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Cómo usar las firmas electrónicas

¿Qué es una firma S?

¿Sabías que hay muchas formas de firmar un documento? Seguro que puede usar un bolígrafo de tinta para escribir su nombre o un sello para verificar su aprobación en un contrato. Estos métodos de firma se incluyen en la categoría de "firma húmeda", llamada así por la tinta húmeda utilizada para crearlos.

En las últimas décadas, las firmas electrónicas han sido ampliamente adoptadas. Sin embargo, hay muchos subconjuntos de firmas electrónicas. Cuando recibe ese contrato o documento que requiere su firma, ¿está utilizando una firma electrónica, una firma digital o una firma s? Aquí desglosamos las diferencias, las similitudes y cómo puede hacer que la firma para usted, sus empleados y sus clientes sea un proceso fluido utilizando las capacidades de Nitro Sign.

¿Qué es una firma s?

Una firma s es una forma de firma electrónica que reemplaza legalmente la firma en un documento sin tener que firmar. O, dicho de manera más simple, para crear una firma s, escribirá su nombre en la línea de un documento usando una barra inclinada a ambos lados, sin espacios entre el nombre y las barras. Luego, escribirá su nombre debajo de la firma s. En lugar de usar su dedo para garabatear su firma electrónicamente como lo haría en una máquina de tarjetas de crédito, encerrará su firma mecanografiada entre barras oblicuas que servirán como su firma oficial.

Para que una firma s sea válida:

  • Asegúrese de espaciar la firma correctamente. 
  • Verifique la puntuación adecuada, como las barras, las líneas y cualquier punto en su firma. 
  • Use letras, números arábigos o una combinación de ambos en su firma. 
  • Asegúrese de imprimir o escribir su nombre en el lado derecho de su firma s o justo debajo. 

¿Por qué usarías una firma s?

El uso de firmas s permite a las entidades gubernamentales y empresas evitar demoras en la espera de la recepción de documentos en papel con una firma manuscrita. Las firmas conformadas permiten que cualquier persona firme documentos electrónicamente y los devuelva a las partes pertinentes de manera más oportuna. El uso de firmas s también puede eliminar la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos.

¿Qué es una firma conformada?

Si bien las barras dobles tradicionales son aceptables y el tipo preferido de firma s, también existen otras formas de firmas s. Una firma conformada cae bajo el paraguas de las firmas s (y, por lo tanto, también las firmas electrónicas). Para crear una firma compatible, simplemente escriba su nombre con /s/ delante. El nombre s-signature proviene del estilo de firma conformado. Por ejemplo, si usa una firma compatible, firmará su nombre como /s/ John B. Doe.

¿Cuándo usarías una firma s?

Las firmas S son una forma conveniente de firmar y autenticar de manera segura un documento que es legalmente vinculante. En lugar de esperar una firma húmeda, las firmas s ayudan a optimizar todo el proceso de firma, eliminando esos puntos débiles del flujo de trabajo. Las situaciones en las que puede usar una firma s incluyen:

Propósitos legales

Los documentos judiciales, excepto documentos como adopciones, testamentos, fideicomisos, ejecuciones hipotecarias, desalojos y transferencias de servicios públicos, pueden aceptar firmas s. Algunos tribunales federales de circuito y de distrito permiten que los abogados firmen grandes lotes de documentos mediante la firma s.

Agencias federales

Las entidades gubernamentales como la Comisión Federal de Comercio, la Oficina de Marcas y Office de EE. UU. y la Comisión Federal de Comunicaciones aceptan firmas s en muchos casos, especialmente cuando se trata de la presentación de patentes e invenciones.

Tenga en cuenta que antes de firmar o enviar cualquier documento, deberá familiarizarse con las reglas de firma s de la agencia gubernamental o tribunal con el que está trabajando.

Ejemplos de firma S

Si bien una variedad de profesiones pueden emplear firmas s, la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de los Estados Unidos ofrece algunas de las guías más completas en lo que respecta a los formatos aceptables de firmas s. Al igual que con cualquier firma electrónica, querrá determinar de qué manera firmar un documento para que sea válido.

Forma correcta de firmar un documento usando una firma s

  • Espacios entre las barras diagonales y el nombre con el nombre del firmante escrito debajo de la firma s: / John B. Doe / ——————-

John B Doe

  • Sin espacios entre las barras y sin línea debajo de la firma. El nombre escrito debajo de la firma s permanece: 

/John B. Doe/

John B Doe

  • Firma mecanografiada dentro de las barras con el nombre al costado: /John B. Doe/ John B. Doe
  • Firma mecanografiada dentro de barras oblicuas en una fuente escrita en la línea, con el nombre a continuación: /John B. Doe /———---------

John B Doe

  • El nombre de arriba con la firma s ubicada debajo de la línea: 

Juan B. Doe _________

/John B. Doe/

  • Firma S en las barras sin espacios y el nombre en el lado derecho: 

/John B. Doe/ John B. Doe

Legalidad de las firmas s

Dos entidades principales regulan las firmas electrónicas en los Estados Unidos:

  • Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas : Promulgada en 1999 , UETA otorga a los estados la jurisdicción para decidir si un documento firmado electrónicamente es válido. Actualmente, casi todos los estados, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de EE. UU. y Washington, DC, se encuentran bajo la UETA. Para considerar un documento legal y válido bajo UETA: 

    • Todas las partes deben tener la intención de firmar electrónicamente el documento. 
    • Todas las partes deben dar su consentimiento para realizar negocios electrónicamente. 
  • Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional : también conocida como ESIGN, esta ley federal entró en vigor en 2000 . Con el panorama tecnológico en constante cambio, el Senado de EE. UU. presentó un proyecto de ley a fines 2020 para modernizar la ley, derogando parte del lenguaje original. ESIGN esencialmente adopta los principios fundamentales de UETA a nivel federal. Además de la intención y el consentimiento, las regulaciones bajo ESIGN incluyen: 

    • Verificar que está utilizando la firma s con un documento específico. 
    • Almacenar y reproducir cualquier documento firmado en caso de que todas las partes soliciten copias.

Tenga en cuenta que, si bien muchos estados, incluidos Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, Nueva York y Utah, permiten las firmas s y las firmas conformadas, otros estados aún requieren firmas con tinta húmeda en ciertos documentos. E incluso aquellos estados que permiten las firmas s pueden tener ciertas restricciones y situaciones en las que exigen una firma original.

Preguntas frecuentes sobre las firmas s

¿Puedo usar un cuadro de firma s para escribir el nombre de otra persona? 

No. Solo el firmante previsto del documento puede usar una firma conformada u otra firma s.

¿Qué pasa si tengo permiso para firmar un documento en nombre de alguien? 

Coloque un prefijo "pp" antes del nombre del firmante para indicar que ha obtenido permiso para firmar electrónicamente el documento.

¿Qué significa la /s/ colocada antes de una firma digital? 

La "s" encerrada entre barras indica que la persona está usando una firma s para firmar el documento.

Cree firmas s con Nitro Sign

Ya sea que esté lidiando con documentos legales federales y estatales, presentando trámites de patentes o vendiendo su antigua casa, puede mejorar sus flujos de trabajo aprovechando el poder de las capacidades de firma electrónica de Nitro. Nitro PDF Pro, por ejemplo, le brinda capacidades de firma con una poderosa protección de contraseña. Con Nitro Sign , puedes:

  • Cree y cargue firmas s y firmas conformadas. 
  • Firma masiva de documentos en segundos. 
  • Colabore en documentos para crear un flujo de trabajo más fluido. 
  • Seguimiento de un documento durante todo el proceso de firma. 
  • Agregue la marca de su entidad a cualquier documento que requiera una firma s. 
  • Envíe solicitudes ilimitadas de firma electrónica

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