5 questions à vous poser lorsque vous évaluez des solutions de signature électronique

L’économie d’aujourd’hui, axée sur le numérique et en évolution rapide, apporte à la fois des défis et des opportunités aux entreprises de toutes tailles. Les temps ont changé. Les gens ont changé. La technologie a changé. Et, bien entendu, la manière dont nous devons signer les documents a changé.

Signer, copier, numériser, envoyer par la poste et faxer (oui, certaines personnes utilisent encore le fax) des documents papier n’est pas un moyen durable ou rentable de gérer une entreprise. Cela peut être extrêmement chronophage et risqué.

Si vous évaluez des solutions et des fournisseurs de signature électronique pour votre entreprise, nous sommes là pour vous aider avec des conseils et des ressources simples qui vous permettront de prendre une décision éclairée. Commençons par quelques faits importants à comprendre sur les signatures électroniques.

Une signature électronique est l'équivalent numérique d’une signature manuscrite. Il peut s’agir simplement d’une image de votre signature collée dans un document. Sur le plan juridique, elle permet de recueillir l’intention d’une personne d’accepter le contenu d’un document électronique, d’un contrat ou d’un ensemble d’informations.

Les signatures électroniques présentent de nombreux avantages pour les entreprises, et constituent notamment un moyen plus efficace, plus sûr et plus conforme de signer des documents partout dans le monde, sur n’importe quel appareil. La solution de signature électronique évolutive est devenue un outil indispensable de votre pile technologique pour soutenir votre croissance et votre transformation numérique.

Quels que soient les fournisseurs que vous évaluez, nous vous encourageons à télécharger et à lire le rapport Radar 2022 de GigaOm pour les solutions de signature électronique. Nitro Sign a eu l’honneur d’être nommé leader dans ce rapport, qui présente une répartition détaillée et un examen de plusieurs fournisseurs de signature électronique. Vous découvrirez comment les fournisseurs se classent selon des critères clés tels que les signatures numériques avancées, la flexibilité, l’évolutivité, la facilité d’utilisation, la sécurité, la conformité, etc.

Il est très important de savoir de quels types de signature électronique vous avez besoin pour déterminer la solution qui vous convient. Même si vous n’avez besoin que de signatures simples aujourd’hui, n’oubliez pas que vous pourriez être amené à utiliser des signatures électroniques qualifiées et ultra-fiables à l’avenir, au fur et à mesure de votre croissance.

Il existe 3 types de signature électronique, et Nitro Sign les prend toutes en charge. Les différences qui les distinguent reposent principalement sur le degré d’authenticité, d’identité, d’intégrité et d’authentification.

Signature électronique simple ou basique (SES) : une signature électronique simple ou basique consiste uniquement à prouver l’acceptation ou l’approbation du signataire. Il peut s’agir de la numérisation d’une signature physique, d’une signature dessinée manuellement sur un écran d’ordinateur (et enregistrée numériquement), d’un clic sur un bouton « J’accepte », etc.

Signature électronique avancée (AES) : une signature avancée doit répondre à des exigences spécifiques permettant d’assurer un niveau plus élevé de vérification de l’identité du signataire, de sécurité et d’inviolabilité (ce qui signifie que le document ne peut être modifié une fois qu’il est signé).

Signature électronique qualifiée (QES) : une signature qualifiée ou de non-répudiation est le seul type de signature électronique à avoir un statut juridique spécial dans l’UE. Contrairement aux autres signatures, la charge de la preuve incombe à la partie qui conteste la ou les signature(s), et non au requérant.

Non. Les termes « signature électronique » et « signature numérique » sont souvent utilisés indifféremment, mais une signature numérique repose sur une technologie de chiffrement et de déchiffrement, et constitue le type de signature électronique le plus évolué et le plus sûr. Les signatures numériques offrent une couche supplémentaire de sécurité et d’intégrité. Elles permettent de se conformer à des exigences réglementaires strictes en garantissant l’identité et l’authenticité du signataire et du document.

Une signature numérique est toujours une signature électronique, mais une signature électronique n’est pas toujours une signature numérique.

Oui. Dans la plupart des régions du monde, une signature électronique est légalement reconnue et exécutoire. Cependant, les lois et réglementations entourant les signatures électroniques peuvent varier d’une région et d’un pays à l’autre. Pour plus de détails sur la légalité et l’applicabilité des signatures électroniques, consultez la section 3 de notre livre blanc intitulé Guide complet des signatures électroniques.

La première chose à savoir est que toutes les solutions de signature électronique ne se valent pas. Les fournisseurs peuvent varier considérablement en termes de fonctionnalités, de conformité réglementaire et même de coûts cachés. Il est indispensable d’effectuer des recherches approfondies.

Lorsque vous choisissez un fournisseur pour votre entreprise, vous devez vous assurer que ses fonctionnalités de signature de base correspondent à vos exigences métier et à vos exigences réglementaires internationales. Bien qu’une solution de signature électronique comporte plusieurs éléments, nous vous présentons ci-dessous cinq domaines clés pour prendre votre décision.

1. La solution est-elle flexible et évolutive ?

Même si votre entreprise est aujourd’hui de taille petite ou moyenne, votre solution de signature électronique doit pouvoir vous accompagner, quelle que soit la croissance de votre activité. En outre, vos cas d’utilisation et vos workflows de documents sont susceptibles de changer au fil du temps. Vous aurez besoin d’ajouter des utilisateurs, de signer depuis de nouveaux lieux et d'étendre vos transactions à différents pays. Une solution de signature électronique SaaS (Software as a Service) comme Nitro vous permet de vous adapter à l’évolution de vos impératifs et de suivre votre croissance.

Questions à poser aux fournisseurs :

• Les types de fichiers que vous utilisez sont-ils pris en charge ? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML, etc.)
  
• Pouvez-vous facilement ajouter ou retirer des utilisateurs ?
  
• Pouvez-vous personnaliser la solution de signature électronique à l'image de votre marque ?
  
• La solution est-elle facile d'accès et simple à mettre en œuvre ?
  
• La solution répondra-t-elle à vos besoins actuels et futurs ?
  

2. La solution est-elle facile à utiliser avec des automatismes intégrés ?

Lorsque vous investissez dans une solution de signature électronique, il est important qu’elle soit simple et conviviale pour que vos employés aiment l’utiliser ! Une mauvaise expérience pour les utilisateurs et les administrateurs entraîne un mauvais retour sur investissement. Assurez-vous de pouvoir essayer le produit avant de l’acheter pour limiter les risques. En plus d’une interface épurée, vous devez avoir la possibilité d’automatiser les workflows de documents et de signature, qu’ils soient simples ou complexes.

Le portail de modèles de Nitro Sign, qui automatise les demandes répétitives de signature électronique, représente un important gain de temps. Vous pouvez sélectionner un workflow prédéfini, ajouter des signataires, personnaliser les configurations et appliquer des modifications à la demande, sans avoir à reconfigurer vos workflows à chaque fois.

Questions à poser aux fournisseurs :

• La solution est-elle facile à prendre en main et à utiliser ?
  
• Comment préparer les documents à signer et envoyer les demandes ?
  
• La solution est-elle livrée avec des flux de signature automatisés ?
  
• Offrez-vous aux signataires la possibilité de choisir leur méthode de signature sur n’importe quel appareil ?
  
• Pouvez-vous signer des lots de documents ?

3. La solution est-elle sécurisée et conforme à vos exigences réglementaires spécifiques ?

Chaque entreprise doit faire de la sécurité et de la conformité des signatures électroniques une priorité. Cela est particulièrement important si vous travaillez dans un secteur hautement réglementé comme la santé ou les services financiers, ou si vous effectuez des transactions transfrontalières.

Pour protéger vos données et votre entreprise, assurez-vous que votre fournisseur de signature électronique et ses centres de données sont conformes aux normes sectorielles et internationales telles que eIDAS, UETA, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, QTSP, etc. Avec l’augmentation de la fraude à l’identité et des failles de données, des mesures de sécurité et des certifications avancées sont essentielles. Si votre fournisseur fait appel à des sous-traitants, vous devez également vous renseigner sur leurs politiques de sécurité et de confidentialité.

Nitro veille à ce que vos données, documents et signatures électroniques soient protégés et nous sommes toujours à jour en matière de sécurité et de conformité, pour que vous n’ayez pas à vous en occuper. Nous vérifions nos contrôles par des tests de conformité et des certifications annuels. Nitro Sign Premium respecte et surpasse certaines des lois et réglementations internationales les plus strictes en matière de signatures électroniques applicables dans l’Union européenne, aux États-Unis d’Amérique, en Suisse, à Singapour et à Hong Kong.

Questions à poser aux fournisseurs :

• Quelles sont les politiques et les certifications du fournisseur en matière de sécurité et de confidentialité des données ?
  
• La solution est-elle conforme aux lois et réglementations transfrontalières en matière de signature électronique ?
  
• Permet-elle à quiconque de valider la signature, même sans accès au système ?
  
• Quelle est la procédure du fournisseur en cas de faille dans les données ?
  

4. Pouvez-vous intégrer la solution à vos autres applications métier ?

Intégrer les signatures électroniques à vos applications métier et Web préférées, sur tout type d’appareil, renforce l’efficacité et la collaboration au sein de votre entreprise. Vous devrez vous assurer que votre solution de signature électronique comprend des interfaces de programmation d’applications (API) et des connecteurs qui fonctionnent avec vos navigateurs et applications spécifiques. Réfléchissez à vos cas d’utilisation et aux workflows dans ces applications. Les utilisateurs doivent-ils envoyer et suivre des demandes de signature dans Salesforce ou Microsoft Outlook ?

Questions à poser aux fournisseurs :

• La solution est-elle compatible avec les dernières versions des systèmes d’exploitation les plus couramment utilisés (PC et mobiles) ?
  
• Offre-t-elle un design réactif ?
  
• La solution dispose-t-elle d’une interface de programmation d’applications (API) flexible ?
  
• Propose-t-elle des connecteurs prêts à l’emploi pour des programmes tels que Salesforce, Microsoft SharePoint et Power Automate ?

5. Combien coûte la solution ? Quel est le coût total de possession (TCO) ?

Combien coûte une solution de signature électronique ? Les fournisseurs varient considérablement en termes de modèles et de coûts de licence, et vous devez faire attention aux frais cachés ou aux dépassements. Pour une véritable comparaison des coûts, utilisez le coût total de possession par rapport aux coûts initiaux ou aux frais de licence par utilisateur.

Par exemple, avec Nitro Sign Essentials et Advanced, vous bénéficiez d’une signature illimitée. Pour Nitro Sign Premium avec des fonctionnalités avancées de signature ultra-fiables et qualifiées, vous payez uniquement pour les signatures complètement validées. Veillez à ce que les coûts soient clairement définis afin que vous puissiez donner à chaque collaborateur les moyens de répondre aux exigences de n’importe quel cas d’utilisation de signature électronique dans votre organisation, sans mauvaises surprises.

Questions à poser aux fournisseurs :

• Quel est le modèle de coût de la solution ?
  
• Payez-vous par utilisateur, à la signature ou pour la solution complète ?
  
• Faut-il acheter une licence perpétuelle ou est-il possible de souscrire un abonnement ?
  
• Des frais de dépassement sont-ils à prévoir ?

Il est très important de choisir une solution de signature électronique et un partenaire capable de vous accompagner à mesure que votre entreprise et la technologie évoluent. Les experts de Nitro sont là pour vous aider à explorer vos options et à prendre la meilleure décision pour votre avenir. Contactez-nous à tout moment pour un entretien personnel ou une démonstration.