PDF Butler

In unserer immer digitaler werdenden Welt ermöglicht PDF Butler Benutzern, eine Vielzahl von Dokumenten zu entwerfen und zu konfigurieren, sodass diese mit wenigen Klicks automatisiert, personalisiert und mit einem Branding versehen werden können. Während PDF Butler unter seinen Kunden für sein Motto „Papierloses Arbeiten“ warb, bemerkte er eine steigende Nachfrage: Benutzer wollten Dokumente digital signieren, um ihren Verkaufszyklus zu verkürzen. Die Suche nach einem Partner begann.

Salesforce hat PDF Butler mit Nitro in Kontakt gebracht, das auch über einen Salesforce-Konnektor verfügt. Von Anfang an gab es ein gegenseitiges Verständnis. „Wir haben beide den Mehrwert einer Integration gesehen“, sagt Igor Stuyver, Inhaber von PDF Butler.

„Benutzer, die Salesforce als CRM- und Vertriebsmanagement-Tool einsetzen, führen bereits Kundenlisten, Verträge und Produkte, die verkauft werden sollen. Nun, ein Angebot zu erstellen ist nur einen Klick entfernt, und sie können es sofort an ihren Ansprechpartner senden, der es digital unterschreiben kann. Sobald das Dokument unterschrieben ist, ist der Vorgang abgeschlossen. Das Ausdrucken und Scannen von Unterlagen ist nicht mehr erforderlich: Nitro sendet automatisch alle relevanten Vertragsinformationen an Salesforce, und das war's.“

Nitro wiederum sah auch, dass die Integration von Vorteil sein würde. Benutzer haben oft verlangt, dass bestimmte Aufgaben, wie das Erstellen und Bearbeiten von Rechnungsvorlagen, automatisiert werden. „Früher haben wir diese Nachfrage auf Projektbasis erfüllt“, sagt Magali Biron, Chief Marketing& Alliances bei Nitro.

Salesforce-Benutzer profitieren auf vielfältige Weise von der Partnerschaft. Der Prozess ist im CRM-Tool automatisiert, was bedeutet, dass sie manuelle Schritte überspringen und die Unterzeichnung von Verträgen von ihrem Desktop oder Smartphone aus organisieren können. Mit einem einzigen Klick haben sie ein Angebot gesendet und so eine Verkaufschance genutzt. Dann geht es weiter zum nächsten. Mit anderen Worten, die vereinten Kräfte von PDF Butler und Nitro ermöglichen eine sehr benutzerfreundliche Umgebung. Dies wurzelt in der Philosophie beider Unternehmen, die sich auf eine vollständig digitale Lösung und eine reibungslose Benutzererfahrung konzentriert.

Ein weiterer Vorteil der Integration ist die Tatsache, dass verschiedene Signaturmethoden angeboten werden können. Kunden, die eine rechtsgültige Unterschrift anbringen möchten, können problemlos Identifikationsmethoden in mehreren Ländern verwenden. „Vor allem, wenn es sich um einen Großauftrag handelt, möchten Sie zu100 100% sicher sein, dass der Unterzeichner ordnungsgemäß identifiziert wurde“, erklärt Magali.

Also, wie sieht der gesamte Prozess für Salesforce-Benutzer aus? Nun, nehmen wir an, Sie sind im Büro eines Kunden und geben Informationen auf einem iPad ein, um den Deal vorzubereiten, den Sie gerade besprochen haben. Auf dem Bildschirm sehen Sie das PDF Butler-Plugin, mit dem Sie mit einem Klick eine Vorschau des Dokuments abrufen können. Zusammen mit dem Kunden überprüfen Sie den Inhalt, um zu überprüfen, ob alle Informationen korrekt eingegeben wurden. Dann leiten Sie den Vertrag weiter, um eine digitale Signatur zu erhalten. Alle in Salesforce verfügbaren Daten (wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) sind automatisch enthalten.

Nachdem er das Dokument erhalten hat, scrollt der Kunde es durch (um alle Informationen und Kommentare zu überprüfen) und unterschreibt es digital. Salesforce integriert das signierte Dokument sofort, einschließlich aller relevanten Informationen wie Datum und Art der Unterzeichnung (z. B. ID, Textnachricht oder E-Mail). Wenn der Kunde keine Unterschrift eingibt, können Sie eine Benachrichtigung von Salesforce senden, in der Sie fragen, warum das Dokument noch nicht signiert wurde.

Übrigens ist die Anwendung nicht nur für Verkaufsprojekte nützlich. „Andere Branchen können auch davon profitieren“, sagt Igor.

Und das ist noch nicht alles. Andere Beispiele für Anwendungsfälle sind Geschäftsverträge (legal), Onboarding neuer Kunden (Leasing), Baugenehmigungen (Regierung) und Kontoeröffnungen (Finanzbranche).