Por qué la "alta confianza" es la nueva regla de la firma electrónica

En la actual era digital, en la que la mayoría de las transacciones comerciales se realizan en línea, las organizaciones están cada vez más preocupadas por la ciberdelincuencia y el fraude. A medida que los apretones de manos físicos para la firma de contratos se convierten en cosa del pasado, la confianza con clientes y proveedores se establece ahora a través de transacciones electrónicas. Esto incluye la firma de documentos legalmente vinculantes  mediante firmas electrónicas seguras.

Aunque todas las firmas electrónicas son importantes, los documentos cruciales conllevan un mayor riesgo. Descuidar la seguridad, el cumplimiento y la protección en su proceso de firma puede exponer a su organización a batallas legales y repercusiones financieras sustanciales. El problema es que muchas empresas tratan todas las soluciones y procesos de firma electrónica por igual, lo que puede dar lugar a resultados desfavorables y consecuencias legales.

Aunque la firma electrónica puede beneficiar a todas las organizaciones, no puede ser un enfoque "de talla única".

¿Qué es la firma electrónica de "alta confianza"?

En Nitro, ofrecemos  eSigning de "alta confianza  " y creemos que es el futuro de las firmas electrónicas. Muchos países ya han aprobado -o están trabajando en la actualidad para aplicar- normativas y estándares más elevados de cumplimiento de eSign. Alta confianza es más que un término: representa los pilares más importantes de la seguridad y el cumplimiento de la firma electrónica que toda organización debe tener en cuenta, independientemente de la solución que utilice.

Los 3 componentes de la firma electrónica de alta confianza

Una solución de firma electrónica segura que cumple los estándares de alta confianza combina múltiples capas de protección, entre las que se incluyen:

Seguridad de primer nivel

Si una disputa sobre un documento le lleva a los tribunales, debe aportar pruebas de que el documento es legalmente vinculante. Su solución de firma electrónica debe

• aplicar un sello electrónico para certificar que el documento permanece inalterado
• proporcionar pruebas de que la identidad del firmante se ha verificado correctamente
• garantizar que el archivo está cifrado en reposo y en tránsito.

Cumplimiento legal

Muchos sectores y países tienen normativas estrictas que deben cumplir todas las firmas electrónicas. Para garantizar el cumplimiento, una plataforma de firma electrónica debe  cumplir los requisitos internacionales más estrictos  e integrarse perfectamente con los servicios de verificación y autenticación de identidad gubernamentales y de terceros.

Prevención del fraude

El fraude suele producirse cuando un firmante falsea su identidad o manipula un documento después de firmarlo. Para reducir el fraude y garantizar la seguridad de las firmas electrónicas, las plataformas deben ofrecer varios niveles de  verificación de la identidad , utilizar tecnología a prueba de manipulaciones y proporcionar pistas de auditoría integradas para rastrear y registrar todas las interacciones del destinatario.

Por qué la firma electrónica de alta confianza es más importante que nunca

Los documentos y acuerdos de gran valor, o cuando existe un alto riesgo de litigio, necesitan medidas adicionales para garantizar que las firmas electrónicas son seguras y legalmente vinculantes. Los distintos países y sectores tienen requisitos de cumplimiento únicos, que pueden resultar complejos y abrumadores de gestionar para las organizaciones.Colaborar con un proveedor de software experimentado que se centre en firmas electrónicas seguras y de alta confianza es crucial.

El trabajo a distancia y los procesos digitales requieren interacciones de alta confianza, especialmente cuando se firman documentos con partes desconocidas.

Estos son algunos escenarios en los que las firmas electrónicas de alta confianza son esenciales:

• Las organizaciones de servicios financieros que realizan transacciones y transferencias monetarias de alto riesgo necesitan una firma electrónica segura y de alta confianza con verificación de identidad. Un caso de uso común para los servicios financieros y las organizaciones de inversión  es KYC (Know Your Client/Customer) para verificar la identidad de un cliente, prevenir el fraude o la actividad ilegal y/o incorporarlo digitalmente, como la creación de una nueva cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.
• Empresas que quieren verificar las firmas de los nuevos empleados. En el pasado, las empresas realizaban las entrevistas en persona y los empleados trabajaban in situ. Ahora, los nuevos empleados no siempre se conocen en persona antes de que se les proporcione acceso a sistemas y bases de datos privilegiados, lo que significa que es necesario un mayor nivel de verificación de la identidad para protegerse contra el fraude .
• Empresas globales que operan o realizan transacciones en diferentes ubicaciones geográficas o sectores con normativas específicas para la firma electrónica. Para que un documento sea legalmente vinculante, debe cumplir las normas más estrictas, lo que aumenta la complejidad y la necesidad de una solución de firma electrónica segura y de alta confianza.

Por ejemplo, para que un contrato sea legalmente vinculante en la UE debe cumplir procesos específicos de verificación de identidad. Sin embargo, ese proceso puede no exigirse en Norteamérica. Si una empresa con sede en París firma un contrato con otra con sede en California, el documento debe cumplir las normas más estrictas de la UE. Si no lo hace, el documento no es jurídicamente vinculante, y la empresa con sede en París puede romper el contrato sin repercusiones.

La normativa sobre firma electrónica suele aplicarse tanto a la ubicación de los firmantes como a la sede de la empresa. Esto complica aún más los procesos de trabajo remotos e híbridos.

¿Necesita su organización una solución de firma electrónica de alta confianza?

Las firmas electrónicas de alta confianza pueden requerir un proceso de flujo de trabajo más largo y añadir costes adicionales. Si los documentos sólo necesitan una firma por su valor ceremonial, el proceso de alta confianza no es necesario. Los empleados y clientes también pueden frustrarse rápidamente con pasos adicionales que no son necesarios para cada documento.

¿Qué entendemos por valor "ceremonial"? Por ejemplo, un empleado fijo que necesita firmar oficialmente su evaluación de rendimiento. Es probable que ese documento no requiera una verificación adicional de la identidad del firmante y que no se vea implicado en un procedimiento judicial. Si bien es posible que desee una firma electrónica segura y de alta confianza al firmar un contrato con un nuevo proveedor que ha encontrado en Internet, es posible que no necesite el mismo proceso al renovar su contrato con la empresa que se ha presentado todos los días durante los últimos dos años para prestar servicios a la oficina.

A la hora de determinar si un documento necesita el proceso de alta confianza, piense en los 3 pilares.

• ¿Es necesario que la firma electrónica se adhiera a una normativa de cumplimiento específica?
• ¿Le preocupa que el documento pueda acabar en los tribunales?
• ¿Conoce personalmente a la persona o personas que firman el documento?

Si sólo utiliza una firma electrónica para acelerar el proceso y la firma es ceremonial, debería utilizar el método de firma digital más rápido y sencillo posible.

La flexibilidad es clave

Muchas plataformas de firma electrónica ofrecen un proceso de firma electrónica seguro y de alta confianza para todos los documentos o no ofrecen este nivel de seguridad y verificación en absoluto. Nitro es único por su flexibilidad, que permite a las empresas elegir el nivel de seguridad y verificación necesario para cada documento, de forma que la organización consiga el enfoque más productivo, conforme y rentable para la firma electrónica.

Póngase en contacto con nuestros expertos  para obtener más información sobre la firma electrónica de alta confianza. También puede programar una demostración o iniciar una prueba piloto empresarial gratuita para explorar cómo encaja Nitro en sus flujos de trabajo para el cumplimiento y la seguridad.