Integrationen
PDF-Butler
Nitro und PDFs Butler haben sich zusammengetan, um dem Endbenutzer eine vollständig automatisierte Lösung zum Erstellen von Vorlagen und Signieren zu bieten.
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Mit vereinten Kräften Mehrwert schaffen

In unserer immer digitalen werdenden Welt ermöglicht es PDFs Butler Benutzern, eine Vielzahl von Dokumenten zu erstellen und zu konfigurieren, sodass diese mit wenigen Klicks automatisiert, personalisiert und mit einem Branding versehen werden können. Während PDFs Butler sein Motto "Papierloses Arbeiten" bei Kunden bewarb, bemerkte es eine steigende Nachfrage: Benutzer wollten Dokumente digital signieren, um den Verkaufszyklus zu verkürzen. Die Partnersuche begann.

Salesforce brachte PDF Butler in Kontakt mit Nitro, das ebenfalls über einen Salesforce-Konnektor verfügt. Von Anfang an gab es ein gegenseitiges Verständnis. „Wir haben beide den Mehrwert einer Integration gesehen“, sagt Igor Stuyver, Eigentümer von PDF Butler.

„Benutzer, die Salesforce als CRM- und Vertriebsmanagement-Tool einsetzen, pflegen bereits Kundenlisten, Verträge und zu verkaufende Produkte. Jetzt ist die Erstellung eines Angebots nur einen Klick entfernt und sie können es sofort an ihren Kontakt senden, der es digital signieren kann. Sobald das Dokument unterzeichnet ist, ist der Vorgang abgeschlossen. Das Ausdrucken und Scannen von Papierkram ist nicht mehr erforderlich: Nitro sendet automatisch alle relevanten Vertragsinformationen an Salesforce, und das war's.“

Nitro wiederum sah auch, wie vorteilhaft die Integration sein würde. Benutzer forderten häufig, dass bestimmte Aufgaben wie das Erstellen und Bearbeiten von Rechnungsvorlagen automatisiert werden. "Früher haben wir diese Nachfrage auf Projektbasis erfüllt", sagt Magali Biron, Chief Marketing & Alliances bei Nitro.

But PDF Butler turned out to have an out-of-the-box solution, and by joining forces we could enable full template automation.

Vorteile für Salesforce-Benutzer

Benutzer von Salesforce profitieren von der Zusammenarbeit auf vielfältige Weise. Der Prozess ist im CRM-Tool automatisiert, was bedeutet, dass sie manuelle Schritte überspringen und die Vertragsabzeichnung von ihrem Desktop oder Smartphone organisieren können. Mit einem einzigen Klick haben sie ein Angebot gesendet und somit auf eine Vertriebsgelegenheit reagiert. Anschließend geht es weiter zum nächsten. In anderen Word ermöglichen die vereinten Kräfte von PDFs Butler und Nitro eine sehr benutzerfreundliche Umgebung. Dies umfasste in der Philosophie beider Unternehmen, die sich auf eine vollständig digitale Lösung und eine reibungslose Benutzererfahrung konzentrieren.

Ein weiterer Vorteil der Integration ist die Tatsache, dass unterschiedliche Signaturverfahren angeboten werden können. Kunden, die eine rechtsgültige Unterschrift leisten möchten, können problemlos Identifikationsverfahren in mehreren Ländern nutzen. „Besonders wenn es sich um einen Großvertrag handelt, möchten Sie 100 Prozent sicher sein, dass der Unterzeichner ordnungsgemäß identifiziert wird“, erklärt Magali.

With Nitro, going through the ID check is a fully legal yet extremely user-friendly process, which can be completed worldwide.

Der Prozess von A bis Z: Ein-Klick-Komfort

Wie sieht der gesamte Prozess für Salesforce-Benutzer aus? Angenommen, Sie sind bei einem Kunden Office und geben Informationen auf einem iPad ein, um das Geschäft vorzubereiten, das Sie gerade besprochen haben. Auf dem Bildschirm sehen Sie das Butler-Plugin PDFs, mit dem Sie eine Vorschau des Dokuments aufrufen können. Gemeinsam mit dem Kunden gehen Sie den Inhalt durch, um zu prüfen, ob alle Informationen korrekt eingegeben wurden. Anschließend leiten Sie den Vertrag weiter, um eine digitale Signatur zu erhalten. Alle in Salesforce verfügbaren Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) werden automatisch einbezogen.

Nachdem der Kunde das Dokument erhalten hat, blättert er es durch (um alle Informationen und Kommentare zu überprüfen) und unterschreibt es digital. Salesforce bindet das signierte Dokument sofort ein, einschließlich aller relevanten Informationen wie Datum und Art der Signatur (z. B. ID, SMS oder E-Mail). Wenn der Kunde keine Unterschrift leistet, können Sie eine Benachrichtigung von Salesforce senden, in der Sie freundlich gefragt werden, warum das Dokument noch nicht unterzeichnet wurde.

Die Anwendung ist übrigens nicht nur für Vertriebsprojekte sinnvoll. „Auch andere Branchen können davon profitieren“, sagt Igor.

In HR, for instance, there’s a growing demand for a digital experience. Whether completing a candidate onboarding or a contract signing, companies require the convenience of generating documents in a single click.

Und das ist noch nicht alles. Weitere Beispiele für Anwendungsfälle sind Geschäftsverträge (Recht), Aufnahme neuer Onboarding (Leasing), Baugenehmigungen (Regierung) und Kontoeröffnungen (Finanzbranche).

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