Warum „High Trust“ die neue Regel bei der elektronischen Signatur ist

Im aktuellen digitalen Zeitalter, in dem der Großteil der Geschäftstransaktionen online stattfindet, wächst die Sorge von Unternehmen hinsichtlich Cyberkriminalität und Betrug. Da das persönliche Händeschütteln bei Vertragsunterzeichnungen zunehmend der Vergangenheit angehört, wird das Vertrauen zu Kunden und Lieferanten nun durch elektronische Transaktionen aufgebaut. Dazu gehört auch die Unterzeichnung rechtsverbindlicher Dokumente  mittels sicherer elektronischer Signaturen.

Zwar sind alle elektronischen Signaturen von Bedeutung, doch sind wichtige Dokumente mit einem erhöhten Risiko verbunden. Wenn Sie Sicherheit, Compliance und Schutz bei Ihrem Signaturprozess vernachlässigen, kann dies Ihr Unternehmen Rechtsstreitigkeiten und erheblichen finanziellen Folgen aussetzen. Das Problem ist, dass viele Unternehmen alle Lösungen und Prozesse für elektronische Signaturen gleich behandeln, was zu ungünstigen Ergebnissen und rechtlichen Konsequenzen führen kann.

Zwar kann die elektronische Signatur für alle Unternehmen von Vorteil sein, doch gibt es hierfür keinen „Einheitsansatz“.

Was ist „High-Trust“-E-Signatur?

Bei Nitro bieten wir  „High-Trust“-E-Signaturen an und sind davon überzeugt, dass dies die Zukunft der elektronischen Signaturen ist. Viele Länder haben bereits Vorschriften und höhere Standards für die E-Signatur-Compliance verabschiedet – oder arbeiten derzeit an deren Umsetzung. „High-Trust“ ist mehr als nur ein Begriff: Es steht für die wichtigsten Säulen der Sicherheit und Compliance bei elektronischen Signaturen, die jedes Unternehmen berücksichtigen sollte, unabhängig davon, welche Lösung zum Einsatz kommt.

Die 3 Komponenten der „High-Trust“-E-Signatur

Eine sichere Lösung für elektronische Signaturen, die den „High-Trust“-Standards entspricht, kombiniert mehrere Schutzebenen, darunter:

Sicherheit auf höchstem Niveau

Sollte es aufgrund eines Dokumentstreits zu einem Gerichtsverfahren kommen, müssen Sie nachweisen können, dass das Dokument rechtsverbindlich ist. Ihre eSign-Lösung sollte:

• ein elektronisches Siegel anbringen, um zu bestätigen, dass das Dokument unverändert geblieben ist
• den Nachweis erbringen, dass die Identität des Unterzeichners ordnungsgemäß überprüft wurde
• sicherstellen, dass die Datei sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt wurde

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

In vielen Branchen und Ländern gelten strenge Vorschriften, denen alle elektronischen Signaturen entsprechen müssen. Um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten, sollte eine eSignature-Plattform  die strengsten internationalen Anforderungen erfüllen  und sich nahtlos in Identitätsprüfungs- und Authentifizierungsdienste von Behörden und Drittanbietern integrieren lassen.

Betrugsprävention

Betrug tritt typischerweise auf, wenn sich ein Unterzeichner falsch ausgibt oder ein Dokument nach der Unterzeichnung manipuliert. Um Betrug zu reduzieren und sichere elektronische Signaturen zu gewährleisten, sollten Plattformen mehrere Ebenen der  Identitätsprüfung bieten , manipulationssichere Technologien einsetzen und integrierte Prüfpfade bereitstellen, um alle Interaktionen der Empfänger nachzuverfolgen und aufzuzeichnen.

Warum elektronische Signaturen mit hohem Vertrauensniveau wichtiger denn je sind

Bei Dokumenten und Vereinbarungen von hohem Wert oder bei hohem Streitrisiko sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich, um sicherzustellen, dass elektronische Signaturen sicher und rechtsverbindlich sind. Verschiedene Länder und Branchen haben spezifische Compliance-Anforderungen, deren Verwaltung für Unternehmen komplex und überwältigend werden kann.Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Softwareanbieter, der sich auf hochvertrauenswürdige, sichere elektronische Signaturen spezialisiert hat, ist entscheidend.

Remote-Arbeit und digitale Prozesse erfordern Interaktionen mit hohem Vertrauensniveau, insbesondere bei der Unterzeichnung von Dokumenten mit unbekannten Parteien.

Hier sind einige Szenarien, in denen hochsichere elektronische Signaturen unverzichtbar sind:

• Finanzdienstleister, die mit risikoreichen Geldtransaktionen und -überweisungen zu tun haben, benötigen hochvertrauenswürdige, sichere elektronische Signaturen mit Identitätsprüfung. Ein häufiger Anwendungsfall für Finanzdienstleister und Investmentunternehmen  ist KYC (Know Your Client/Customer), um die Identität eines Kunden zu überprüfen, Betrug oder illegale Aktivitäten zu verhindern und/oder Kunden digital zu registrieren, beispielsweise bei der Eröffnung eines neuen Bank- oder Kreditkartenkontos.
• Arbeitgeber, die die Unterschriften neuer Mitarbeiter überprüfen möchten. Früher führten Unternehmen Vorstellungsgespräche persönlich durch, und die Mitarbeiter arbeiteten vor Ort. Heute werden neue Mitarbeiter nicht immer persönlich kennengelernt, bevor sie Zugang zu sensiblen Systemen und Datenbanken erhalten. Das bedeutet, dass ein höheres Maß an Identitätsprüfung erforderlich ist, um sich vor Betrug zu schützen .
• Globale Unternehmen, die an verschiedenen geografischen Standorten tätig sind oder Geschäfte in Branchen mit spezifischen Vorschriften für elektronische Signaturen tätigen. Damit ein Dokument rechtsverbindlich ist, muss es den höchsten Compliance-Standards entsprechen, was die Komplexität erhöht und den Bedarf an einer hochvertrauenswürdigen, sicheren eSign-Lösung verstärkt.

Damit ein Vertrag beispielsweise in der EU rechtsverbindlich ist, muss er bestimmte Verfahren zur Identitätsprüfung erfüllen. In Nordamerika ist dieses Verfahren jedoch möglicherweise nicht erforderlich. Wenn ein Unternehmen mit Hauptsitz in Paris einen Vertrag mit einem in Kalifornien ansässigen Unternehmen unterzeichnet, muss das Dokument den strengeren EU-Standards entsprechen. Ist dies nicht der Fall, ist das Dokument nicht rechtsverbindlich, und das in Paris ansässige Unternehmen kann den Vertrag möglicherweise ohne Konsequenzen kündigen.

Vorschriften zur elektronischen Signatur gelten oft sowohl für den Standort der Unterzeichner als auch für den Firmensitz. Dies macht Remote- und hybride Arbeitsprozesse noch komplizierter.

Benötigt Ihr Unternehmen eine hochvertrauenswürdige Lösung für elektronische Signaturen?

E-Signaturen mit hohem Vertrauensgrad können einen langwierigeren Workflow erfordern und zusätzliche Kosten verursachen. Wenn Dokumente lediglich eine Unterschrift mit zeremonieller Bedeutung benötigen, ist der Prozess mit hohem Vertrauensgrad nicht erforderlich. Mitarbeiter und Kunden können zudem schnell frustriert sein über zusätzliche Schritte, die nicht für jedes einzelne Dokument notwendig sind.

Was verstehen wir unter „zeremonieller“ Bedeutung? Zum Beispiel ein langjähriger Mitarbeiter, der seine Leistungsbeurteilung offiziell unterzeichnen muss. Dieses Dokument erfordert wahrscheinlich keine zusätzliche Identitätsprüfung des Unterzeichners und wird nicht Gegenstand eines Gerichtsverfahrens sein. Während Sie bei der Unterzeichnung eines Vertrags mit einem neuen, online gefundenen Anbieter möglicherweise eine hochvertrauenswürdige und sichere elektronische Signatur wünschen, benötigen Sie denselben Prozess möglicherweise nicht bei der Vertragsverlängerung mit dem Unternehmen, das seit zwei Jahren täglich vor Ort ist, um Dienstleistungen für das Büro zu erbringen.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, ob ein Dokument den hochvertrauenswürdigen Prozess erfordert, die drei Säulen.

• Muss die elektronische Signatur einer bestimmten Compliance-Vorschrift entsprechen?
• Befürchten Sie, dass das Dokument vor Gericht landen könnte?
• Kennen Sie die Person oder Personen, die das Dokument unterzeichnen, persönlich?

Wenn Sie eine elektronische Signatur lediglich zur Beschleunigung des Prozesses nutzen und die Unterschrift rein formeller Natur ist, sollten Sie die schnellste und einfachste Methode der digitalen Signatur wählen.

Flexibilität ist entscheidend

Viele E-Signatur-Plattformen bieten entweder für alle Dokumente einen hochvertrauenswürdigen und sicheren E-Signatur-Prozess an oder verfügen überhaupt nicht über dieses Maß an Sicherheit und Verifizierung. Nitro zeichnet sich durch seine Flexibilität aus, die es Unternehmen ermöglicht, für jedes Dokument das erforderliche Sicherheits- und Verifizierungsniveau zu wählen, sodass die Organisation den produktivsten, konformsten und kosteneffizientesten Ansatz für elektronische Signaturen verwirklichen kann.

Wenden Sie sich an unsere Experten , um mehr über hochvertrauenswürdige elektronische Signaturen zu erfahren. Sie können auch eine Demo vereinbaren oder eine kostenlose Pilotphase für Unternehmen starten, um zu erkunden, wie sich Nitro in Ihre Arbeitsabläufe hinsichtlich Compliance und Sicherheit einfügt.