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¿Qué es PDF/A? Por qué es importante y cómo usarlo

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Aprenda todo lo que necesita saber sobre PDF/A para que pueda preparar sus documentos digitales para el futuro.

En el mundo actual, donde lo digital es prioritario, las personas cambian de dispositivo, actualizan aplicaciones y experimentan con nuevas herramientas más que nunca.

Pero a medida que la tecnología evoluciona, es fundamental que sus documentos sigan siendo accesibles.

Preparar sus archivos PDF para el futuro ahora le ahorrará tiempo y estrés innecesarios a largo plazo, por lo que puede estar seguro de que sus documentos permanecerán exactamente como los creó.

En este artículo, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre PDF/A.

  1. ¿Qué es PDF/A?
  2. ¿Por qué debería convertir mi documento en PDF/A?
  3. ¿Cómo se utilizan los archivos PDF/A?
  4. ¿Existen diferentes tipos de PDF/A?

1. ¿Qué es PDF/A?

Portable Document Format Archive, o simplemente PDF/A, es un formato de archivo desarrollado para garantizar la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Esto significa que sus documentos PDF aparecerán de la misma manera en que fueron creados, independientemente de los cambios de software o hardware a lo largo del tiempo.

A diferencia de los archivos PDF estándar, que incluyen elementos no aptos para archivar, como componentes multimedia, fuentes o referencias externas, PDF/A está diseñado para ser autónomo. Tiene pautas y requisitos específicos para la estructura del documento, fuentes, espacios de color, metadatos y fuentes incrustadas. También exige el cumplimiento de normas ISO específicas.

2. ¿Por qué debería convertir mi documento en PDF/A?

Ya sea que sea un negocio en expansión, un estudiante universitario o un emprendedor, la creación de documentos PDF/A tiene muchos beneficios.

  • Mantenga la coherencia: sus documentos aparecerán de la misma manera en que fueron creados, independientemente de los cambios de software o hardware a lo largo del tiempo. 
  • Fortalecer la capacidad de búsqueda: los documentos PDF/A se pueden indexar y buscar, mejorando su accesibilidad para futuras recuperaciones y referencias. 
  • Logre el cumplimiento legal: muchas industrias requieren el uso de PDF/A para archivar para garantizar el cumplimiento legal y la autenticidad de los documentos. 
  • Mejorar la accesibilidad: los estándares PDF/A incluyen funciones de accesibilidad , lo que hace que los documentos sean inclusivos para personas con discapacidades. 
  • Reduzca el riesgo: al archivar documentos en formato PDF/A, las organizaciones pueden reducir el riesgo de pérdida de datos, garantizando la continuidad del negocio y el cumplimiento. 

3. ¿Cómo se utilizan los archivos PDF/A?

A continuación se muestran algunos ejemplos comunes de cómo diferentes industrias pueden aprovechar los documentos PDF/A.

Casos de uso de PDF/A
GobiernoGarantiza el almacenamiento a largo plazo de registros importantes como certificados de nacimiento, títulos de propiedad y documentos legislativos.
LegalPreserva documentos legales, contratos y registros de casos y garantiza su integridad y admisibilidad en los tribunales.
SanidadArchiva registros de pacientes, informes médicos y trabajos de investigación para cumplir con las normativas y mantener la exactitud del historial médico.
Ingeniería y FabricaciónConserva documentación técnica compleja, incluidos dibujos CAD y esquemas de ingeniería.
EducaciónGarantiza que el contenido educativo, como los materiales del curso, los trabajos de investigación y los documentos académicos, permanezcan coherentes para referencia futura.
FinanzasArchiva documentos financieros, como extractos y facturas, para ayudar a cumplir los requisitos reglamentarios, facilitar las auditorías y garantizar la accesibilidad de los datos.

4. ¿Existen diferentes tipos de PDF/A?

PDF/A viene en diferentes variantes. Esto se hace combinando diferentes estándares PDF/A y niveles de conformidad, que han evolucionado con el tiempo para adaptarse a los avances en la tecnología y los casos de uso.

PDF/A-1

  • Este es el estándar PDF/A más utilizado y original que garantiza que la apariencia visual del documento se conserve a lo largo del tiempo. También es el más restrictivo ya que no admite JPEG 2000, capas ni archivos adjuntos.
  • Funciones faltantes: JPEG2000, transparencia, capas y archivos adjuntos.
  • Niveles de conformidad:
  1. PDF/A-1a (Accesible) permite que las tecnologías asistidas mejoren la accesibilidad de un PDF al proporcionar texto y otros elementos en un formato accesible. Esto permite que todos los usuarios accedan a la información. Un ejemplo de cómo se puede utilizar PDF/A-1a es a través de un lector de pantalla para personas con discapacidad visual. 
  2. PDF/A-1b (Básico) se utiliza para crear versiones de archivo de documentos para que se puedan representar igual que cuando se guardaron. Es un subconjunto más estricto de la especificación ISO PDF. 

Aprenda cómo convertir PDF a PDF/A-1a & 1b en nuestro guía del usuario.

PDF/A-2

  • PDF/A-2 se basa en PDF/A-1 proporcionando soporte adicional para espacios de color, compresión JPEG2000 y archivos incrustados e introduciendo transparencia. PDF/A-2 no hace que PDF/A 1 quede obsoleto, lo que significa que un archivo PDF/A-1b válido puede pasar la verificación en el software configurado para validar PDF/A2b o PDF/A. -3b.
  • Nuevas funciones: JPEG2000, transparencia, capas y archivos adjuntos (solo otros archivos PDF/A).
  • Niveles de conformidad:
  1. PDF/A-2a (Accesible) se basa en la estructura formada por las etiquetas PDF/A-2u, lo que facilita la búsqueda y reutilización del contenido de un documento PDF. Al igual que PDF/A-1, hace que los documentos sean accesibles para personas con discapacidad visual.
  2. PDF/A-2b (Básico) es el cumplimiento mínimo necesario para garantizar que un documento PDF se pueda representar visualmente igual que cuando se creó.  
  3. PDF/A-2u (Unicode) incluye toda la conformidad del Nivel B con el requisito adicional de que todo el texto del documento tenga equivalentes Unicode, lo que garantiza que todo el texto pueda indexarse y mostrarse. 

Aprenda cómo convertir PDF a PDF/A-2a, 2b y 2u en nuestro guía del usuario.

PDF/A-3

  • Introduce la incrustación dentro de un archivo PDF/A o archivos en cualquier otro formato (no solo otros archivos PDF/A como se permite en PDF/A-2), lo que lo hace adecuado para documentos que necesitan incluir archivos adjuntos que no sean PDF.
  • Nuevas características: Adjuntos (cualquier tipo de archivo).
  • Niveles de conformidad:
  1. PDF/A-3a mejora la accesibilidad, similar a PDF/A 2a y PDF/A-1a. 
  2. Tiene una alta integridad visual y garantiza la misma visualización de un documento PDF que cuando se creó. 
  3. PDF/A-3u permite la capacidad de búsqueda de textos y la copia de texto Unicode para documentos PDF creados digitalmente y aquellos escaneados mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

PDF/A-4

  • Admite el archivado de formularios rellenables al permitir contenido no estático en documentos PDF en forma de JavaScript. Esto significa que se puede almacenar y archivar información sobre los valores o la lógica de un formulario interactivo. También simplifica el manejo de firmas digitales.
  • Nuevas funciones: 3modelos D, medios enriquecidos y 3anotaciones D.
  • Niveles de conformidad:
  1. PDF/A-4e (Ingeniería) admite modelos 3D, medios enriquecidos y anotaciones 3D, así como archivos incrustados. 
  2. PDF/A-4f permite la incrustación de archivos arbitrarios. 

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Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en diciembre 2020 y se actualizó para reflejar las versiones PDF/A actualizadas.