Waarom ‘High Trust’ de nieuwe norm is voor elektronisch ondertekenen

In het huidige digitale tijdperk, waarin het merendeel van de zakelijke transacties online plaatsvindt, maken organisaties zich steeds meer zorgen over cybercriminaliteit en fraude. Nu het fysiek schudden van handen bij het ondertekenen van contracten tot het verleden behoort, wordt het vertrouwen met klanten en leveranciers nu opgebouwd via elektronische transacties. Dit omvat het ondertekenen van juridisch bindende documenten  via beveiligde elektronische handtekeningen.

Hoewel alle elektronische handtekeningen belangrijk zijn, brengen cruciale documenten een verhoogd risico met zich mee. Als u beveiliging, naleving en veiligheid in het ondertekeningsproces verwaarloost, kan uw organisatie worden blootgesteld aan juridische geschillen en aanzienlijke financiële gevolgen. Het probleem is dat veel bedrijven alle oplossingen en processen voor elektronische handtekeningen op dezelfde manier behandelen, wat kan leiden tot ongewenste resultaten en juridische gevolgen.

Hoewel elektronisch ondertekenen voordelen kan bieden voor alle organisaties, kan er geen sprake zijn van een ‘one-size-fits-all’-aanpak.

Wat is „high-trust“ eSigning?

Bij Nitro bieden we  'high-trust' eSigning aan en zijn we ervan overtuigd dat dit de toekomst van elektronische handtekeningen is. Veel landen hebben al regelgeving en strengere normen voor eSign-compliance aangenomen – of werken momenteel aan de implementatie daarvan. 'High-trust' is meer dan alleen een term: het vertegenwoordigt de belangrijkste pijlers van de veiligheid en naleving van elektronische handtekeningen waarmee elke organisatie rekening moet houden, ongeacht welke oplossing wordt gebruikt.

De 3 componenten van eSigning met hoog vertrouwen

Een veilige oplossing voor elektronische handtekeningen die voldoet aan de normen voor 'high-trust' combineert meerdere beveiligingslagen, waaronder:

Beveiliging van het hoogste niveau

Als een geschil over een document voor de rechter komt, moet u bewijzen dat het document juridisch bindend is. Uw eSign-oplossing moet:

• een elektronisch zegel aanbrengen om te certificeren dat het document ongewijzigd is gebleven
• bewijs leveren dat de identiteit van de ondertekenaar correct is geverifieerd
• ervoor zorgen dat het bestand zowel in rust als tijdens verzending versleuteld is

Naleving van wet- en regelgeving

Veel sectoren en landen hanteren strenge regelgeving waaraan alle elektronische handtekeningen moeten voldoen. Om naleving te garanderen, moet een eSignature-platform  voldoen aan de strengste internationale vereisten  en naadloos integreren met identiteitsverificatie- en authenticatiediensten van overheden en derde partijen.

Fraudepreventie

Fraude doet zich doorgaans voor wanneer een ondertekenaar zich vals voorstelt of na het ondertekenen knoeit met een document. Om fraude te verminderen en veilige e-handtekeningen te waarborgen, moeten platforms meerdere niveaus van  identiteitsverificatie bieden , fraudebestendige technologie gebruiken en ingebouwde audittrails bieden om alle interacties met ontvangers te volgen en vast te leggen.

Waarom e-ondertekening met een hoog vertrouwensniveau belangrijker is dan ooit

Voor documenten en overeenkomsten met een hoge waarde, of wanneer er een groot risico op geschillen bestaat, zijn extra maatregelen nodig om te garanderen dat elektronische handtekeningen veilig en juridisch bindend zijn. Verschillende landen en sectoren hebben unieke nalevingsvereisten, die voor organisaties complex en overweldigend kunnen worden om te beheren.Samenwerken met een ervaren softwareleverancier die zich richt op zeer betrouwbare, veilige elektronische handtekeningen is cruciaal.

Werken op afstand en digitale processen vereisen interacties met een hoog vertrouwensniveau, met name bij het ondertekenen van documenten met onbekende partijen.

Hier volgen enkele scenario’s waarin betrouwbare elektronische handtekeningen essentieel zijn:

• Financiële dienstverleners die te maken hebben met risicovolle geldtransacties en -overboekingen hebben behoefte aan zeer betrouwbare, veilige elektronische handtekeningen met identiteitsverificatie. Een veelvoorkomend gebruiksscenario voor financiële dienstverleners en beleggingsorganisaties  is KYC (Know Your Client/Customer) om de identiteit van een klant te verifiëren, fraude of illegale activiteiten te voorkomen en/of klanten digitaal aan te melden, bijvoorbeeld bij het openen van een nieuwe bank- of creditcardrekening.
• Werkgevers die handtekeningen van nieuwe medewerkers willen verifiëren. Vroeger hielden bedrijven persoonlijke sollicitatiegesprekken en werkten medewerkers op locatie. Tegenwoordig worden nieuwe medewerkers niet altijd persoonlijk ontmoet voordat ze toegang krijgen tot beveiligde systemen en databases, wat betekent dat een hoger niveau van identiteitsverificatie nodig is om fraude te voorkomen .
• Internationale bedrijven die actief zijn of transacties uitvoeren in verschillende geografische regio’s of sectoren met specifieke regelgeving voor elektronische ondertekening. Om een document juridisch bindend te maken, moet het voldoen aan de hoogste nalevingsnormen, wat de complexiteit vergroot en de behoefte aan een zeer betrouwbare, veilige eSign-oplossing versterkt.

Om een contract bijvoorbeeld rechtsgeldig te maken in de EU, moet het voldoen aan specifieke identiteitsverificatieprocessen. In Noord-Amerika is dat proces echter mogelijk niet vereist. Als een bedrijf met hoofdkantoor in Parijs een contract ondertekent met een in Californië gevestigd bedrijf, moet het document voldoen aan de strengere EU-normen. Als dat niet het geval is, is het document niet rechtsgeldig en kan het in Parijs gevestigde bedrijf het contract mogelijk zonder gevolgen verbreken.

Regelgeving inzake eSign is vaak van toepassing op zowel de locaties van de ondertekenaars als het hoofdkantoor van het bedrijf. Dit maakt werkprocessen op afstand en hybride werkprocessen nog ingewikkelder.

Heeft uw organisatie een eSign-oplossing met een hoog vertrouwensniveau nodig?

E-handtekeningen met een hoog vertrouwensniveau kunnen een langduriger workflowproces vereisen en extra kosten met zich meebrengen. Als documenten alleen een handtekening nodig hebben voor symbolische waarde, is het proces met hoog vertrouwensniveau niet nodig. Medewerkers en klanten kunnen ook snel gefrustreerd raken door extra stappen die niet voor elk afzonderlijk document nodig zijn.

Wat bedoelen we met ‘ceremoniële’ waarde? Bijvoorbeeld een vaste medewerker die zijn of haar functioneringsgesprek officieel moet ondertekenen. Dat document vereist waarschijnlijk geen extra identiteitscontrole van de ondertekenaar en zal niet worden gebruikt in een juridische procedure. Hoewel u wellicht een e-handtekening met een hoog vertrouwensniveau en beveiliging wilt bij het ondertekenen van een contract met een nieuwe leverancier die u online hebt gevonden, hebt u mogelijk niet hetzelfde proces nodig bij het verlengen van uw contract met het bedrijf dat de afgelopen twee jaar elke dag is gekomen om diensten te verlenen aan het kantoor.

Denk bij het bepalen of een document het proces met een hoog vertrouwensniveau vereist, na over de drie pijlers.

• Moet de elektronische handtekening voldoen aan een specifieke nalevingsregelgeving?
• Bent u bang dat het document voor de rechter terechtkomt?
• Kent u de persoon of personen die het document ondertekenen persoonlijk?

Als u een elektronische handtekening alleen gebruikt om het proces te versnellen en de handtekening louter symbolisch is, kunt u het beste de snelste en eenvoudigste methode voor digitale handtekeningen gebruiken.

Flexibiliteit is essentieel

Veel platforms voor elektronische handtekeningen bieden ofwel een zeer betrouwbaar en veilig ondertekeningsproces voor alle documenten, ofwel helemaal geen beveiliging en verificatie op dit niveau. Nitro onderscheidt zich door zijn flexibiliteit, waardoor bedrijven voor elk document het vereiste beveiligings- en verificatieniveau kunnen kiezen, zodat de organisatie de meest productieve, conforme en kosteneffectieve aanpak voor elektronisch ondertekenen kan realiseren.

Neem contact op met onze experts  voor meer informatie over eSigning met een hoog vertrouwensniveau. U kunt ook een demo inplannen of een gratis proefperiode voor bedrijven starten om te ontdekken hoe Nitro in uw workflows past op het gebied van naleving en beveiliging.