Por qué la «alta confianza» es la nueva norma en la firma electrónica

En la era digital actual, en la que la mayoría de las transacciones comerciales se realizan en línea, las organizaciones están cada vez más preocupadas por la ciberdelincuencia y el fraude. A medida que los apretones de manos presenciales para la firma de contratos pasan a ser cosa del pasado, la confianza con los clientes y proveedores se establece ahora a través de transacciones electrónicas. Esto incluye la firma de documentos legalmente vinculantes  mediante firmas electrónicas seguras.

Aunque todas las firmas electrónicas son importantes, los documentos cruciales conllevan un riesgo mayor. Descuidar la seguridad, el cumplimiento normativo y la protección en el proceso de firma puede exponer a tu organización a disputas legales y a repercusiones financieras considerables. El problema es que muchas empresas tratan todas las soluciones y procesos de firma electrónica de la misma manera, lo que puede dar lugar a resultados desfavorables y consecuencias legales.

Aunque la firma electrónica puede beneficiar a todas las organizaciones, no puede ser un enfoque «único para todos».

¿Qué es la firma electrónica de «alta confianza»?

En Nitro, ofrecemos  la firma electrónica de «alta confianza»  y creemos que es el futuro de las firmas electrónicas. Muchos países ya han aprobado —o están trabajando actualmente en su implementación— normativas y estándares más exigentes en materia de cumplimiento de la firma electrónica. La alta confianza es más que un término: representa los pilares más importantes de la seguridad y el cumplimiento normativo de la firma electrónica que toda organización debería tener en cuenta, independientemente de la solución que utilice.

Los tres componentes de la firma electrónica de alta confianza

Una solución de firma electrónica segura que cumple con los estándares de alta confianza combina múltiples capas de protección, entre las que se incluyen:

Seguridad de primer nivel

Si una disputa sobre un documento te lleva a los tribunales, deberás aportar pruebas de que el documento es legalmente vinculante. Tu solución de firma electrónica debería:

• aplicar un sello electrónico para certificar que el documento no ha sido alterado
• proporcionar pruebas de que la identidad del firmante se ha verificado correctamente
• garantizar que el archivo se ha cifrado tanto en reposo como en tránsito

Cumplimiento normativo

Muchos sectores y países cuentan con normativas estrictas que todas las firmas electrónicas deben cumplir. Para garantizar el cumplimiento normativo, una plataforma de firma electrónica debe  cumplir los requisitos internacionales más exigentes  e integrarse a la perfección con los servicios de verificación y autenticación de identidad del gobierno y de terceros.

Prevención del fraude

El fraude suele producirse cuando un firmante se hace pasar por otra persona o altera un documento tras firmarlo. Para reducir el fraude y garantizar la seguridad de las firmas electrónicas, las plataformas deben ofrecer múltiples niveles de  verificación de identidad , utilizar tecnología a prueba de manipulaciones y proporcionar registros de auditoría integrados para rastrear y registrar todas las interacciones de los destinatarios.

Por qué la firma electrónica de alta confianza es más importante que nunca

Los documentos y acuerdos de gran valor, o aquellos en los que existe un alto riesgo de litigio, requieren medidas adicionales para garantizar que las firmas electrónicas sean seguras y legalmente vinculantes. Los distintos países y sectores tienen requisitos de cumplimiento específicos, cuya gestión puede resultar compleja y abrumadora para las organizaciones.Es fundamental colaborar con un proveedor de software con amplia experiencia que se centre en firmas electrónicas seguras y de alta confianza.

El teletrabajo y los procesos digitales exigen interacciones de alta confianza, especialmente a la hora de firmar documentos con partes desconocidas.

A continuación se presentan algunos casos en los que las firmas electrónicas de alta confianza son esenciales:

• Las entidades de servicios financieros que gestionan transacciones y transferencias monetarias de alto riesgo necesitan una firma electrónica segura y de alta confianza con verificación de identidad. Un caso de uso habitual para las entidades de servicios financieros y de inversión  es el KYC (Know Your Client/Customer, «Conoce a tu cliente»), para verificar la identidad de un cliente, prevenir el fraude o actividades ilegales y/o dar de alta digitalmente a los clientes, por ejemplo, al crear una nueva cuenta bancaria o una nueva tarjeta de crédito.
• Empresas que desean verificar las firmas de los nuevos empleados. En el pasado, las empresas realizaban entrevistas presenciales y los empleados trabajaban en las oficinas. Ahora, no siempre se conoce en persona a los nuevos empleados antes de concederles acceso a sistemas y bases de datos privilegiados, lo que significa que se necesita un mayor nivel de verificación de identidad para protegerse contra el fraude .
• Empresas globales que operan o realizan transacciones en diferentes ubicaciones geográficas o sectores con normativas específicas en materia de firma electrónica. Para que un documento sea legalmente vinculante, debe cumplir con los más altos estándares de cumplimiento normativo, lo que aumenta la complejidad y la necesidad de una solución de firma electrónica segura y de alta confianza.

Por ejemplo, para que un contrato sea legalmente vinculante en la UE, debe cumplir con procesos específicos de verificación de identidad. Sin embargo, es posible que ese proceso no sea obligatorio en Norteamérica. Si una empresa con sede en París firma un contrato con una empresa con sede en California, el documento debe cumplir las normas más estrictas de la UE. De no ser así, el documento no tendrá validez jurídica y la empresa con sede en París podría rescindir el contrato sin repercusiones.

Las normativas sobre la firma electrónica suelen aplicarse tanto a la ubicación de los firmantes como a la sede de la empresa. Esto complica aún más los procesos de trabajo a distancia e híbridos.

¿Necesita su organización una solución de firma electrónica de alta confianza?

Las firmas electrónicas de alta confianza pueden requerir un proceso de flujo de trabajo más largo y suponer costes adicionales. Si los documentos solo necesitan una firma por su valor ceremonial, el proceso de alta confianza no es necesario. Además, los empleados y los clientes pueden frustrarse rápidamente ante pasos adicionales que no son necesarios para todos y cada uno de los documentos.

¿Qué entendemos por valor «ceremonial»? Por ejemplo, un empleado con antigüedad que debe firmar oficialmente su evaluación de rendimiento. Es probable que ese documento no requiera una verificación de identidad adicional del firmante y que no vaya a formar parte de un procedimiento legal. Aunque es posible que desees una firma electrónica de alta confianza y segura al firmar un contrato con un nuevo proveedor que has encontrado en Internet, quizá no necesites el mismo proceso al renovar tu contrato con la empresa que ha acudido cada día durante los últimos dos años para prestar servicios a la oficina.

A la hora de determinar si un documento requiere el proceso de alta confianza, ten en cuenta los tres pilares.

• ¿Debe la firma electrónica cumplir con una normativa de cumplimiento específica?
• ¿Te preocupa que el documento pueda acabar en los tribunales?
• ¿Conoce personalmente a la persona o personas que firman el documento?

Si solo utilizas la firma electrónica para agilizar el proceso y la firma es meramente formal, deberías utilizar el método de firma digital más rápido y sencillo posible.

La flexibilidad es clave

Muchas plataformas de firma electrónica ofrecen un proceso de firma de alta confianza y seguro para todos los documentos, o bien no ofrecen este nivel de seguridad y verificación en absoluto. Nitro destaca por su flexibilidad, que permite a las empresas elegir el nivel de seguridad y verificación necesario para cada documento, de modo que la organización logre el enfoque más productivo, conforme a la normativa y rentable para la firma electrónica.

Ponte en contacto con nuestros expertos  para obtener más información sobre la firma electrónica de alta confianza. También puedes concertar una demostración o iniciar una prueba piloto empresarial gratuita para descubrir cómo Nitro se adapta a tus flujos de trabajo en materia de cumplimiento normativo y seguridad.