question. L'audio et la vidéo se bloquent peut-être pendant vos conférences téléphoniques (voire à chaque appel). Si vos télétravailleurs sont dispersés aux quatre coins du pays ou du globe, de nouveaux défis doivent être relevés pour garantir l'efficacité de votre collaboration, votre communication et votre technologie.

Bien que les logiciels de visioconférence et les plateformes de messagerie soient des outils puissants qui permettent à vos employés de rester connectés, il existe une autre arme secrète que les entreprises négligent souvent : les documents PDF. Le format de traitement de document le plus prolifique au monde peut améliorer en toute simplicité la collaboration et la productivité des télétravailleurs de cinq grandes manières.

5 manières d'améliorer en toute simplicité la collaboration et la productivité des télétravailleurs

Un formatage PDF cohérent
Que vous envoyiez un formulaire ou un rapport contenant des graphiques, un fichier PDF permet de conserver la mise en forme et la mise en page spécifiques du document. Chaque fois que vous envoyez une image ou un document au format PDF, vous êtes certain que votre fichier s'affichera comme vous le désirez ; un avantage non négligeable lorsqu'on travaille avec une multitude de périphériques, logiciels et systèmes d'exploitation différents. Les fichiers PDF pouvant être facilement convertis dans plus de 300 autres types de fichiers, parmi lesquels Microsoft Word, Excel et PowerPoint, le destinataire a également la possibilité de convertir votre document au format qui lui convient.

Une meilleure collaboration au sein de l'entreprise
In a survey conducted by Nitro and Qualtrics, an overwhelming majority of knowledge workers all over the world (97%) said they see significant room to improve document processes across their organizations. When it comes to working remotely, this lack of visibility and collaboration becomes a challenge and sometimes roadblocks productivity altogether. With a document productivity tool like Nitro, you can easily collaborate whether: you’re combining feedback into a single PDF file or comparing multiple versions of a PDF file.

Une connectivité permanente tout en travaillant à distance
Les employés modernes ne travaillent plus sur une base de 9 h-17 h. Le télétravail, les décalages horaires et les emplois du temps variables sont autant de choses qui accroissent la nécessité pour les entreprises de proposer à leurs employés un moyen d'être productifs en dehors du bureau. Opter pour un logiciel PDF incluant un composant Cloud est essentiel pour veiller à ce que vos employés puissent rester connectés partout et tout le temps. Grâce aux fonctionnalités de connectivité Cloud de Nitro, vos employés peuvent convertir, combiner ou modifier des fichiers PDF à partir de n'importe quel navigateur et enregistrer, partager et réviser des documents en toute sécurité.

Un accès pour toute l'équipe à prix réduit
De la maintenance des périphériques au réassort du papier et d'autres fournitures, les dépenses liées au fonctionnement du bureau peuvent rapidement s'envoler pour les télétravailleurs. Alors que nous sommes tous en train de chercher nos repères dans ce nouveau mode de vie, le moyen le plus simple et probablement le plus utile de réduire ces coûts sans compromettre la productivité consiste à abandonner les processus papier comme l'impression, la numérisation et la copie. Les entreprises qui ont remplacé ces pratiques obsolètes par des workflows et des documents numériques ont immédiatement réduit les coûts liés à la maintenance des imprimantes, au papier, aux cartouches d'encre et aux autres équipements connexes.

Des documents mieux sécurisés
In a world where hacking and security vulnerabilities are daily news, we are constantly reminded of the important role of security in our documents—especially when sending files back and forth between remote employees. This is why it’s vital for every employee to use a VPN and secure passwords on all their documents. Also, PDF files help mitigate risks of data leakage and unauthorized sharing with features that protect your sensitive information. When communicating with remote employees over non-secure platforms like email, you can easily redact sensitive data, text, and images from your PDF files.

Essayez Nitro pour votre expérience en télétravail

Équipés de Nitro, vos employés ne devraient plus jamais avoir besoin d'imprimante, de papier, ni même de stylo.

Nitro Cloud enables anyone to make an unlimited number of eSignature requests that can be completed from any device with a mobile browser. Anyone can use the basic version of Nitro Cloud, the eSigning solution of the Nitro Productivity Suite. It’s easy to use, it’s free, and it’s forever. Start your account here.

Vous aimeriez que vous ou des télétravailleurs puissiez rester connectés grâce à la puissance d'une solution PDF et de signature électronique ? Achetez maintenant la Nitro Productivity Suite et bénéficiez de 20 % de réduction (valable jusqu'au 31 mars 2020). Si vous travaillez dans une équipe ou une entreprise plus conséquente, contactez-nous dès maintenant afin d'en savoir plus sur un essai géré gratuit pour votre équipe.

Bibliothèque de contenus

Numérisation de bout en bout de vos workflows documentaires

Une nouvelle étude de GigaOm compare et évalue les fonctionnalités et les capacités des solutions de signature électronique et d'édition PDF leaders du secteur.
Portions of this page translated by Google.