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Comment harmoniser la gestion des contrats numériques et les processus qui y sont associés

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La gestion des contrats est essentielle pour les entreprises. Les contrats représentent le transfert de centaines de milliers (voire de millions) de dollars par an pour la plupart d’entre elles.

But as procurement leaders inherently know, manual contract management and decentralized storage create a variety of risks — from overlooking compliance issues to unnecessary operating costs.

Alors, comment une entreprise peut-elle automatiser les systèmes de gestion des contrats et créer un stockage centralisé pour ces documents importants ? Voici des solutions pour aider votre entreprise à passer au numérique sans délai et sans encombre :

Des contrats plus accessibles

Les processus doivent être simples, tant en interne qu'en externe avec les clients et les fournisseurs. Facilitez-leur le partage des contrats, des modifications et des signatures dans un format électronique sécurisé. Dotées de la sécurité renforcée l'authentification à deux facteurs, les solutions de signature électronique constituent un moyen sûr de numériser et donc de simplifier la gestion des contrats.

Automate workflows

Réduisez la charge de travail des responsables et des équipes d'approvisionnement en normalisant les modalités de réception des contrats par vos clients et vos fournisseurs. Grâce à l'automatisation des flux de contrats, vous éliminez les processus papier inefficaces et pouvez utiliser des fonctionnalités telles que les rappels intégrés au flux pour informer les personnes qui doivent encore signer des documents.

Boost compliance

L'unification des workflows liés aux contrats numériques réduit également les risques de non-conformité. En utilisant Nitro Sign™, par exemple, vous pouvez établir une piste d'audit pour vos documents et vous assurer qu'aucune signature essentielle n'est omise dans les accords. (En effet, les parties prenantes ne peuvent pas compléter une demande de signature électronique si elles omettent des champs de signature dans un document). En adoptant des processus de gestion des contrats 100 % numériques, vous réduisez les risques d'erreur et augmentez l'efficacité pour des centaines, voire des milliers, d'employés.

Accroître la visibilité d’un document entre les services

Facilitez la recherche de contrats et d'accords pour les équipes de vente et les responsables des achats grâce à une gestion centralisée du stockage. Le stockage électronique renforce la sécurité et réduit la nécessité de rechercher régulièrement des documents papier ou numérisés. Par ailleurs, les solutions de productivité PDF permettent aux employés de collaborer plus facilement, de suivre l'état d'avancement des contrats et voir les étapes qui restent à accomplir, qu'il s'agisse de la révision, de l'ajout de modifications ou de la signature électronique.

Si vous n'avez pas le temps de former votre équipe à l'utilisation d'une solution de productivité documentaire, Nitro est fait pour vous. Nos experts en gestion du changement travailleront avec vous pour élaborer une stratégie d’implémentation qui vous aidera à optimiser les processus inefficaces et à accélérer l'automatisation de vos workflows de documents.

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