Los contables manejan grandes volúmenes de documentos y datos confidenciales, por lo que no sorprende que cada vez más empresas de contabilidad recurran al software de firma electrónica para optimizar y proteger sus flujos de trabajo.
Pero no todas las soluciones de firma electrónica serán las adecuadas para sus necesidades comerciales específicas.
Para ayudarle a evaluar las opciones, analizamos cinco consideraciones para elegir un software de firma electrónica confiable.
Qué considerar al evaluar soluciones de firma electrónica
1. Cumplimiento de señales sin estrés
Cumplir con las normas legales y de cumplimiento es esencial para todo negocio contable, sin importar dónde se encuentre. Al evaluar las soluciones de firma electrónica, asegúrese de verificar si el proveedor de firma electrónica y sus centros de datos cumplen con los estándares internacionales y de la industria como eIDAS, UETA, ISO 27001, SOC 2, QTSP, etc.
¿Verifican los controles mediante pruebas y certificaciones de cumplimiento anuales? ¿Están actualizados en materia de seguridad y cumplimiento?
Al hacer estas preguntas durante su evaluación, obtendrá una mayor tranquilidad para su negocio.
2. Máxima seguridad y autenticación
Sus clientes confían en usted para proteger sus datos confidenciales. Al elegir una solución de firma electrónica confiable basada en sofisticadas medidas de seguridad, demostrará su compromiso de proteger a sus clientes y sus documentos.
Busque funciones de seguridad como cifrado de extremo a extremo, sellos a prueba de manipulaciones y autenticación multifactor para ayudarlo a protegerse contra el acceso no autorizado y posibles infracciones. Los seguimientos de auditoría proporcionan un registro transparente de cada firma electrónica, para que pueda seguir fácilmente el progreso del documento y obtener visibilidad de sus flujos de trabajo.
3. Flujos de trabajo fluidos y eficientes
En el mundo de la contabilidad, acelerado y sujeto a plazos, la eficiencia es clave. Una forma de crear flujos de trabajo de documentos eficaces para su organización es integrar sus herramientas de firma electrónica con otros sistemas comerciales críticos. El software eSign de calidad se conectará con el software y las aplicaciones de contabilidad que ya está utilizando, sin interrupciones.
Aproveche las oportunidades para realizar pruebas exhaustivas, de modo que pueda ver qué solución de firma electrónica es la más adecuada para su negocio antes de comprometerse. Explorar la opción durante un período prolongado le dará una buena idea de qué tan fácil de usar es la tecnología y qué probabilidades hay de que sus equipos la adopten.
4. Alta escalabilidad y flexibilidad
Su organización contable está en constante crecimiento. A medida que obtenga nuevos clientes o amplíe su fuerza laboral eventual durante los períodos de mayor actividad, necesitará un software de firma electrónica que respalde sus necesidades.
Un socio de eSign debería facilitarle la ampliación o reducción de usuarios rápidamente y proporcionar una potente tecnología de nube a todos con un menor costo de propiedad. Su equipo y sus clientes podrán acceder, firmar y completar todos los documentos financieros digitales desde cualquier ubicación y dispositivo, sin comprometer la experiencia y el rendimiento.
5. Amplia funcionalidad de firma electrónica
Desde estados financieros hasta contratos con clientes, los contadores trabajan a partir de una lista en evolución de casos de uso.Una solución de firma electrónica confiable ofrecerá funciones avanzadas dentro de la funcionalidad principal del software, para que sepa que está preparado para cada proyecto.
Una experiencia de firma electrónica de extremo a extremo le facilitará lo siguiente:
- Envíe, firme, apruebe y realice un seguimiento de firmas en una sola solución.
- Obtenga una personalización completade sus documentos con firmas electrónicas de marca.
- Ahorre tiempo en múltiples firmas haciéndolo de forma masiva.
- Optimice la firma electrónica con plantillas de documentos sencillas.
- Obtenga visibilidad completa del ciclo de vida de sus documentos.
Ahora es el momento de modernizar sus flujos de trabajo contables
Nuestro equipo de expertos en productos está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre las firmas electrónicas.
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