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5 questions à vous poser lorsque vous évaluez des solutions de signature électronique

Évaluation des solutions de signature électronique

Découvrez comment choisir un fournisseur de signature électronique sécurisé, fiable et évolutif pour votre entreprise.

L’économie d’aujourd’hui, axée sur le numérique et en évolution rapide, apporte à la fois des défis et des opportunités aux entreprises de toutes tailles. Les temps ont changé. Les gens ont changé. La technologie a changé. Et, bien entendu, la manière dont nous devons signer les documents a changé.

Signer, copier, numériser, envoyer par la poste et faxer (oui, certaines personnes utilisent encore le fax) des documents papier n’est pas un moyen durable ou rentable de gérer une entreprise. Cela peut être extrêmement chronophage et risqué.

Si vous évaluez des solutions et des fournisseurs de signature électronique pour votre entreprise, nous sommes là pour vous aider avec des conseils et des ressources simples qui vous permettront de prendre une décision éclairée. Commençons par quelques faits importants à comprendre sur les signatures électroniques.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique est l'équivalent numérique d’une signature manuscrite. Il peut s’agir simplement d’une image de votre signature collée dans un document. Sur le plan juridique, elle permet de recueillir l’intention d’une personne d’accepter le contenu d’un document électronique, d’un contrat ou d’un ensemble d’informations.

Les signatures électroniques présentent de nombreux avantages commerciaux, notamment un moyen plus efficace, sécurisé et conforme de signer des documents partout dans le monde, sur n'importe quel appareil. Une solution de signature électronique évolutive est devenue un incontournable tools dans votre pile technologique pour Support la croissance et la transformation numérique.

Quels que soient les fournisseurs que vous évaluez, nous vous encourageons à télécharger et à lire le 2022 rapport radar GigaOm pour les solutions de signature électronique . Nitro Sign a été honoré d'être nommé leader dans ce rapport qui fournit une ventilation et un examen approfondis de plusieurs fournisseurs dans la catégorie eSignature. Vous verrez comment les fournisseurs se classent selon des critères clés tels que les signatures numériques avancées, la flexibilité, l'évolutivité, la facilité d'utilisation, la sécurité, la conformité, etc.

Quels sont les 3 types de signatures électroniques ?

Il est très important de savoir de quels types de signature électronique vous avez besoin pour déterminer la solution qui vous convient. Même si vous n’avez besoin que de signatures simples aujourd’hui, n’oubliez pas que vous pourriez être amené à utiliser des signatures électroniques qualifiées et ultra-fiables à l’avenir, au fur et à mesure de votre croissance.

Il existe 3 types de signatures électroniques, et Nitro Sign les prend tous en charge. Les différences entre eux reposent principalement sur le niveau d'authenticité, d'identité, d'intégrité et d'authentification.

Signature électronique de base ou simple (SES): Une signature électronique simple ou de base doit simplement prouver l'acceptation ou l'approbation du signataire. Cela peut être une image numérisée d'une signature, une signature dessinée manuellement sur un écran de bureau (et enregistrée numériquement), un clic sur un bouton "J'accepte", etc.

Signature électronique avancée (AES) : une signature avancée doit répondre à des exigences spécifiques offrant un niveau supérieur de vérification de l'identité du signataire, de sécurité et de scellement inviolable (ce qui signifie que le document ne peut pas être modifié une fois qu'il est signé).

Signature électronique qualifiée (QES): Une signature qualifiée ou de non-répudiation est le seul type de signature électronique à avoir un statut juridique spécial dans l'UE. Contrairement aux autres signatures, la charge de la preuve incombe à la partie qui conteste la ou les signatures, et non à l'initiateur.

Check-list de signature électronique

Une signature électronique est-elle identique à une signature numérique ?

Non. Les termes « signature électronique » et « signature numérique » sont souvent utilisés indifféremment, mais une signature numérique repose sur une technologie de chiffrement et de déchiffrement, et constitue le type de signature électronique le plus évolué et le plus sûr. Les signatures numériques offrent une couche supplémentaire de sécurité et d’intégrité. Elles permettent de se conformer à des exigences réglementaires strictes en garantissant l’identité et l’authenticité du signataire et du document.

Une signature numérique est toujours une signature électronique, mais une signature électronique n’est pas toujours une signature numérique.

Les signatures électroniques ont-elles valeur légale ?

Oui. Dans la plupart des régions du monde, une signature électronique est légalement reconnue et exécutoire. Cependant, les lois et réglementations relatives aux signatures électroniques peuvent varier selon les régions et les pays. Pour des détails spécifiques sur la légalité et l'applicabilité des signatures électroniques, lisez la section 3 de notre livre blanc, Guide ultime des signatures électroniques.

Comment choisir le meilleur fournisseur de signature électronique ?

La première chose à savoir est que toutes les solutions de signature électronique ne se valent pas. Les fournisseurs peuvent varier considérablement en termes de fonctionnalités, de conformité réglementaire et même de coûts cachés. Il est indispensable d’effectuer des recherches approfondies.

Lorsque vous choisissez un fournisseur pour votre entreprise, vous devez vous assurer que ses fonctionnalités de signature de base correspondent à vos exigences métier et à vos exigences réglementaires internationales. Bien qu’une solution de signature électronique comporte plusieurs éléments, nous vous présentons ci-dessous cinq domaines clés pour prendre votre décision.

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Points à prendre en considération pour évaluer les solutions de signature électronique

1 . La solution est-elle flexible et évolutive ?

Même si votre entreprise est aujourd’hui de taille petite ou moyenne, votre solution de signature électronique doit pouvoir vous accompagner, quelle que soit la croissance de votre activité. En outre, vos cas d’utilisation et vos workflows de documents sont susceptibles de changer au fil du temps. Vous aurez besoin d’ajouter des utilisateurs, de signer depuis de nouveaux lieux et d'étendre vos transactions à différents pays. Une solution de signature électronique SaaS (Software as a Service) comme Nitro vous permet de vous adapter à l’évolution de vos impératifs et de suivre votre croissance.

Questions à poser aux fournisseurs :

  • Les types de fichiers que vous utilisez sont-ils pris en charge ? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML, etc.)
  • Pouvez-vous facilement ajouter ou retirer des utilisateurs ?
  • Pouvez-vous personnaliser la solution de signature électronique à l'image de votre marque ?
  • La solution est-elle facile d'accès et simple à mettre en œuvre ?
  • La solution répondra-t-elle à vos besoins actuels et futurs ?

2 . La solution est-elle facile à utiliser avec des automatisations intégrées ?

Lorsque vous investissez dans une solution de signature électronique, vous voulez qu'elle soit simple et intuitive pour que vos employés adorent l'utiliser ! Une mauvaise expérience utilisateur et administrateur entraîne un faible retour sur investissement. Assurez-vous de pouvoir essayer le produit avant d'acheter pour minimiser vos risques. En plus d'avoir une interface simple et épurée, vous souhaitez également avoir la possibilité d'automatiser les documents et la signature workflow du plus simple au plus avancé.

Le portail de modèles de Nitro Sign, qui automatise les demandes répétitives de signature électronique, représente un important gain de temps. Vous pouvez sélectionner un workflow prédéfini, ajouter des signataires, personnaliser les configurations et appliquer des modifications à la demande, sans avoir à reconfigurer vos workflows à chaque fois.

Questions à poser aux fournisseurs :

  • La solution est-elle facile à prendre en main et à utiliser ?
  • Comment préparer les documents à signer et envoyer les demandes ?
  • La solution est-elle livrée avec des flux de signature automatisés ?
  • Offrez-vous aux signataires la possibilité de choisir leur méthode de signature sur n’importe quel appareil ?
  • Pouvez-vous signer des lots de documents ?

3 . La solution est-elle sécurisée et conforme à vos exigences réglementaires spécifiques ?

Chaque entreprise doit faire de la sécurité et de la conformité des signatures électroniques une priorité. Cela est particulièrement important si vous travaillez dans un secteur hautement réglementé comme la santé ou les services financiers, ou si vous effectuez des transactions transfrontalières.

Pour protéger vos données et votre entreprise, assurez que votre fournisseur de signature électronique et ses centres de données sont conformes aux normes industrielles et internationales telles que eIDAS,UETA,ISO 27001,SOC 2,HIPAA,QTSP,etc. Avec une augmentation de la fraude d'identité et les violations de données, des mesures de sécurité sophistiquées et des certifications sont essentielles. Si votre fournisseur utilise des sous-traitants ultérieurs, vous voudrez également vous renseigner sur leurs politiques de sécurité et de confidentialité.

Nitro s'assure que vos données, documents et signatures électroniques sont protégés et nous restons à jour en matière de sécurité et de conformité, pour que vous n'ayez pas à le faire. Nous vérifions nos contrôles par des tests de conformité annuels et des certifications. Nitro Sign Premium respecte et dépasse certaines des lois et réglementations internationales les plus strictes en matière de signatures électroniques applicables dans l'Union européenne, aux États-Unis d'Amérique, en Suisse, à Singapour et à Hong Kong.

Questions à poser aux fournisseurs :

  • Quelles sont les politiques et les certifications du fournisseur en matière de sécurité et de confidentialité des données ?
  • La solution est-elle conforme aux lois et réglementations transfrontalières en matière de signature électronique ?
  • Permet-elle à quiconque de valider la signature, même sans accès au système ?
  • Quelle est la procédure du fournisseur en cas de faille dans les données ?

4 . Pouvez-vous intégrer la solution à vos autres applications métier ?

L'intégration des signatures électroniques dans vos applications professionnelles et Web préférées, sur différents appareils, améliore l'efficacité et la collaboration à l'échelle de l'entreprise. Vous voudrez vous assurer que votre solution de signature électronique comprend des interfaces de programmation d'applications (API) et des connecteurs qui fonctionnent avec vos navigateurs et applications spécifiques. Pensez à vos cas d'utilisation et flux de travail dans ces applications. Les utilisateurs doivent-ils envoyer et suivre les demandes de signature dans Salesforce ou Microsoft Outlook ?

Questions à poser aux fournisseurs :

  • La solution est-elle compatible avec les dernières versions des systèmes d’exploitation les plus couramment utilisés (PC et mobiles) ?
  • Offre-t-elle un design réactif ?
  • La solution dispose-t-elle d’une interface de programmation d’applications (API) flexible ?
  • Propose-t-elle des connecteurs prêts à l’emploi pour des programmes tels que Salesforce, Microsoft SharePoint et Power Automate ?

5 . Combien coûte la solution ? Quel est le coût total de possession (TCO) ?

Combien coûte une solution de signature électronique ? Les fournisseurs varient considérablement en termes de modèles et de coûts de licence, et vous devez faire attention aux frais cachés ou aux dépassements. Pour une véritable comparaison des coûts, utilisez le coût total de possession par rapport aux coûts initiaux ou aux frais de licence par utilisateur.

Par exemple, avec Nitro Sign Essentials et Advanced , vous bénéficiez d'une signature illimitée. Pour Nitro Sign Premium avec des capacités avancées de signature qualifiée de haute confiance, vous ne payez que pour chaque signature réussie. Assurez-vous que les coûts sont clairement définis afin que vous puissiez permettre à chacun de répondre aux exigences de n'importe quel cas d'utilisation de signature électronique dans votre organisation, sans surprises plus tard.

Questions à poser aux fournisseurs :

  • Quel est le modèle de coût de la solution ?
  • Payez-vous par utilisateur, à la signature ou pour la solution complète ?
  • Faut-il acheter une licence perpétuelle ou est-il possible de souscrire un abonnement ?
  • Des frais de dépassement sont-ils à prévoir ?

Obtenez des conseils d’experts pour choisir un partenaire de signature électronique de confiance

Il est si important de choisir une solution et un partenaire de signature électronique qui peuvent vous accompagner à mesure que votre entreprise et votre technologie évoluent. Les experts de Nitro sont là pour vous aider à explorer vos options et à prendre la meilleure décision pour votre avenir. Contactez-nous à tout moment pour une conversation personnelle ou une démonstration.

Des signatures électroniques
Un leader dans les signatures électroniques
Nitro Sign reconnu comme leader dans le rapport radar 2022 GigaOm pour les signatures électroniques. En savoir plus sur l'évaluation et l'analyse par GigaOm des principaux fournisseurs de signature électronique de la catégorie.