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Vorteile des papierlosen Büros für die Einhaltung der DSGVO

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Not only does the General Data Protection Regulation (GDPR) completely change how organizations collect, use, and protect user data, but it also goes beyond your digital files and straight into your filing cabinets. Although, things like cold seal pouches from Office Monster can help you filing important documents in an effective and clear manner.

The European Union’s sweeping data privacy regulation went into effect on May 25th, 2018, and it’s upending the way businesses work. Not only does the General Data Protection Regulation (GDPR) completely change how organizations collect, use, and protect user data, but it also goes beyond your digital files and straight into your filing cabinets. Although, things like cold seal pouches from Office Monster can help you filing important documents in an effective and clear manner.

Obwohl die DS-GVO mit Blick auf in der EU ansässige Personen entwickelt wurde, gilt die Verordnung auch für die 80 Prozent der in den USA ansässigen Unternehmen, die Kunden in der EU beliefern. Bei Nichteinhaltung drohen Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro (etwa 23 Millionen US-Dollar) oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

In our increasingly data-driven world, now is the time to go paperless for GDPR compliance—to protect your business, your users, and your bottom line. If you want to find out more about GDPR you might want to click here to learn more.

GDPR and Paper Record Security

A shocking amount of customer data still lives in paper documents in offices around the world, and GDPR brings to light an ongoing problem in record management security. At its core, the regulation is “technologically neutral,” and there are two essential ways the regulation monitors personal data:

Verarbeitung personenbezogener Daten mit „automatischen Mitteln“,wobei die Daten elektronisch gespeichert werden. Ein Beispiel wäre die Umstellung von Papierakten auf elektronische Akten, die in der Regel eine gewisse Automatisierung erfordert.

Fälle, in denen personenbezogene Daten nicht automatisiert verarbeitet werden, die Daten aber „Teil eines Ablagesystems sind oder dazu bestimmt sind, Teil eines Ablagesystems zu sein“. „Ablagesystem“ bedeutet dabei „jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird...“. Obwohl Dokumente, die auf Ihrem Schreibtisch verteilt sind, nicht unter die DS-GVO fallen, gelten Mitarbeiterakten, die in einem Aktenschrank in der Personalabteilung aufbewahrt werden, oder Spesenabrechnungen, die beschriftet und sortiert sind, als durchsuchbar und zugänglich im Sinne der Verordnung. Grundsätzlich müssen alle Papierdokumente, die sortiert und abgelegt werden, der DS-GVO entsprechen.

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Vorteile der papierlosen Arbeit

Es gibt zahllose Gründe für eine papierlose Einhaltung der DS-GVO. 90 Prozent der US-Unternehmen melden, dass bei ihnen bereits ein Leck oder ein Verlust sensibler Dateien aufgetreten ist. 21 Prozent aller größeren Datenschutzverletzungen betreffen Papierunterlagen. In diesem Umfeld ist der papierlose Arbeitsablauf von unschätzbarem Wert.

Mehr Ordnung

Auch wenn Ihr Ablagesystem farbcodiert und alphabetisch geordnet ist, sind Papierunterlagen selbst bei bester Organisation schwer zu durchsuchen. Ein papierloses Ablagesystem findet Dateien schnell auf Grundlage beliebig vieler Parameter, wie etwa nach Erstellungsdatum, Datum der letzten Aktualisierung, Ersteller der Datei und andere Filteroptionen. Ein papierloses System beseitigt auch die Gefahren, die aus der Nachverfolgbarkeit entstehen. Das spart Zeit und Geld und gibt Ihrem Unternehmen – und Ihren Benutzern – die Gewissheit, dass die Dokumente sicher sind.

Einsparung von Finanzmitteln

Das Drucken von Dokumenten ist teuer – denken Sie nur an die Kosten für das Papier selbst, die Tinte, den Toner und die Gerätewartung.Die Aufbewahrung von Papierunterlagen kostet sogar noch mehr. Laut National Technical Information Service (NTIS) des US-Handelsministeriums kostet die Instandhaltung eines Aktenschranks mit fünf Schubladen $ 880, und Unternehmen geben pro Jahr $11 pro Zoll Papier der aufbewahrten Dokumente aus. Dazu kommen noch Kosten für die Zeit, die die Mitarbeiter mit der Suche nach Papierakten verbringen. Die Kosten für manuelle Ablagesysteme schießen damit in ungeahnte Höhen. Wenn Sie die Kosten für den Druck und die Ablage von Papierdokumenten senken, erhöhen Sie Ihren Umsatz und verringern das Risiko. Dann können Sie sich auf geschäftskritische Budgetanforderungen konzentrieren statt auf noch mehr Papierstapel.

Steigerung der Produktivität

Die Mitarbeiter verbrachten mehr als vier Stunden pro Woche mit papierbasierten Aufgaben. Laut NTIS umfasst dies 10 Minuten für das Holen und erneute Ablegen eines einzigen Papierdokuments, plus wöchentlich 50 Wege zum Faxgerät, Drucker oder Kopierer, um Papierdokumente abzuholen. Die Nitro‘s Knowledge Worker Study zeigt, dass zwei von fünf Büroangestellten annehmen, dass ihre Produktivität rapide zunehmen würde, wenn Papier durch digitale Tools ersetzt würde. Ein papierloses System verbessert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können und sich nicht darum kümmern müssen, dass die Papierakten ordnungsgemäß abgeheftet oder vom Drucker abgeholt werden.

Denken Sie an die Bäume

Die U.S. Environmental Protection Agency (EPA) schätzt, dass ein durchschnittlicher Angestellter mehr als 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht. Das kostet nicht nur Geld, sondern verbraucht auch wertvolle Umweltressourcen – von Bäumen über Wasser bis hin zu anderen Stoffen, die bei der Produktion verbraucht werden. Mit papierloser Arbeit erfüllen Sie nicht nur die DS-GVO, sondern tragen auch dazu bei, wertvolle natürliche Ressourcen zu erhalten.

Avoid Litigation and Fines

One of the most compelling reasons to go paperless for GDPR compliance, of course, is to avoid regulatory fines and general litigation.By using companies that offer Document Scanning Services, you won’t have to worry about this problem. This just makes it easier for any business to store important files. Data security is key, especially if it is in relation to customers’ personal information.In 2010, Rite Aid Corp. had to pay a $1 million fine after some of its paper files on prescription information were improperly disposed of in a Dumpster. In another case, U.S.-based Parkview Health System agreed to pay $800,000 after as many as 8,000 patient files from Indiana and Ohio were left sitting in a physician’s driveway. Since GDPR’s launch at the end of May, the Guardian reports, Europe has seen a 50-percent increase in the number of complaints compared to last year, and dozens of cases are currently under investigation. In Austria alone, Politico EU reports, more than 100 complaints and nearly 60 breaches were filed in June—an amount that would typically be filed over an eight-month period.

By going paperless, you can easily trace files as they move from one folder or department to another, and you can also restrict access to certain files based on department, company domain, email address, and any number of other parameters or with a password system. These paperless features provide a high level of security, transparency, and accountability for all of your user data, ensuring GDPR compliance.

Wenn Ihr Unternehmen papierlos werden möchte, um die Einhaltung der DS-GVO zu gewährleisten, melden Sie sich für das DS-GVO-Webinar von Nitro an. Dort erfahren Sie mehr über Lösungen zum Ersetzen veralteter, zeitaufwändiger papierbasierter Prozesse durch sichere, vernetzte digitale Arbeitsabläufe.

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