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Die 4 Fähigkeiten zur Sicherstellung von optimalen Workflows in Ihrer Remote-Arbeitsumgebung

Blogbeitrag zur Produktivität

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich bin beeindruckt vom anhaltenden Einfallsreichtum und der Anpassungsfähigkeit, die Arbeitnehmer und Unternehmen an den Tag legen, um den Höhen und Tiefen der Pandemie zu begegnen. Zu Beginn der Krise konnten wir miterleben, wie Esszimmertische, Küchenecken und Garagen im Handumdrehen in voll funktionsfähige Homeoffices umgewandelt wurden, während Unternehmen de facto über Nacht den Umstieg auf fast vollständig virtuelle Arbeitsmodelle bewältigten. (FastCompany hat diese Zeit in Form von Memes für uns festgehalten.)

Im Laufe der Zeit haben wir uns an die neue Realität gewöhnt, uns mit neuen Stühlen und Schreibtischen permanent für die Arbeit in unseren eigenen vier Wänden eingerichtet und diese umfunktionierten Räumlichkeiten mit Topfpflanzen und Bildern dekoriert, damit unsere Homeoffices mehr wie „echte“ Büros wirken. Auch die Unternehmen haben ihre Ziele für die digitale Transformation noch höher gesteckt und in Technologien investiert, die es einfacher machen sollen, überall und jederzeit arbeiten zu können. Wir alle haben uns gut geschlagen – denn die Produktivität blieb im Zuge dieses Wandels stabil, in vielen Fällen konnte sogar eine Steigerung verzeichnet werden.

Wie sieht die Arbeitswelt jetzt aus?

Jetzt, wo langsam wieder Öffnungsschritte ergriffen werden, sehen wir die Rolle des Büros mit anderen Augen. Die „9-to-5“-Mentalität gehört der Vergangenheit an. Wir alle wollen mehr Kontrolle und Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeit und -ort. Das bedeutet, dass sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, auch weiterhin verändern muss.

Viele Unternehmen haben diesen Wandel bereits erkannt und hybride Arbeitsmodelle eingeführt oder beabsichtigen, dies zu tun. Deshalb ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und nicht mehr nur auf die sich verändernden Pandemie-Bedingungen zu reagieren, sondern proaktiv zu überlegen, wie Remote-Arbeit langfristig für uns alle funktionieren soll.

In der Praxis nutzen die meisten Unternehmen ein Sammelsurium von Technologien und Anbietern für die Gestaltung ihrer hybriden Arbeitsumgebung. Die einzelnen Lösungen und Tools wurden wahrscheinlich aus der Not heraus gewählt, um auf ein bestimmtes Problem oder einen Bedarf zu einem bestimmten Zeitpunkt zu reagieren, und nicht als Teil einer Gesamtstrategie. Dieses fragmentierte Vorgehen bei der Digitalisierung und Automatisierung kann unnötiger Komplexität und Risiken nach sich ziehen, die den Fortschritt verlangsamen, die Kosten erhöhen und zu frustrierenden Erfahrungen für alle Beteiligten führen können.

Wenn wir für die Erledigung unserer Aufgaben im Homeoffice ständig zwischen zwei oder drei verschiedenen Tools wechseln müssen, hat dies einen erheblichen Einfluss auf unsere Arbeit. Dasselbe gilt, wenn wir versuchen müssen, Workarounds für Probleme zu finden, für deren Lösung uns einfach die Mittel fehlen. Laut einer Studie von Deloitte müssen Arbeitnehmer 10 Mal pro Stunde zwischen verschiedenen Arbeitsplatz-Apps hin- und herwechseln. Die dadurch entstehenden Produktivitätseinbußen entsprechen etwa 32 Arbeitstagen pro Jahr.

Diese 4 Fähigkeiten können die Produktivität und Effizienz der Remote-Arbeit verbessern

Um unsere unsere Arbeitsweise wirklich nachhaltig transformieren zu können, ist eine ganzheitliche Strategie erforderlich. Es gilt zu definieren, was wir tatsächlich benötigen, um effektive Lösungen auswählen zu können. Um diese Strategien für den hybriden Arbeitsplatz umzusetzen, müssen wir Technologien nutzen und mit Anbietern zusammenarbeiten, die alle unsere Dokumenten-Workflows so mit Blick auf die Anforderungen der Mitarbeiter und des Unternehmens umgestalten. Die folgenden Fähigkeiten sind die essenziell, damit Lösungen für optimale Produktivität und Effizienz sorgen können:

1. Lückenlose digitale Nutzererlebnisse
Eine Produktivitätslösung, die ein lückenloses Erlebnis bietet, sollte den gesamten Prozess der Inhaltserstellung unterstützen, von der Initiierung bis zur Fertigstellung. Ziel ist es, einen wirklich einheitlichen Arbeitsablauf zur Beschleunigung der Geschäftsabläufe und Optimierung der digitalen Benutzererlebnisse sicherzustellen.

2. Flexibilität
Um unseren sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden, brauchen wir eine Produktivitätslösung, die über verschiedene Betriebssysteme (z. B. Windows und Mac), Geräte (z. B. Mobilgeräte) und Regionen der Welt hinweg funktioniert. Es muss sichergestellt sein, dass wir unsere Arbeit ortsunabhängig und jederzeit erledigen können, egal welche Hilfsmittel wir benutzen.

3. Sicherheit und Compliance
Unsere Workflows basieren auf Daten, die angemessen gesichert und gehandhabt werden müssen, um Risiken zu reduzieren und die Einhaltung aller relevanten branchen- und globalen Vorschriften zu gewährleisten. Es gibt eine Vielzahl an zu erfüllenden gesetzlichen und behördlichen Richtlinien, die abhängig vom Ort der Geschäftstätigkeit und der Art der betroffenen Daten variieren können. Eine Produktivitätslösung sollte die nötigen Funktionen bieten, um all diesen Anforderungen Rechnung zu tragen, damit wir überall dort, wo wir geschäftlich tätig sind, unterbrechungsfrei arbeiten können.

4. Schnelle Amortisierungszeit
Zeit ist Geld. Daher sollten wir uns vergewissern, dass wir mit Produktivitätslösungen mehr, schneller und einfacher als je zuvor erledigen können. Auf den ersten Blick scheint dies eine Selbstverständlichkeit zu sein. In Wahrheit müssen wir bei der Wahl einer geeigneten Technologie bewusst auf diese Anforderung achten. Eine Lösung, die intuitiv und benutzerfreundlich ist und sich leicht in bestehende Workflows einbinden lässt, kann eine schnelle Implementierung und eine breite Akzeptanz gewährleisten und so einen maximalen Mehrwert schaffen. Ein einziger, zentralisierter Ansatz bietet uns die Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess der Inhaltserstellung, die wir benötigen, um erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen zu erzielen.

Weitere Details darüber, worauf Sie bei der Auswahl einer Produktivitätslösung, die ideal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist, achten sollten, finden Sie in diesem Bericht.

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