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Cómo usar las firmas electrónicas

Qué debe saber sobre las firmas húmedas

Durante siglos, la firma manuscrita fue el estándar de facto cuando se trataba de verificar y autenticar trozos de papel importantes. En gran parte, ese no es el caso hoy en día. A medida que las firmas digitales y electrónicas han ganado terreno y han ayudado a transformar las empresas modernas, las firmas manuscritas o húmedas no son tan frecuentes como antes.

La adopción de tecnología a la velocidad del rayo, junto con la 19 curso y el consiguiente aumento del trabajo remoto, aceleraron la transformación de firmas en húmedo a firmas electrónicas o digitales. Sin embargo, todavía hay casos en los que se requieren firmas húmedas en los documentos. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre las firmas húmedas: qué son, cuándo usar una firma de tinta húmeda, cómo colocar las firmas en archivos PDF, y cómo las plataformas de productividad como Nitro Sign pueden ayudar a que sus procesos operativos sean más eficientes.

¿Qué es una firma húmeda?

John Hancock, autógrafo, firma en la línea punteada: cada vez que coloca el lápiz sobre el papel para firmar un documento, está usando una firma húmeda o una firma con tinta húmeda. El término proviene de "esperar a que la tinta" se seque en el papel. Sin embargo, una firma húmeda no tiene que ser necesariamente un nombre firmado. Las firmas húmedas pueden incluir iniciales, una "X", un símbolo estampado, una huella digital entintada o alguna otra forma física de firma.

De hecho, el Código de Comercio Uniforme , o UCC, que rige todas las transacciones comerciales en los Estados Unidos, establece: "Una firma puede hacerse manualmente o por medio de un dispositivo o máquina, y mediante el uso de cualquier nombre, incluido un o nombre asumido, o por una palabra, marca o símbolo ejecutado o adoptado por una persona con la intención actual de autenticar un escrito ".

Cómo crear una firma húmeda

Una firma húmeda requiere algún tipo de bolígrafo, generalmente lleno de tinta negra, o un sello con sus iniciales, firma u otro sello aprobado. Para crear una firma de tinta húmeda, simplemente firme un documento impreso o fotocopiado en cursiva, con sus iniciales o selle el documento en los espacios designados.

Agregar una firma húmeda a un PDF

Sin embargo, puede transferir firmas húmedas a un PDF si un documento lo permite. Cuando use Nitro Sign, así es como agregará su firma húmeda al formulario o documento:

  • Elija el documento que desea firmar.
  • Abra su documento en Nitro. 
  • Seleccione Inicio y haga clic en el icono de Inicio rápido en la barra de herramientas superior. A partir de ahí, tendrá varias formas de agregar una firma: 

    • La opción Manuscrito le permite escribir su nombre y generar una firma manuscrita en el documento. 
    • Desde archivo le brinda la posibilidad de cargar una firma húmeda desde una imagen escaneada o un archivo jpeg. 
    • Si elige Dibujar, podrá esencialmente firmar electrónicamente el documento usando el cursor. 
    • WebCam usa la cámara de su computadora para tomar una foto de su firma con tinta húmeda.
  • Una vez que haya creado su firma, seleccione Aceptar.
  • Coloque su firma en la línea del documento, cambie el tamaño según sea necesario y seleccione Aplicar.
  • Envíe su documento a otros firmantes cuando corresponda.  

Estas instrucciones paso a paso serán similares si está utilizando otros lectores de PDF o formularios electrónicos que se pueden completar.

Requisitos de firma húmeda

En general, el tipo de documento y las instrucciones de la otra entidad determinarán si utilizará o no una firma con tinta húmeda. Si bien las firmas electrónicas digitales se han convertido en una forma común de firmar documentos, particularmente en las empresas comerciales modernas, se requiere una firma húmeda en dos casos principales:

  • Utilizará una firma húmeda si ambas partes no dan su consentimiento para las firmas electrónicas o digitales. 
  • Utilice una firma húmeda cuando lo exija la ley. Por ejemplo, los procedimientos judiciales, los desalojos, las adopciones, los documentos de divorcio y custodia requieren firmas con tinta húmeda en persona. Un cambio en las pólizas de seguro médico y de vida, como una cancelación, también requiere firmas húmedas, al igual que los cambios en los testamentos y fideicomisos. El transporte de materiales peligrosos también se basa en firmas de tinta húmeda. 

Firmas digitales y electrónicas frente a firma húmeda

Una firma electrónica, también llamada eSignature, se usa ampliamente en industrias que van desde la medicina y la construcción hasta la tecnología de la información y la venta al por menor. Las firmas digitales son un tipo de firmas electrónicas que esencialmente protegen un documento mediante el empleo de técnicas de cifrado y certificados de seguridad.

Una firma electrónica puede ser una imagen, un símbolo, reconocimiento de huellas dactilares, clic en un cuadro, sonido verbal, PIN o un nombre escrito en un contrato o acuerdo. Al igual que sus contrapartes de tinta húmeda, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes. En 2000 , la Ley Federal de Firma Electrónica en el Comercio Nacional y Global (ESIGN) de los Estados Unidos estableció una guía de firma electrónica, que sigue siendo el estándar en la actualidad. Similar en orientación y regulación a ESIGN, una 1999 Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) establece los estándares de firma electrónica que caen bajo el ámbito de cada estado. Cuarenta y siete estados, Washington, DC y las Islas Vírgenes de EE. UU. Adoptaron UETA.

Cómo Pacific National simplificó los flujos de trabajo con firmas electrónicas

Con sede en Sydney, Australia, la empresa de logística Pacific National buscaba una solución rentable que 3 , 500 más las herramientas de productividad de PDF y las capacidades de firma electrónica. Antes de hacer el cambio a Nitro PDF Pro en 2014 , más del 85 % de los trabajadores del conocimiento de Pacific National estaban imprimiendo papeles para firmar y compartir físicamente, una gran pérdida de eficiencia y una pérdida de flujo de trabajo.

Los empleados de Pacific National trabajan en más de 90 sitios en todo el país y el desafío era encontrar una solución que se integrara mejor con la plataforma de software de escritorio Citrix. La monumental tarea de implementar nuevos procesos de eSign requirió mucha colaboración con el Equipo de Éxito de Nitro para ejecutar una transición sin problemas. La solución Nitro PDF Pro encaja en el marco de software empresarial existente de la empresa y, en la actualidad, todos los usuarios y dispositivos vienen equipados con la plataforma eSign y PDF de Nitro.

Obtenga más información sobre cómo Pacific National hizo el cambio para extender las licencias de Nitro a sus miles de empleados en toda Australia.

Descubra cómo McConnell Dowell ahorró dinero con Nitro Sign

A finales de 2020 , McConnell Dowell buscaba una manera de reducir las exorbitantes tarifas de licencia y al mismo tiempo reducir los costos de impresión y fotocopiado en toda la empresa. La empresa de construcción creativa con sede en Victoria, Australia, tiene más de 2 , 500 empleados y construye activos, instalaciones e infraestructura emblemáticos en todo el mundo. Para facilitar una mayor colaboración global y ejecutar más fácilmente los contratos firmados, los empleados de McConnell Dowell necesitaban una solución de software empresarial que fuera rentable y fácil de usar.

Al realizar el cambio de Adobe a Nitro, el departamento de TI de McConnell Dowell trabajó en estrecha colaboración con el equipo de Nitro para identificar casos en toda la empresa constructora que se beneficiarían de la solución de firma electrónica ilimitada, reduciendo así la necesidad de impresiones costosas. En su primer año, McConnell Dowell redujo sus costos de licencia e impresión hasta en un 50 %.

Lea más sobre cómo McConnell Dowell ahorró mucho al cambiarte a Nitro.

Cómo Nitro puede reducir la necesidad de firmas húmedas

Si bien las firmas húmedas se seguirán utilizando en ciertos casos, las firmas electrónicas pueden reducir significativamente los costos de papel, hacer que los flujos de trabajo de su empresa se ejecuten sin problemas y brindarle a usted y a sus empleados la capacidad de crear firmas electrónicas desde cualquier dispositivo.

¿Está listo para dar los primeros pasos hacia la transformación de documentos digitales de extremo a extremo en su propia empresa? Ya sea un individuo, una pequeña empresa, una cadena nacional o una entidad global, puede aprovechar los beneficios y la eficiencia de avanzar hacia herramientas digitales sin papel y capacidades de firma electrónica. Nitro Productivity Platform incluye Nitro PDF Pro y Nitro Sign Essentials para brindarle una poderosa combinación de productividad de PDF y firma electrónica ilimitada.

Dé los primeros pasos hoy y comuníquese con Nitro para obtener más información sobre cómo aprovechar el potencial de su pila de documentos mientras aumenta el ROI de su empresa y protege sus documentos más importantes.

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