La gestione dei documenti è il processo o il sistema di raccolta, tracciamento e archiviazione digitale delle versioni elettroniche dei documenti cartacei, utilizzando PDF, file di elaborazione testi e immagini digitali.
Spesso sotto forma di software, la gestione documentale aiuta le aziende ad abbandonare i processi tradizionali basati sulla carta e i flussi di lavoro dei documenti fisici, come gli schedari, per passare a pratiche più efficienti come SharePoint Online, che ottimizzano i costi e fanno risparmiare tempo ai dipendenti.
Vantaggi della gestione digitale dei documenti
Nel Rapporto sulla Produttività di Nitro 2022 Productivity Report, il 50% degli intervistati ha dichiarato di utilizzare meno i documenti fisici e i processi cartacei dall'inizio della pandemia.
Man mano che le aziende accelerano le iniziative di trasformazione digitale e diventano prive di carta, un sistema per archiviare, organizzare e gestire le centinaia, migliaia e talvolta milioni di documenti elettronici è essenziale per evitare disordini o perdite di dati. Ancora più importante può essere la collaborazione con un professionista della gestione documentale, per garantire l'ottimizzazione dei processi e la trasformazione digitale dell'azienda.
Ecco alcuni dei vantaggi critici di una gestione digitale completa dei documenti:
Indicizzazione più facile
La digitalizzazione della gestione documentale facilita la ricerca e il recupero dei documenti, aiutandola a non perdere tempo e a risparmiare tempo prezioso.
Controllo della versione
La gestione dei documenti fornisce una cronologia completa dei documenti, aiutandola a controllare le versioni. Illustra tutte le transizioni e le revisioni che un record ha subito, fornendo una mappa di come il documento è arrivato al suo stato attuale e del perché ha l'aspetto che ha ora.
Più sicurezza
La possibilità di gestire i diritti di accesso e di modifica tramite la gestione elettronica dei documenti aumenta la sicurezza, aiutandola a proteggere le informazioni sensibili.
SUGGERIMENTO: Un processo di gestione dei documenti può anche integrare le firme elettroniche- un metodo sicuro, informatizzato e legalmente vincolante per sostituire le firme autografe. L'eSigning è un'altra grande e vantaggiosa modalità di utilizzo della carta.
Audit trail
I percorsi di audit le permettono di sapere chi ha apportato modifiche al documento in ogni fase della sua evoluzione, migliorando il suo controllo di qualità.
Inizi a gestire i suoi documenti in modo digitale
Ogni azienda che crea o si affida alla documentazione, indipendentemente dal settore, ha bisogno di un solido processo di gestione della documentazione. Le montagne di carta non servono a nulla se non può accedere a ciò che le serve quando ne ha bisogno.
Il passo successivo per gestire la sua libreria di documenti è l'implementazione di una soluzione di gestione dei documenti digitali come SharePoint, Azure IP o iManage.
Con l'introduzione di un nuovo sistema di gestione elettronica dei documenti, avrà bisogno di una tecnologia PDF che funzioni in modo efficiente. Ecco dove Nitro può aiutare.
Produttività senza carta con Nitro
La Nitro Productivity Platform si integra con i suoi siti SharePoint, Azure IP o iManage mantenendo tutti i suoi documenti in un'unica posizione e offrendo al contempo la funzionalità di eSigning end-to-end.
Con questo semplice strumento, può aumentare la produttività attraverso processi semplificati ed eliminare il problema dei record duplicati in più sedi.
È pronto a diventare senza carta e ad abbracciare la gestione digitale dei documenti?
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