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PDFs y eSigning: el arma secreta para los empleados remotos

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El trabajo remoto se ha acelerado debido a muchos factores, como un aumento en el software y la tecnología que transforma los flujos de trabajo tradicionales, como imprimir, firmar y escanear un contrato a digital.

Durante estos tiempos únicos, es posible que usted o su empresa se encuentren trabajando de forma remota. El trabajo remoto se ha acelerado debido a muchos factores, como un aumento en el software y la tecnología que transforma los flujos de trabajo tradicionales, como imprimir, firmar y escanear un contrato a digital.

Las personas que trabajan de forma remota una vez al mes tienen un 24 % más de probabilidades de informar que se sienten más felices y productivas en sus trabajos . Pero, ¿qué diferencia hace esto si los ciclos de vida tradicionales de los documentos fuera de línea se interponen en el camino? 21 . 3 % de pérdida de productividad por problemas de documentos; y 51 % de los trabajos de impresión están destinados a una firma; y 81 % de los empleados dijeron que se encontraron trabajando en la versión incorrecta de un archivo, lo que no solo acaba con la productividad, sino que también estresa a sus empleados. Hay tantas cosas que se pueden hacer en estos días para beneficiar a aquellas personas que deciden trabajar desde casa, en lugar de operar dentro de un espacio de oficina.

Durante este período de transición, hay muchos beneficios de trabajar de forma remota:

  • aumentos en la productividad
  • mayor autonomía
  • un horario más flexible
  • libertad de un viaje intensivo de tiempo

Con el nuevo cambio de muchas empresas que hacen el cambio a trabajar de forma remota, la transición de la oficina al hogar tiene su parte de complicaciones. Tal vez las herramientas de colaboración de su equipo no sean compatibles con sus dispositivos. O la diferencia horaria significa que no recibirás una respuesta hasta el día siguiente. Tal vez el audio y el video se congelan durante su llamada de conferencia (bueno, eso es un hecho para cada llamada). Con empleados remotos dispersos por todo el país y el mundo, surgen nuevos desafíos para una colaboración, comunicación y tecnología efectivas.

Si bien los programas de videoconferencia y las plataformas de mensajería son formas poderosas de mantener a los empleados conectados, existen otras armas secretos que las empresas suelen pasar por alto: PDFs. El tipo de formato de documento más prolífico del mundo, PDFs puede mejorar sin problemas la colaboración y la productividad de los trabajadores remotos de cinco maneras únicas.

5 Formas de mejorar sin problemas la colaboración y la productividad de los trabajadores remotos

Formato PDF consistente
Ya sea que envíe un formulario o un informe lleno de gráficos, un archivo PDF conserva el formato y el diseño únicos del documento. Cada vez que envía una imagen o un documento PDF, puede estar seguro de que su archivo tendrá el aspecto que deseaba, un hecho que se vuelve vital cuando se trabaja con una variedad de hardware, software y sistemas operativos. Dado que los archivos PDF también se pueden convertir fácilmente a más de 300 otros tipos de archivos, incluidos Microsoft Word, Excel y PowerPoint, su destinatario también tiene la libertad de convertir su documento a un formato que funcione para ellos.

Mejor colaboración empresarial
En una encuesta realizada por Nitro y Qualtrics, una abrumadora mayoría de trabajadores del conocimiento de todo el mundo (97%) dijo que ve un margen significativo para mejorar los procesos de documentos en su organización. Cuando se trata de trabajar de forma remota, esta falta de visibilidad y colaboración se convierte en un desafío y, a veces, bloquea la productividad por completo. Con una productividad de documentos Tool como Nitro, puede colaborar fácilmente si: está combinando comentarios en un solo archivo PDFs o comparando múltiples versiones de un archivo PDFs.

Conectividad las 24 horas mientras se trabaja de forma remota
La fuerza de trabajo moderna de hoy en día ya no opera sobre una base 9 -a- 5 . Los empleados remotos, las diferentes zonas horarias y los horarios esporádicos intensifican la necesidad de que las empresas ofrezcan una forma de ser productiva más allá del escritorio. Elegir un software PDF que incluya un componente en la nube es crucial para garantizar que sus empleados puedan permanecer conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. Las funciones conectadas a la nube de Nitro permiten a los empleados convertir, combinar o editar archivos PDF desde cualquier navegador web, así como guardar, compartir y revisar documentos de forma segura.

Acceso para todo el equipo a un costo reducido
Desde el mantenimiento del hardware hasta la reposición de papel y otros suministros, los gastos relacionados con Office pueden acumularse rápidamente para los empleados remotos. Como todos nos estamos adaptando a nuestra nueva forma de vida, una forma simple y probablemente necesaria de reducir estos costos mientras mejora la productividad es eliminar los procesos basados en papel como la impresión, el escaneo y la copia. Cuando las empresas reemplazan estas prácticas obsoletas con documentos y flujos de trabajo digitales, inmediatamente reducen los elevados precios que acompañan al mantenimiento de la impresora, el papel, la tinta y otros equipos relacionados.

Seguridad de documentos mejorada
En un mundo donde la piratería y las vulnerabilidades de seguridad son noticias diarias, constantemente se nos recuerda el importante papel de la seguridad en nuestros documentos, especialmente cuando se envían y reciben archivos entre empleados remotos. Por eso es fundamental que todos los empleados utilicen una VPN y contraseñas seguras en todos sus documentos. Además, los archivos PDF ayudan a mitigar los riesgos de fuga de datos y uso compartido no autorizado con funciones que protegen su información confidencial. Al comunicarse con empleados remotos a través de plataformas no seguras como el correo electrónico, puede eliminar fácilmente datos, texto e imágenes confidenciales de sus archivos PDF.

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Equipado con Nitro, nadie debería volver a tener que lidiar con una impresora, papel o incluso un bolígrafo.

Nitro Cloud permite que cualquier persona realice una cantidad ilimitada de solicitudes de firma electrónica que se pueden completar desde cualquier dispositivo con un navegador móvil. Cualquiera puede usar la versión Basic de Nitro Cloud, la solución de eSigning electrónica de Nitro Productivity Suite. Es fácil de usar, es gratis y es para siempre. Inicie su cuenta aquí.

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