Warum "hohes Vertrauen" die neue Regel für eSigning ist

Im heutigen digitalen Zeitalter, in dem die meisten Geschäftstransaktionen online abgewickelt werden, wächst die Besorgnis der Unternehmen über Cyberkriminalität und Betrug. Da das physische Händeschütteln zur Vertragsunterzeichnung der Vergangenheit angehört, wird das Vertrauen zu Kunden und Verkäufern nun durch elektronische Transaktionen hergestellt. Dazu gehört auch die Unterzeichnung rechtsverbindlicher Dokumente  durch sichere eSignaturen.

Zwar sind alle elektronischen Signaturen wichtig, aber wichtige Dokumente bergen ein erhöhtes Risiko. Die Vernachlässigung von Sicherheit, Konformität und Schutz im Unterzeichnungsprozess kann Ihr Unternehmen rechtlichen Auseinandersetzungen und erheblichen finanziellen Auswirkungen aussetzen. Das Problem ist, dass viele Unternehmen alle eSignatur-Lösungen und -Prozesse gleich behandeln, was zu ungünstigen Ergebnissen und rechtlichen Konsequenzen führen kann.

Elektronische Signaturen können zwar für alle Unternehmen von Vorteil sein, aber sie können nicht als "Einheitslösung" betrachtet werden.

Was ist "hoch vertrauenswürdiges" eSigning?

Bei Nitro bieten wir  eSigning mit hohem Vertrauen an  und glauben, dass dies die Zukunft der elektronischen Unterschrift ist. Viele Länder haben bereits Vorschriften und höhere Standards für die Einhaltung von eSignaturempfehlungen erlassen - oder arbeiten derzeit an deren Umsetzung. Hohes Vertrauen ist mehr als nur ein Begriff: Es repräsentiert die wichtigsten Säulen der eSign-Sicherheit und Compliance, die jede Organisation berücksichtigen sollte, unabhängig davon, welche Lösung verwendet wird.

Die 3 Komponenten von hoch vertrauenswürdigem eSigning

Eine sichere eSignatur-Lösung, die hohe Vertrauensstandards erfüllt, kombiniert mehrere Schutzebenen, darunter:

Erstklassige Sicherheit

Wenn Sie bei einem Streit um ein Dokument vor Gericht landen, müssen Sie den Nachweis erbringen, dass das Dokument rechtsverbindlich ist. Ihre eSign-Lösung sollte:

• ein elektronisches Siegel anbringen, um die Unveränderbarkeit des Dokuments zu bestätigen
• den Nachweis erbringen, dass die Identität des Unterzeichners ordnungsgemäß überprüft wurde
• sicherstellen, dass die Datei im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt wurde

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Viele Branchen und Länder haben strenge Vorschriften, die alle elektronischen Signaturen erfüllen müssen. Um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten, sollte eine eSignatur-Plattform  die strengsten internationalen Anforderungen erfüllen  und sich nahtlos in die Identitätsüberprüfungs- und Authentifizierungsdienste von Behörden und Dritten integrieren lassen.

Betrugsprävention

Betrug liegt in der Regel dann vor, wenn ein Unterzeichner falsche Angaben macht oder ein Dokument nach der Unterzeichnung manipuliert. Um Betrug zu verhindern und sichere eSignaturen zu gewährleisten, sollten Plattformen mehrere Stufen der  Identitätsüberprüfung anbieten , fälschungssichere Technologien verwenden und integrierte Prüfpfade zur Verfolgung und Aufzeichnung aller Empfängerinteraktionen bereitstellen.

Warum eSigning mit hohem Vertrauen wichtiger denn je ist

Bei Dokumenten und Vereinbarungen von hohem Wert oder bei hohem Streitrisiko sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich, um sicherzustellen, dass elektronische Signaturen sicher und rechtsverbindlich sind. Unterschiedliche Länder und Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, die für Unternehmen komplex und überfordernd werden können.Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Softwareanbieter, der sich auf vertrauenswürdige, sichere eSignaturen konzentriert, ist von entscheidender Bedeutung.

Fernarbeit und digitale Prozesse erfordern ein hohes Maß an Vertrauen, insbesondere bei der Unterzeichnung von Dokumenten mit unbekannten Parteien.

Hier sind einige Szenarien, in denen eSignaturen mit hohem Vertrauen unerlässlich sind:

• Finanzdienstleister, die mit risikoreichen Geldtransaktionen und Überweisungen zu tun haben, benötigen eine sichere eSignatur mit Identitätsüberprüfung. Ein gängiger Anwendungsfall für Finanzdienstleister und Investmentunternehmen  ist KYC (Know Your Client/Customer), um die Identität eines Kunden zu überprüfen, Betrug oder illegale Aktivitäten zu verhindern und/oder ihn digital einzubinden, z. B. bei der Einrichtung eines neuen Bank- oder Kreditkartenkontos.
• Arbeitgeber, die die Unterschriften von Neueinstellungen überprüfen wollen. In der Vergangenheit wurden Vorstellungsgespräche persönlich geführt und die Mitarbeiter arbeiteten vor Ort. Heute werden neue Mitarbeiter nicht immer persönlich vorgestellt, bevor sie Zugang zu privilegierten Systemen und Datenbanken erhalten, was bedeutet, dass ein höheres Maß an Identitätsüberprüfung zum Schutz vor Betrug  erforderlich ist.
• Globale Unternehmen, die an verschiedenen geografischen Standorten oder in Branchen mit spezifischen Vorschriften für die elektronische Unterzeichnung tätig sind oder Transaktionen durchführen. Damit ein Dokument rechtsverbindlich ist, muss es den höchsten Konformitätsstandards entsprechen, was die Komplexität und den Bedarf an einer sicheren eSign-Lösung mit hoher Vertrauenswürdigkeit noch erhöht.

Damit ein Vertrag in der EU rechtsverbindlich ist, muss er beispielsweise bestimmte Identitätsprüfungsverfahren erfüllen. In Nordamerika ist dieser Prozess jedoch möglicherweise nicht erforderlich. Wenn ein Unternehmen mit Hauptsitz in Paris einen Vertrag mit einem in Kalifornien ansässigen Unternehmen unterzeichnet, muss das Dokument den strengeren EU-Standards entsprechen. Ist dies nicht der Fall, ist das Dokument nicht rechtsverbindlich, und das in Paris ansässige Unternehmen kann den Vertrag möglicherweise ohne Konsequenzen kündigen.

Die eSign-Vorschriften gelten häufig sowohl für die Standorte der Unterzeichner als auch für den Unternehmenssitz. Dies macht Remote- und hybride Arbeitsprozesse noch komplizierter.

Benötigt Ihr Unternehmen eine hoch vertrauenswürdige eSign-Lösung?

Hochsichere eSignaturen können einen längeren Workflow-Prozess erfordern und zusätzliche Kosten verursachen. Wenn Dokumente nur aus zeremoniellen Gründen unterschrieben werden müssen, ist der High-Trust-Prozess nicht erforderlich. Außerdem können Mitarbeiter und Kunden schnell frustriert sein, wenn sie zusätzliche Schritte unternehmen müssen, die nicht für jedes einzelne Dokument erforderlich sind.

Was verstehen wir unter "zeremoniellem" Wert? Ein Beispiel: Ein fest angestellter Mitarbeiter muss seine Leistungsbeurteilung offiziell unterschreiben. Für dieses Dokument ist wahrscheinlich keine zusätzliche Identitätsüberprüfung des Unterzeichners erforderlich, und es wird auch nicht in ein Gerichtsverfahren verwickelt sein. Während Sie vielleicht eine hochgradig vertrauenswürdige und sichere eSignatur benötigen, wenn Sie einen Vertrag mit einem neuen Anbieter unterzeichnen, den Sie online gefunden haben, brauchen Sie vielleicht nicht dasselbe Verfahren, wenn Sie Ihren Vertrag mit dem Unternehmen verlängern, das in den letzten zwei Jahren jeden Tag gekommen ist, um Dienstleistungen für das Büro zu erbringen.

Bei der Entscheidung, ob ein Dokument den Prozess der hohen Vertrauenswürdigkeit benötigt, sollten Sie an die 3 Säulen denken.

• Muss die eSignatur eine bestimmte Compliance-Vorschrift einhalten?
• Sind Sie besorgt, dass das Dokument vor Gericht landen könnte?
• Kennen Sie die Person(en), die das Dokument unterschreiben, persönlich?

Wenn Sie eine eSignatur nur verwenden, um den Prozess zu beschleunigen, und die Unterschrift feierlich ist, sollten Sie die schnellste und einfachste digitale Signaturmethode verwenden.

Flexibilität ist der Schlüssel

Viele eSignatur-Plattformen bieten entweder einen hochgradig vertrauenswürdigen und sicheren eSignatur-Prozess für alle Dokumente oder bieten dieses Maß an Sicherheit und Überprüfung überhaupt nicht. Nitro ist einzigartig in seiner Flexibilität, die es Unternehmen ermöglicht, das für jedes Dokument benötigte Sicherheits- und Verifizierungsniveau zu wählen, sodass das Unternehmen den produktivsten, konformsten und kosteneffektivsten Ansatz für die elektronische Unterzeichnung erreicht.

Wenden Sie sich an unsere Experten , um mehr über hochvertrauenswürdiges eSigning zu erfahren. Sie können auch einen Termin für eine Demo vereinbaren oder eine kostenlose Testversion für Unternehmen starten, um herauszufinden, wie Nitro in Ihre Arbeitsabläufe für Compliance und Sicherheit passt.