Nitro Blog

Vorteile des papierlosen Büros für die Einhaltung der DSGVO

Papier- 1000 x 1000 .jpg

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen Benutzerdaten sammeln, verwenden und schützen, sondern geht auch über Ihre digitalen Dateien hinaus und direkt in Ihre Aktenschränke. Dinge wie Kaltsiegelbeutel von Office Monster können Ihnen dabei helfen, wichtige Dokumente effektiv und übersichtlich zu archivieren.

Die umfassende Datenschutzverordnung der Europäischen Union trat am 25. Mai 2018 in Kraft und verändert die Arbeitsweise von Unternehmen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen Benutzerdaten sammeln, verwenden und schützen, sondern geht auch über Ihre digitalen Dateien hinaus und direkt in Ihre Aktenschränke. Dinge wie Kaltsiegelbeutel von Office Monster können Ihnen dabei helfen, wichtige Dokumente effektiv und übersichtlich zu archivieren.

Obwohl die DS-GVO mit Blick auf in der EU ansässige Personen entwickelt wurde, gilt die Verordnung auch für die 80 Prozent der in den USA ansässigen Unternehmen, die Kunden in der EU beliefern. Bei Nichteinhaltung drohen Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro (etwa 23 Millionen US-Dollar) oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

In unserer zunehmend datengesteuerten Welt ist es jetzt an der Zeit, für die DSGVO-Compliance papierlos zu werden – um Ihr Unternehmen, Ihre Benutzer und Ihr Endergebnis zu schützen. Wenn Sie mehr über die DSGVO erfahren möchten, können Sie hier klicken , um mehr zu erfahren.

DSGVO und Papieraktensicherheit

Eine schockierende Menge an Kundendaten befindet sich immer noch in Papierdokumenten in Büros auf der ganzen Welt, und die DSGVO bringt ein anhaltendes Problem bei der Sicherheit der Datensatzverwaltung ans Licht. Im Kern ist die Verordnung „technologisch neutral“, und es gibt zwei wesentliche Möglichkeiten, wie die Verordnung personenbezogene Daten überwacht:

Verarbeitung personenbezogener Daten mit „automatischen Mitteln“,wobei die Daten elektronisch gespeichert werden. Ein Beispiel wäre die Umstellung von Papierakten auf elektronische Akten, die in der Regel eine gewisse Automatisierung erfordert.

Fälle, in denen personenbezogene Daten nicht automatisiert verarbeitet werden, die Daten aber „Teil eines Ablagesystems sind oder dazu bestimmt sind, Teil eines Ablagesystems zu sein“. „Ablagesystem“ bedeutet dabei „jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird...“. Obwohl Dokumente, die auf Ihrem Schreibtisch verteilt sind, nicht unter die DS-GVO fallen, gelten Mitarbeiterakten, die in einem Aktenschrank in der Personalabteilung aufbewahrt werden, oder Spesenabrechnungen, die beschriftet und sortiert sind, als durchsuchbar und zugänglich im Sinne der Verordnung. Grundsätzlich müssen alle Papierdokumente, die sortiert und abgelegt werden, der DS-GVO entsprechen.

Die Lösung, mit der DSGVO-Compliance einfach und nahtlos erreicht werden kann? Nutzen Sie papierlose Office mit digitalen Workflows.

Vorteile der papierlosen Arbeit

Es gibt zahllose Gründe für eine papierlose Einhaltung der DS-GVO. 90 Prozent der US-Unternehmen melden, dass bei ihnen bereits ein Leck oder ein Verlust sensibler Dateien aufgetreten ist. 21 Prozent aller größeren Datenschutzverletzungen betreffen Papierunterlagen. In diesem Umfeld ist der papierlose Arbeitsablauf von unschätzbarem Wert.

Mehr Ordnung

Auch wenn Ihr Ablagesystem farbcodiert und alphabetisch geordnet ist, sind Papierunterlagen selbst bei bester Organisation schwer zu durchsuchen. Ein papierloses Ablagesystem findet Dateien schnell auf Grundlage beliebig vieler Parameter, wie etwa nach Erstellungsdatum, Datum der letzten Aktualisierung, Ersteller der Datei und andere Filteroptionen. Ein papierloses System beseitigt auch die Gefahren, die aus der Nachverfolgbarkeit entstehen. Das spart Zeit und Geld und gibt Ihrem Unternehmen – und Ihren Benutzern – die Gewissheit, dass die Dokumente sicher sind.

Einsparung von Finanzmitteln

Das Drucken von Dokumenten ist teuer – denken Sie nur an die Kosten für das Papier selbst, die Tinte, den Toner und die Gerätewartung.Die Aufbewahrung von Papierunterlagen kostet sogar noch mehr. Laut National Technical Information Service (NTIS) des US-Handelsministeriums kostet die Instandhaltung eines Aktenschranks mit fünf Schubladen $ 880, und Unternehmen geben pro Jahr $11 pro Zoll Papier der aufbewahrten Dokumente aus. Dazu kommen noch Kosten für die Zeit, die die Mitarbeiter mit der Suche nach Papierakten verbringen. Die Kosten für manuelle Ablagesysteme schießen damit in ungeahnte Höhen. Wenn Sie die Kosten für den Druck und die Ablage von Papierdokumenten senken, erhöhen Sie Ihren Umsatz und verringern das Risiko. Dann können Sie sich auf geschäftskritische Budgetanforderungen konzentrieren statt auf noch mehr Papierstapel.

Produktivität steigern

Die Mitarbeiter verbrachten mehr als vier Stunden pro Woche mit papierbasierten Aufgaben. Laut NTIS umfasst dies 10 Minuten für das Holen und erneute Ablegen eines einzigen Papierdokuments, plus wöchentlich 50 Wege zum Faxgerät, Drucker oder Kopierer, um Papierdokumente abzuholen. Die Nitro‘s Knowledge Worker Study zeigt, dass zwei von fünf Büroangestellten annehmen, dass ihre Produktivität rapide zunehmen würde, wenn Papier durch digitale Tools ersetzt würde. Ein papierloses System verbessert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können und sich nicht darum kümmern müssen, dass die Papierakten ordnungsgemäß abgeheftet oder vom Drucker abgeholt werden.

Denken Sie an die Bäume

Die U.S. Environmental Protection Agency (EPA) schätzt, dass ein durchschnittlicher Angestellter mehr als 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht. Das kostet nicht nur Geld, sondern verbraucht auch wertvolle Umweltressourcen – von Bäumen über Wasser bis hin zu anderen Stoffen, die bei der Produktion verbraucht werden. Mit papierloser Arbeit erfüllen Sie nicht nur die DS-GVO, sondern tragen auch dazu bei, wertvolle natürliche Ressourcen zu erhalten.

Vermeiden Sie Rechtsstreitigkeiten und Bußgelder

Einer der überzeugendsten Gründe für die papierlose Einhaltung der DSGVO ist natürlich die Vermeidung von Bußgeldern und allgemeinen Rechtsstreitigkeiten. Durch die Nutzung von Unternehmen, die Dokumentenscandienste anbieten, müssen Sie sich über dieses Problem keine Gedanken machen. Dies macht es für jedes Unternehmen einfacher, wichtige Dateien zu speichern. Datensicherheit ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es sich um personenbezogene Daten von Kunden handelt. In 2010 musste Rite Aid Corp. eine Geldstrafe von 1 Millionen US-Dollar zahlen, nachdem einige seiner Papierakten zu Rezeptinformationen unsachgemäß entsorgt worden waren ein Müllcontainer. In einem anderen Fall erklärte sich das in den USA ansässige Parkview Health System bereit, 800 . 000 $ zu zahlen, nachdem bis zu 8 . 000 Patientenakten aus Indiana und Ohio in der Einfahrt eines Arztes liegen gelassen worden waren. Seit dem Start der DSGVO Ende Mai hat der Guardian berichtet , dass die Zahl der Beschwerden in Europa im Vergleich zum Vorjahr um 50 Prozent gestiegen ist, und Dutzende von Fällen werden derzeit untersucht. Allein in Österreich wurden laut Politico EU -Berichten im Juni mehr als 100 Beschwerden und fast 60 Verstöße eingereicht – eine Menge, die normalerweise über einen Zeitraum von acht Monaten eingereicht würde.

Indem Sie papierlos arbeiten, können Sie Dateien einfach nachverfolgen, wenn sie von einem Ordner oder einer Abteilung in eine andere verschoben werden, und Sie können den Zugriff auf bestimmte Dateien auch basierend auf Abteilung, Unternehmensdomäne, E-Mail-Adresse und einer beliebigen Anzahl anderer Parameter oder mit einem Passwortsystem einschränken . Diese papierlosen Funktionen bieten ein hohes Maß an Sicherheit, Transparenz und Rechenschaftspflicht für alle Ihre Benutzerdaten und gewährleisten die Einhaltung der DSGVO.

Wenn Ihr Unternehmen papierlos werden möchte, um die Einhaltung der DS-GVO zu gewährleisten, melden Sie sich für das DS-GVO-Webinar von Nitro an. Dort erfahren Sie mehr über Lösungen zum Ersetzen veralteter, zeitaufwändiger papierbasierter Prozesse durch sichere, vernetzte digitale Arbeitsabläufe.

Tags
Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.