¿Qué es PDF / A? Por qué es importante y cómo usarlo

En el mundo actual, donde lo digital es prioritario, las personas cambian de dispositivo, actualizan aplicaciones y experimentan con nuevas herramientas más que nunca.

Pero a medida que la tecnología evoluciona, es fundamental que sus documentos sigan siendo accesibles.

Preparar sus archivos PDF para el futuro ahora le ahorrará tiempo y estrés innecesarios a largo plazo, por lo que puede estar seguro de que sus documentos permanecerán exactamente como los creó.

En este artículo, le mostramos cómo conservar sus archivos con PDF/A en Nitro PDF Pro y respondemos algunas preguntas frecuentes.

1. ¿Qué es PDF/A?   
2. ¿Existen diferentes tipos de PDF/A?   
3. ¿Por qué debería convertir mi documento en PDF/A?   
4. ¿Cómo se utilizan los archivos PDF/A?

1. ¿Qué es PDF/A?

Archivo de formato de documento portátil o simplemente PDF/A es un formato de archivo. desarrollado para garantizar la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Esto significa que sus documentos PDF aparecerán de la misma manera en que fueron creados, independientemente de los cambios de software o hardware a lo largo del tiempo.

A diferencia de los archivos PDF estándar, que incluyen elementos no aptos para archivar, como componentes multimedia, fuentes o referencias externas, PDF/A está diseñado para ser autónomo. Tiene pautas y requisitos específicos para la estructura del documento, fuentes, espacios de color, metadatos y fuentes incrustadas; también exige el cumplimiento de normas ISO específicas.

2. ¿Existen diferentes tipos de PDF/A?

PDF/A viene en diferentes variantes. Esto se hace combinando diferentes estándares PDF/A y niveles de conformidad, que han evolucionado con el tiempo para adaptarse a los avances en la tecnología y los casos de uso.

PDF/A-1

• Este es el estándar PDF/A más utilizado y original que se centra en garantizar que la apariencia visual del documento se conserve en el tiempo. También es el más restrictivo ya que no admite JPEG 2000, capas ni archivos adjuntos.
• Funciones faltantes: JPEG2000, transparencia, capas y archivos adjuntos.
• Niveles de conformidad:

1. PDF/A-1a (Accesible) permite que las tecnologías asistidas mejoren la accesibilidad al proporcionar texto y otros elementos en un documento PDF en un formato accesible. Esto permite a todos los usuarios acceder a información en documentos PDF independientemente de su capacidad o discapacidad. Un ejemplo de cómo se puede utilizar PDF/A-1a es a través de un lector de pantalla para personas con discapacidad visual. 
   
2. PDF/A-1b (Básico) se utiliza para crear versiones de archivo de documentos para que se puedan representar igual que cuando se guardaron. Es un subconjunto más estricto de la especificación ISO PDF. 

Aprenda cómo convertir PDF a PDF/A-1a & 1b en nuestra guía del usuario.

PDF/A-2

• Se basa en PDF/A-1 al proporcionar soporte adicional para espacios de color, compresión JPEG2000 y archivos incrustados; también introduce transparencia. PDF/A-2 no hace que PDF/A 1 quede obsoleto, lo que significa que un archivo PDF/A-1b válido puede pasar la verificación en el software configurado para validar PDF/A2b o PDF/A. -3b.
• Nuevas funciones: JPEG2000, transparencia, capas y archivos adjuntos (solo otros archivos PDF/A).
• Niveles de conformidad:

1. PDF/A-2a (Accesible) se basa en la estructura formada por etiquetas creadas por PDF/A-2u, lo que facilita la búsqueda y reutilización del contenido de un documento PDF. También hace que los documentos sean más accesibles para personas con discapacidad visual, de forma similar a PDF/A-1a.  
   
2. PDF/A-2b (Básico) es el cumplimiento mínimo necesario para garantizar que un documento PDF se pueda representar visualmente igual que cuando se creó.  
   
3. PDF/A-2u (Unicode) incluye toda la conformidad del Nivel B con el requisito adicional de que todo el texto del documento tenga equivalentes Unicode, lo que garantiza que todo el texto pueda indexarse y mostrarse. 

Aprenda cómo convertir PDF a PDF/A-2a, 2b y 2u en nuestra guía del usuario.

PDF/A-3

• Introduce la capacidad de incrustar dentro de un archivo PDF/A un archivo o archivos en cualquier otro formato, no solo otros archivos PDF/A (como se permite en PDF/A-2), lo que lo hace adecuado para documentos que necesitan incluir archivos adjuntos que no sean PDF.
• Nuevas características: Adjuntos (cualquier tipo de archivo).
• Niveles de conformidad:

1. PDF/A-3a se ocupa de la accesibilidad de manera similar a PDF/A 2a y PDF/A-1a. 
   
2. PDF/A-3b se ocupa de la integridad visual, lo que significa que garantiza la misma visualización de un documento PDF que cuando se creó. 
   
3. PDF/A-3u permite la capacidad de búsqueda de textos y la copia de texto Unicode para documentos PDF creados digitalmente y aquellos escaneados mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). 

Aprenda cómo convertir PDF a PDF/A-3a, 3b y 3u en nuestra guía del usuario.

PDF/A-4

• Admite el archivado de formularios rellenables al permitir contenido no estático en documentos PDF en forma de JavaScript. Esto significa que se puede almacenar y archivar información sobre los valores o la lógica de un formulario interactivo. También simplifica el manejo de firmas digitales.
• Nuevas funciones: 3modelos D, medios enriquecidos y 3anotaciones D.
• Niveles de conformidad:

1. PDF/A-4e (Ingeniería) admite modelos 3D, medios enriquecidos y anotaciones 3D, así como archivos incrustados. 
   
2. PDF/A-4f permite la incrustación de archivos arbitrarios. 

3. ¿Por qué debería convertir mi documento en PDF/A?

Ya sea que sea un negocio en expansión, un estudiante universitario o un emprendedor, la creación de documentos PDF/A tiene muchos beneficios.

• Mantenga la coherencia: sus documentos aparecerán de la misma manera que cuando fueron creados, independientemente de los cambios de software o hardware a lo largo del tiempo. 
• Fortalecer la capacidad de búsqueda: los documentos PDF/A se pueden indexar y buscar, mejorando su accesibilidad para futuras recuperaciones y referencias. 
• Logre el cumplimiento legal: muchas industrias requieren el uso de PDF/A para archivar para garantizar el cumplimiento legal y la autenticidad de los documentos. 
• Mejorar la accesibilidad: los estándares PDF/A incluyen funciones de accesibilidad, lo que hace que los documentos sean adecuados para personas con discapacidades. 
• Reduzca el riesgo: al archivar documentos en formato PDF/A, su organización puede reducir el riesgo de pérdida de datos, garantizando la continuidad del negocio y el cumplimiento. 

4. ¿Cómo se utilizan los archivos PDF/A?

A continuación se muestran algunos ejemplos comunes de cómo diferentes industrias aprovechan los documentos PDF/A.

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Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en diciembre 2020 y se actualizó para reflejar las actualizaciones de las versiones PDF/A.