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PDF y firma electrónica: el arma secreta para una fuerza de trabajo remota

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Descubra 5 cómo el software PDF y eSign ayuda a los trabajadores remotos y a las empresas a mantenerse seguros, conectados y en cumplimiento, en cualquier parte del mundo.

En los últimos dos años, el trabajo remoto se ha acelerado y ha provocado un cambio drástico en la forma en que las personas trabajan (y quieren trabajar). Por supuesto, a principios de 2020 , todas las empresas se vieron obligadas a hacer las cosas de manera diferente. Ahora, algunas empresas quieren que los empleados regresen a la oficina a tiempo completo, algunas se han adaptado con una combinación híbrida de trabajo remoto y colaboración en persona, y algunas decidieron recurrir a una fuerza laboral totalmente remota.

Para los empleados, hay muchos beneficios de trabajar de forma remota: mayor autonomía, un horario más flexible, más tiempo con la familia, libertad de un viaje intensivo de tiempo, y la lista continúa. Para las empresas, ofrecer una opción remota más flexible puede generar empleados más felices y mejorar la moral, sin sacrificar la productividad.

Descubra cómo el software PDF y eSign puede ayudar a potenciar esa productividad.

¿Tienes el software adecuado para el trabajo remoto?

El software y la tecnología juegan un papel importante en la capacidad de soportar el trabajo remoto. La tecnología de video a pedido ha reemplazado ampliamente las reuniones en persona, y un sólido conjunto de herramientas de productividad digital ha hecho que la colaboración en línea sea más fácil que nunca.

Con más empresas haciendo el cambio al trabajo remoto, o al menos incorporando cierta flexibilidad remota en sus horarios, la transición de la oficina al hogar también tiene su parte de complicaciones.

  • Las herramientas de colaboración en equipo son incompatibles con sus dispositivos
  • Las diferencias de zona horaria entre los colaboradores significan tiempos de retraso en la respuesta
  • Documente los desafíos con miembros del equipo desconectados que trabajan en versiones incorrectas de archivos o luchan por colaborar de manera efectiva en tiempo real

Si bien los programas de videoconferencia y las plataformas de mensajería son excelentes formas de mantener a los empleados conectados, hay una o dos armas secretas que podría estar pasando por alto : PDF y herramientas de firma electrónica .

El tipo de formato de documento más prolífico del mundo es PDF, y con el software de firma electrónica adecuado para acompañarlo, puede crear flujos de trabajo de documentos sin problemas y colaboración de principio a fin, en cualquier parte del mundo, en cualquier dispositivo.

5 Formas en que el software PDF y eSign ayuda con la productividad del trabajo remoto

1 . PDF mantiene el formato consistente

Ya sea que envíe un formulario simple o un informe lleno de gráficos, un archivo PDF conserva el formato y el diseño únicos del documento original. Cada vez que envíe un documento PDF o una imagen, puede estar seguro de que su archivo tendrá el aspecto que deseaba. Esta es una necesidad cuando se trabaja con una variedad de hardware, software y sistemas operativos.

Dado que los archivos PDF también se pueden convertir fácilmente a Microsoft Word, Excel, PowerPoint y más 300 otros tipos de archivos, su destinatario también tiene la libertad de convertir su documento a un formato que funcione para ellos.

2 . Colaboración remota más fácil

En una encuesta realizada por Nitro y Qualtrics, una abrumadora mayoría de trabajadores del conocimiento de todo el mundo ( 95 %) dijo que ve un margen significativo para mejorar los procesos de documentos en sus organizaciones. Cuando se trata de trabajar de forma remota, esta falta de visibilidad y colaboración se convierte en un desafío y, a veces, bloquea la productividad por completo.

Con una suite de productividad de documentos como Nitro, puede colaborar fácilmente en tareas de documentos. Ya sea que esté combinando comentarios en un solo archivo PDF, comparando versiones de varios archivos PDF o enviando documentos para firmas electrónicas, Nitro agiliza estos flujos de trabajo multifuncionales.

3 . Conectividad las 24 horas con PDF en la nube

La fuerza de trabajo moderna de hoy ya no opera en un horario de 9 a 5 . Los empleados remotos, las diferentes zonas horarias y los horarios esporádicos intensifican la necesidad de que las empresas ofrezcan una forma de ser productiva más allá del escritorio.

Elegir un software PDF que incluya un componente en la nube es fundamental para garantizar que sus empleados puedan permanecer conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. Las funciones de conexión a la nube de Nitro permiten a los empleados convertir, combinar o editar archivos PDF desde cualquier navegador web, así como guardar, compartir y revisar documentos de forma segura.

4 . Mayor productividad, costos reducidos

Desde el mantenimiento del hardware hasta la reposición de papel y otros suministros, los gastos relacionados con la oficina pueden acumularse rápidamente para los empleados remotos. Una forma simple y práctica de reducir estos costos y mejorar la productividad es eliminar por completo los procesos basados en papel, como la impresión, el escaneo y la copia, y reemplazarlos con una solución digital.

Según el 2022 informe de productividad de Nitro, los procesos basados en papel han disminuido considerablemente desde antes de la pandemia, pero más de la mitad de los trabajadores siguen imprimiendo y escaneando.

Cuando las empresas reemplazan estas prácticas obsoletas y brindan a los equipos documentos y flujos de trabajo digitales, inmediatamente reducen los elevados precios del mantenimiento de la impresora, el papel, la tinta y otros equipos relacionados. Sin mencionar el ahorro de tiempo cuando los empleados no se ven obligados a rastrear, administrar y archivar documentos en papel.

5 . Seguridad de documentos mejorada

En un mundo donde la piratería y las vulnerabilidades de seguridad de alto perfil son noticias diarias, constantemente se nos recuerda el importante papel de la seguridad en nuestros documentos, especialmente cuando se envían y reciben archivos entre empleados remotos. Los archivos PDF también ayudan a mitigar los riesgos de fuga de datos y uso compartido no autorizado con funciones que protegen su información confidencial. Al comunicarse con empleados remotos a través de plataformas no seguras como el correo electrónico, puede eliminar fácilmente datos, texto e imágenes confidenciales de sus archivos PDF.

La seguridad de los documentos es aún más importante si hace negocios a través de las fronteras. Las regulaciones sobre la firma electrónica varían de un país a otro y el cumplimiento puede ser bastante complicado. Lea nuestra Guía definitiva sobre firmas electrónicas para obtener todo lo que necesita saber.

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Nota del editor: este artículo se publicó originalmente en marzo 2020 y se actualizó para reflejar nuevos conocimientos y beneficios de PDF y la firma electrónica para trabajadores remotos.

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