¿Qué es una firma S?

¿Sabía que hay muchas formas de firmar un documento? Claro que puede utilizar un bolígrafo de tinta para escribir su nombre o un sello para verificar su aprobación en un contrato. Estos métodos de firma entran en la categoría de "firma húmeda", llamada así por la tinta húmeda que se utiliza para crearlas.

En las últimas décadas, la firma electrónica ha sido ampliamente adoptada. Sin embargo, existen muchos subconjuntos de la firma electrónica. Cuando recibe ese contrato o documento que requiere su firma, ¿está utilizando una firma electrónica, una firma digital o una s-firma? Aquí desglosamos las diferencias, similitudes y cómo puede hacer que la firma para usted, sus empleados y sus clientes sea un proceso fluido utilizando las capacidades de Nitro Sign.

Una s-firma es una forma de firma electrónica que sustituye legalmente a la firma en un documento sin tener que firmar realmente. O, dicho de forma más sencilla, para crear una s-firma, escribirá su nombre en la línea de un documento utilizando una barra inclinada a cada lado, sin espacios entre el nombre y las barras inclinadas. A continuación, escribirá su nombre debajo de la s-firma. En lugar de utilizar el dedo para garabatear su firma electrónicamente como lo haría en una máquina de tarjetas de crédito, encerrará su firma mecanografiada entre barras que servirán como su firma oficial.

• Asegúrese de espaciar correctamente la firma. 
• Compruebe la correcta puntuación, como las barras, las rayas y los puntos de su firma. 
• Utilice letras, números arábigos o una combinación de ambos en su firma. 
• Asegúrese de escribir su nombre a máquina o con letra de imprenta a la derecha de su s-firma o justo debajo. 

El uso de s-firmas permite a las entidades gubernamentales y a las empresas evitar los retrasos de la espera de la recepción de documentos en papel con una firma manuscrita. Las firmas conformadas permiten a cualquier persona firmar documentos electrónicamente y devolverlos a las partes pertinentes de forma más oportuna. El uso de s-firmas también puede eliminar la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos.

Aunque las tradicionales barras inclinadas dobles son aceptables y el tipo preferido de firma con s, también existen otras formas de firma con s. Una firma conformada cae bajo el paraguas de las s-firmas (y, por tanto, también de las eFirmas). Para crear una firma conformada, sólo tendrá que escribir su nombre con una /s/ delante. El nombre s-firma procede del estilo de firma conformada. Por ejemplo, si utiliza una firma conformada, firmará su nombre como /s/ John B. Doe.

Las firmas S son una forma conveniente de firmar y autenticar de manera segura un documento que es legalmente vinculante. En lugar de esperar una firma húmeda, las firmas s ayudan a optimizar todo el proceso de firma, eliminando esos puntos débiles del flujo de trabajo. Las situaciones en las que puede usar una firma s incluyen:

Los documentos judiciales, excluidos papeles como adopciones, testamentos, fideicomisos, ejecuciones hipotecarias, desahucios y transferencias de servicios públicos, pueden aceptar s-firmas. Algunos tribunales federales de circuito y de distrito permiten a los abogados firmar grandes lotes de papeles mediante s-firma.

Entidades gubernamentales como la Comisión Federal de Comercio , Oficina de Patentes y Marcas de EE.UU. , y la Comisión Federal de Comunicaciones aceptan la s-firma en muchos casos, especialmente cuando se trata de solicitar patentes e invenciones.

Tenga en cuenta que antes de firmar o enviar cualquier documento, tendrá que familiarizarse con las normas de s-firma del organismo gubernamental o del tribunal con el que esté trabajando.

Aunque diversas profesiones pueden emplear firmas con "s", la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos ofrece algunas de las orientaciones más completas en lo que respecta a los formatos aceptables de firmas con "s". Como con cualquier firma electrónica, deberá determinar de qué forma firmar un documento para que sea válido.

• Espacios entre las barras inclinadas y el nombre con el nombre del firmante escrito debajo de la s-firma: / John B. Doe / -------

John B. Doe

• Sin espacios entre las barras, y sin línea bajo la firma. El nombre mecanografiado bajo la s-firma permanece: 

/John B. Doe/

John B. Doe

• Firma mecanografiada dentro de las barras con el nombre hacia un lado: /John B. Doe/ John B. Doe
• Firma mecanografiada entre barras inclinadas en un tipo de letra scriptado en la línea, con el nombre debajo: /John B. Doe /------------

John B. Doe

• El nombre arriba con la firma s situada debajo de la línea: 

John B. Doe _________

/John B. Doe/

• Firma S en las barras oblicuas sin espacios y el nombre hacia la derecha: 

/John B. Doe/ John B. Doe

Dos entidades principales regulan la firma electrónica en Estados Unidos:

• Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas: Promulgada en 1999, la UETA otorga a los estados la jurisdicción para decidir si un documento firmado electrónicamente es válido. En la actualidad, casi todos los estados, Puerto Rico, las Islas Vírgenes estadounidenses y Washington, D.C., están incluidos en la UETA. Considerar un documento legal y válido bajo UETA: 

  • Todas las partes deben tener la intención de firmar electrónicamente el documento. 
  • Todas las partes deben dar su consentimiento para realizar negocios por vía electrónica. 

• Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional: También conocida como ESIGN, esta ley federal entró en vigor en 2000. Con el panorama tecnológico en constante cambio, el Senado de EE.UU. presentó a finales de 2020 un proyecto de ley para modernizar la ley, derogando parte del lenguaje original. ESIGN adopta esencialmente los principales principios de UETA a nivel federal. Además de la intención y el consentimiento, las normas de la ESIGN incluyen: 

  • Verificación de que está utilizando la firma s con un documento específico. 
  • Almacenar y reproducir cualquier documento s-firmado en caso de que todas las partes soliciten copias.

Tenga en cuenta que, aunque muchos estados, como Connecticut, Delaware, Florida, Nevada, Nueva York y Utah, permiten las firmas s y las firmas conformadas, otros estados siguen exigiendo firmas de tinta húmeda en determinados documentos. E incluso aquellos estados que permiten las firmas s pueden tener ciertas restricciones y situaciones en las que obligan a una firma original.

¿Puedo utilizar una casilla de s-firma para escribir el nombre de otra persona? 

No. Sólo el firmante previsto del documento puede utilizar una firma conformada u otra firma s.

¿Qué ocurre si tengo permiso para firmar un documento en nombre de alguien? 

Coloque un prefijo "p.p." delante del nombre del firmante para indicar que ha obtenido permiso para firmar electrónicamente el documento.

¿Qué significa la /s/ colocada delante de una firma digital? 

La "s" encerrada entre barras indica que la persona está utilizando una firma s para firmar el documento.

Tanto si se ocupa de documentos legales federales y estatales, como de la presentación de patentes o de la venta de su antigua casa, puede elevar sus flujos de trabajo aprovechando el poder de las capacidades de eSigning de Nitro. Nitro PDF Pro, por ejemplo, le ofrece funciones de s-signing con una potente protección por contraseña. Con Nitro Sign , podrá:

• Cree y cargue firmas s y firmas conformadas. 
• Firme documentos en masa en segundos. 
• Colabore en los documentos para crear un flujo de trabajo más fluido. 
• Realice el seguimiento de un documento a lo largo de todo el proceso de firma. 
• Añada la marca de su entidad a cualquier documento que requiera una s-firma. 
• Envíe solicitudes ilimitadas de firma electrónica . 

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