Pourquoi la « haute confiance » est la nouvelle norme en matière de signature électronique

À l’ère numérique actuelle, où la majorité des transactions commerciales s’effectuent en ligne, les organisations sont de plus en plus préoccupées par la cybercriminalité et la fraude. Alors que les poignées de main physiques lors de la signature de contrats appartiennent désormais au passé, la confiance avec les clients et les fournisseurs s’établit désormais par le biais de transactions électroniques. Cela inclut la signature de documents juridiquement contraignants  au moyen de signatures électroniques sécurisées.

Si toutes les signatures électroniques ont leur importance, les documents cruciaux présentent un risque accru. Négliger la sécurité, la conformité et la sûreté dans le processus de signature peut exposer votre entreprise à des litiges juridiques et à des répercussions financières considérables. Le problème est que de nombreuses entreprises traitent toutes les solutions et tous les processus de signature électronique de la même manière, ce qui peut entraîner des résultats défavorables et des conséquences juridiques.

Si la signature électronique peut profiter à toutes les organisations, elle ne peut pas être abordée selon une approche « universelle ».

Qu’est-ce que la signature électronique «à haute confiance» ?

Chez Nitro, nous proposons  une signature électronique « haute confiance »  et sommes convaincus qu’elle représente l’avenir de la signature électronique. De nombreux pays ont déjà adopté — ou s’emploient actuellement à mettre en œuvre — des réglementations et des normes plus strictes en matière de conformité des signatures électroniques. La « haute confiance » est plus qu’un simple terme : elle représente les piliers essentiels de la sécurité et de la conformité en matière de signature électronique que toute organisation devrait prendre en compte, quelle que soit la solution utilisée.

Les 3 composantes de la signature électronique « haute confiance »

Une solution de signature électronique sécurisée répondant aux normes de haute confiance combine plusieurs niveaux de protection, notamment :

Une sécurité de premier ordre

Si un litige concernant un document vous conduit devant les tribunaux, vous devrez fournir la preuve que ce document a force de loi. Votre solution de signature électronique doit :

• appliquer un cachet électronique pour certifier que le document n’a pas été altéré
• fournir la preuve que l’identité du signataire a été correctement vérifiée
• garantir que le fichier a été chiffré au repos et en transit

Conformité réglementaire

De nombreux secteurs et pays ont mis en place des réglementations strictes auxquelles toutes les signatures électroniques doivent se conformer. Pour garantir cette conformité, une plateforme de signature électronique doit  répondre aux exigences internationales les plus strictes  et s’intégrer de manière transparente aux services de vérification et d’authentification d’identité proposés par les pouvoirs publics et des tiers.

Prévention de la fraude

La fraude survient généralement lorsqu’un signataire se fait passer pour une autre personne ou altère un document après l’avoir signé. Pour réduire la fraude et garantir la sécurité des signatures électroniques, les plateformes doivent proposer plusieurs niveaux de  vérification d’identité , utiliser une technologie inviolable et fournir des pistes d’audit intégrées permettant de suivre et d’enregistrer toutes les interactions des destinataires.

Pourquoi la signature électronique de haute confiance est plus importante que jamais

Les documents et contrats de grande valeur, ou ceux présentant un risque élevé de litige, nécessitent des mesures supplémentaires pour garantir que les signatures électroniques soient sécurisées et juridiquement contraignantes. Les différents pays et secteurs d’activité ont des exigences de conformité qui leur sont propres, ce qui peut rendre leur gestion complexe et fastidieuse pour les organisations.Il est donc essentiel de collaborer avec un éditeur de logiciels expérimenté, spécialisé dans les signatures électroniques hautement fiables et sécurisées.

Le télétravail et les processus numériques nécessitent des interactions hautement fiables, en particulier lors de la signature de documents avec des parties que l’on ne connaît pas.

Voici quelques scénarios dans lesquels les signatures électroniques hautement fiables sont indispensables :

• Les organismes de services financiers qui traitent des transactions et des virements monétaires à haut risque ont besoin d’une signature électronique hautement fiable et sécurisée, assortie d’une vérification d’identité. Un cas d’utilisation courant pour les organismes de services financiers et d’investissement  est le KYC (Know Your Client/Customer, « Connaître son client ») qui permet de vérifier l’identité d’un client, de prévenir la fraude ou les activités illégales et/ou de procéder à son enregistrement numérique, par exemple lors de la création d’un nouveau compte bancaire ou d’une nouvelle carte de crédit.
• Les employeurs qui souhaitent vérifier les signatures des nouvelles recrues. Autrefois, les entreprises organisaient des entretiens en personne et les employés travaillaient sur site. Aujourd’hui, les nouvelles recrues ne sont pas toujours rencontrées en personne avant de se voir accorder l’accès à des systèmes et bases de données sensibles, ce qui implique qu’un niveau plus élevé de vérification d’identité est nécessaire pour se prémunir contre la fraude .
• Les entreprises internationales opérant ou effectuant des transactions dans différentes zones géographiques ou dans des secteurs soumis à des réglementations spécifiques en matière de signature électronique. Pour qu’un document soit juridiquement contraignant, il doit répondre aux normes de conformité les plus strictes, ce qui accroît la complexité et le besoin d’une solution de signature électronique sécurisée et hautement fiable.

Par exemple, pour qu’un contrat soit juridiquement contraignant dans l’Union européenne, il doit respecter des processus spécifiques de vérification d’identité. Or, ce processus peut ne pas être exigé en Amérique du Nord. Si une entreprise dont le siège social est situé à Paris signe un contrat avec une entreprise basée en Californie, le document doit respecter les normes européennes, plus strictes. À défaut, le document n’a pas de valeur juridique et l’entreprise parisienne pourrait résilier le contrat sans conséquences.

Les réglementations en matière de signature électronique s’appliquent souvent aussi bien aux lieux de résidence des signataires qu’au siège social de l’entreprise. Cela complique encore davantage les processus de travail à distance et hybrides.

Votre organisation a-t-elle besoin d’une solution de signature électronique à haute fiabilité ?

Les signatures électroniques à haut niveau de confiance peuvent nécessiter un processus de workflow plus long et entraîner des coûts supplémentaires. Si les documents ne nécessitent une signature qu’à titre symbolique, le processus à haut niveau de confiance n’est pas nécessaire. Les employés et les clients peuvent également rapidement se sentir frustrés par des étapes supplémentaires qui ne sont pas nécessaires pour chaque document.

Qu’entend-on par valeur « symbolique » ? Prenons l’exemple d’un salarié en CDI qui doit signer officiellement son évaluation de performance. Ce document ne nécessite probablement pas de vérification d’identité supplémentaire pour le signataire et ne fera pas l’objet d’une procédure judiciaire. Si vous pouvez souhaiter recourir à une signature électronique hautement sécurisée et de haute confiance pour signer un contrat avec un nouveau fournisseur trouvé en ligne, ce processus n’est peut-être pas nécessaire pour renouveler votre contrat avec l’entreprise qui s’est présentée chaque jour au cours des deux dernières années pour fournir des services à votre bureau.

Pour déterminer si un document nécessite un processus de haute fiabilité, référez-vous aux trois piliers.

• La signature électronique doit-elle respecter une réglementation spécifique en matière de conformité ?
• Craignez-vous que le document puisse faire l’objet d’une procédure judiciaire ?
• Connaissez-vous personnellement la ou les personnes qui signent le document ?

Si vous utilisez la signature électronique uniquement pour accélérer le processus et que la signature est purement formelle, vous devriez opter pour la méthode de signature numérique la plus rapide et la plus simple possible.

La flexibilité est essentielle

De nombreuses plateformes de signature électronique proposent soit un processus de signature électronique hautement fiable et sécurisé pour tous les documents, soit n’offrent absolument pas ce niveau de sécurité et de vérification. Nitro se distingue par sa flexibilité, qui permet aux entreprises de choisir le niveau de sécurité et de vérification requis pour chaque document, afin que l’organisation adopte l’approche la plus productive, la plus conforme et la plus rentable en matière de signature électronique.

Contactez nos experts  pour en savoir plus sur la signature électronique hautement sécurisée. Vous pouvez également planifier une démonstration ou lancer un essai pilote gratuit pour votre entreprise afin de découvrir comment Nitro s’intègre à vos flux de travail en matière de conformité et de sécurité.